第三章:规划冗余和扩展SharePoint环境

地空导弹

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可以使用具有共享文档库的项目团队站点,而不是使用不同名称的多个文档的多个版本。每个客户端文档将存储在库中,并通过使用版本和输入版本注释,显示在图3.7,团队将知道谁做了更改,提供了关于做了什么或为什么做更改的简要概述,并知道哪个更改被发送给客户端。通过使用文档讨论代替电子邮件,对文档进行在线讨论,所有的评论都存储在一个地方,文档就在那里,方便访问,而不是在多个电子邮件中筛选。

图3.7

图3.7

在SharePoint文档库中使用版本控制和版本注释。

解决过度使用电子邮件附件/知道文档何时被修改的问题

用户通过电子邮件将附件发送到组,修改附件,然后再次将其发送到组,以此类推。这会导致过多的电子邮件流量、过多的存储空间,而且如果在电子邮件发送后修改了附件,收件人可能看不到当前版本的附件。

SharePoint解决方案:记录工作区/库和警报

文档工作区和库可用于在集中式文档库中存储文档,供所有团队成员访问。团队成员设置的警报在文档更改时通知他们。团队成员知道文档的最新版本位于何处,并在文档更改时自动得到通知。

解决组织或分类内容的困难

在传统的文件系统环境中,用户创建一个文档。为了便于将来参考,文档应该存储在基于文档主题的文件夹中、基于文档类型的文件夹中、基于为其创建文档的客户机的文件夹中,还是全部存储在这三个位置?这种类型的决策需要一直进行,权衡将文档存储在一个地方、另一个地方和存储文档的多个副本的后果。

SharePoint解决方案:使用主题、文档元数据、搜索

在使用SharePoint时,使用文档元数据和主题可以防止文档创建者担心文档存储在何处。元数据,或可以存储在文档中的特定信息字段,可以用于诸如主题、客户机和文档类型等信息。因为这些字段是可搜索的,所以无论文档在哪个文件夹中,都可以很容易地找到它。有些组织甚至将所有文档存储在一个大文档库中,然后使用元数据(如图3.8),主题作业,和搜索分类和寻找信息。

图3.8

图3.8

向SharePoint文档库添加元数据列。

处理对业务线应用程序信息的访问

组织可能使用SAP或Microsoft Great Plains等业务应用程序。组织中的一些人将需要访问存储在这些应用程序中的信息,但是在每个桌面上安装和维护应用程序以及培训所有用户将是昂贵的。

SharePoint解决方案:ASP。NET web部件,单点登录

ASP。可以开发和使用NET web部件来访问和显示来自其他应用程序和数据源的信息。还可以启用单点登录来提供与应用程序的无缝集成。这为用户提供了访问信息的简单易用的方法,IT部门可以集中维护代码,而不必担心桌面部署和业务线应用程序的特定培训。SharePoint 2007还支持为SharePoint 2003编写的web部件,这使它能够查看来自多个第三方软件和web部件供应商的内容。

使用SharePoint与合作伙伴、供应商和/或客户共享信息

一个组织需要与另一个组织合作——例如,为该组织做研究和开发抵押品的市场营销公司,或者与该组织合作某一特定项目的客户。这两个组织的用户通过电子邮件来回发送文档和其他信息。通常,这些电子邮件被发送到所有参与这个项目的人,以免遗漏任何人。这可能导致过多的电子邮件流量,并导致发送给用户的电子邮件可能不需要(或不希望)看到。

SharePoint解决方案:具有内扩网访问的团队站点

Windows SharePoint Services 3.0团队站点模板适合团队协作的需要。站点可以被设置为外部网访问,使外部各方能够作为团队成员参与进来。使用一个团队网站在传统的基于邮件的通信方法提供了各种各样的好处,包括让人们能够审查只有他们想评论,设置警报通知当特定信息发生变化时,建立一个最终文件审批程序,参与在线实时讨论,看看之前的文档版本。

使用SharePoint部署团队协作解决方案

团队协作站点由一起工作以获得共同的最终结果或完成项目的一组人员使用。团队或项目的成功取决于团队的有效性,以及团队有效协作完成项目的能力。因此,该网站旨在促进团队沟通和共享项目信息。

通常,团队协作站点是一个内部的、分散的站点,只有相对较少的成员。但是,可以将其配置为为组织外部的成员提供访问。当该站点实现后,它将取代传统的基于文件共享的存储、电子邮件的使用以及组织可能用于存储和访问文档和其他信息的其他传统应用程序。

列出团队协作解决方案的业务需求

这个组的业务需求的一般类别是通信、项目管理和文档管理。这些需求可以映射到SharePoint特性中,如下所示:

  • 通信-使用工作空间即时通讯功能与其他团队成员进行电子交互。通过使用警报查明信息何时发生更改。使用通用或文档讨论组件对问题或文档进行讨论。

  • 项目管理-使用任务列表将主要项目任务分配给个人。使用任务列表和列表的各种视图跟踪和跟踪任务。使用会议工作区将项目会议的目标、议程和决策等信息集中和分发到一个地方。根据任务项中的信息向管理层提供状态报告。

  • 文档管理-使用共享的文档库来存储文档。使用签入/签出和版本保留功能管理文档修订。使用内容批准控制文档发布。通过将特定文档分配给主题和最佳赌注,增强查找特定文档并为其提供特性的能力。使用附加到文档的元数据对文档进行分类以便检索。

使用SharePoint实现团队协作解决方案

团队协作站点是使用Windows SharePoint Services团队站点实现的。在团队站点中创建用于文档管理的共享文档库,并创建用于分配职责的任务列表。为文档库启用了内容审批,项目经理被分配为审批者的角色。文档工作区还用于单独的文档,以便合并来自Microsoft Office 2007/2003应用程序的直接访问。团队使用文档讨论来交流关于文档内容的想法,并对与项目相关的项进行一般性讨论。团队站点是SharePoint实现的一部分,它定义了用于搜索相关信息和存档文档的内容源。

概述使用团队协作解决方案的思路

本部分包括一些与前面讨论的元素一致的想法,以便合并到团队站点解决方案中。

主要的项目里程碑任务可以输入到任务列表中,分配给单个团队成员,然后由项目经理跟踪。任务列表还可以用于状态报告。

用户最初可以使用Microsoft Office 2007/2003应用程序创建文档,然后将它们保存到文档工作区。团队成员可以将文档工作区用作就项目相关问题进行即时消息传递的管道。文档内的讨论可用于为文档内容提供反馈和建议。

当文档准备好“发布”时,可以将其移动到共享库中,由审批者审阅。审批者可以设置一个警报,以便在库中添加或修改新文档时得到通知。

使用SharePoint部署企业内部网解决方案

企业内部网用于向员工传递信息,并向他们提供对企业业务线应用程序的访问。企业内部网的主要目标是为员工提供有助于提高绩效的资源,并为员工提供集中式的电子访问,以访问基于企业的信息,如政策、程序、角色和职责。企业内部网的好处包括提供访问信息的电子手段,而不依赖于人工干预,提供查找信息的更简单的方法,使过程自动化,并消除重复工作。最终的结果是降低了运营成本。

通过企业内部网解决方案满足业务需求

这个组的一般业务需求包括搜索信息、企业通信、工作流处理、基于web内容的管理和应用程序集成。这些需求可以映射到SharePoint特性,如本节所示。

企业通信:

  • 通过事件列表通知员工公司事件

  • 通过公告通知员工政策和程序的变化

  • 通过讨论板和调查获得员工的反馈

  • 通过共享文档库提供对公司策略、过程和表单的访问

  • 使用联系人列表或SharePoint用户配置文件等列表,提供对公司维护的信息的访问,例如员工目录

搜索:

  • 通过跨本地站点、基于部门的站点和公司门户搜索,查找特定位置的信息

  • 有一种搜索SharePoint基础结构外部内容的方法,比如外部网站、文件系统和其他内部应用程序数据库以及基于SharePoint的信息,并通过使用内容源和源组一起显示结果

工作流处理:

  • 通过内容审批,要求文件在“发布”之前必须经过审批

  • 使用警报通知未完成的项目

  • 通过使用Approve/Reject视图简化处理

管理网络内容:

  • 为非it人员提供必要时通过自助服务站点创建基于团队的站点的能力

  • 通过创建站点模板来标准化站点的外观和感觉

  • 允许用户在需要时通过使用共享文档工作区创建协作场所

  • 通过使用会议工作区,提供一种使会议更有效、更有意义的方法

  • 通过使用基于web的定制特性和文档库概念,消除了对IT部门更新站点和站点内容的依赖

  • 允许用户通过使用个人站点来定制内部网的视图以适应他们的特定需求

应用程序集成:

  • 通过使用链接列表为内部网功能和对应用程序的访问提供单一接口

  • 通过创建检索和显示应用程序数据的web部件,使用户不必在桌面上加载应用程序就可以查看应用程序数据

  • 通过使用单点登录访问应用程序,最大限度地减少与为各种应用程序提供多个用户帐户和密码相关的问题

实现公司内部网解决方案

企业内部网站点使用Microsoft Office SharePoint Server 2007实现,其中包括Windows SharePoint Services 3.0站点。网站主页上使用的功能包括公告、链接(到其他主要公司站点和应用程序)、搜索、事件和讨论。在快速启动区域中有指向列表(例如公司目录)和共享库(包括策略和流程、时事通讯、培训和好处)的链接。根据组织的需求,可以为组织内的操作组和/或组织内的地理组配置区域。可以添加内容源用于索引和搜索,内容源包含对员工执行工作有用的信息。可以实现安全性和内容审批,以允许大量用户受控地创建站点和站点内容。通过使用现有的集成web部件和/或开发定制web部件,可以为与共享兼容的应用程序提供集成。单点登录还可以用于使用户更容易地从站点集合中访问应用程序。

使用公司内部网解决方案的想法

本部分包括一些与前面讨论的元素相一致的想法,以便合并到企业内部网站点解决方案中。

通过公告传播公司范围内的重要信息,如政策和程序的变化。给它们设定一个截止日期。如果用户每天都看到同样的公告,他们会倾向于忽略它们。

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