他说:“一个月一千美元会让很多人惊讶。”“如果是你的家庭账单，不管你有多富有，你都会去调查。”
Trivedi需要数据来作为控制手机费用的商业理由。因此，IT领域的商业智能专家与公司财务部门合作，从发票和费用报告中收集数据。掌握了一些细节后，Title Resource与两家首选的手机供应商——美国电话电报公司(AT&T)和威瑞森(Verizon)——谈判签订了合同，这让该公司获得了更优惠的费率。
Trivedi说，然后员工被分为使用最少、只使用语音和使用语音和数据。最低使用量的员工每月的使用量上限是40美元(约1600卢比)。只使用语音的人得到普通的手机，而不是智能手机。那些获准使用语音和数据套餐的用户可以使用黑莓(blackberry)或其他智能手机。
Title Resource每月向高级经理发送支出报告，详细说明谁的月度账单最高，以此来限制支出。“我们开始关注顶级演讲者，(他们的账单)很难证明是合理的，”Trivedi说。
Trivedi说，这个项目花了几个月的时间，公司看到了第一个电话账单的节省。他拒绝透露自己省了多少钱，但表示公司可以通过这种方式每月节省30%到35%的话费。随着手机在各大公司的普及，企业的手机使用政策也在不断增加。
哈克特集团(Hackett Group)高级IT研究总监埃里克·多尔(Erik Dorr)说，这样一个项目的节省取决于公司一开始对手机使用的控制程度。“如果起点完全不受管理，而新国家受到严格控制，”他说，“那么30%到40%是完全合理的。”国际漫游费用尤其昂贵。
当然，也有阻力。如果说有一件事让人们越来越依恋，那就是他们的电话、智能手机、手持设备、PDA——这些很酷的设备就像一辆豪华汽车一样，定义着企业的自我。最近的一项研究显示，虽然黑莓在企业中占主导地位，但iPhone用户最快乐。
Trivedi不得不告诉人们，是的，他们必须放弃他们主要工作设备的所有权。但他说，当他向他们展示了他们能为公司节省多少钱的例子后，大多数人都买进了。
如果员工想保留第二台设备，他们可以选择自费购买。他们还保留了原来的电话号码。他说，最后，最重要的报告出现了。“没人想把自己的名字写上去。”
关闭闲置的电脑
储蓄:1.2亿卢比
当首席信息官同时领导公司的环保工作时，无论是好是坏，IT部门都将成为绿色运动的前沿和中心。对在次贷危机中遭受严重损失的华盛顿互惠银行来说，环保可以拯救美元，这是一个受欢迎的概念。华盛顿互惠银行(Washington Mutual)今年6月解雇了1,200名员工，并从首席执行官克里•基林格(Kerry Killinger)手中夺走了董事长头衔。华尔街预计该公司要到2010年才会再次盈利。
WaMu首席信息官、环境委员会主席Debora Horvath表示，该银行已经将其与个人电脑相关的温室气体排放量减少了65%，今年将节省300万美元(约1.2亿卢比)的电费。Horvath已经为银行制定了其他绿色IT计划，包括使使用更少纸张合法化。
不过，这个银行范围内的个人电脑项目所节省的费用将来自Verdiem电源管理软件。WaMu去年在其4.4万台个人电脑上安装了Verdiem电源管理软件，该软件去年春季试用了100台电脑。该软件监视计算机上的活动，在它们不使用时关闭它们。用的电少，省的钱多。根据我们对280名技术高管的调查，大多数绿色IT举措都是由削减成本推动的，其次是努力提高社会责任感。
在WaMu，霍瓦特的团队设置了这个系统，这样在早上8点到下午6点的营业时间内，WaMu零售网点的电脑和显示器就可以正常工作。在WaMu的后台办公地点，显示器在不工作20分钟后关闭，电脑在不工作30分钟后进入待机模式。每天晚上6点，如果没有活动，电脑进入待机状态，显示器关闭。下班后工作的员工可以延迟软件关机。
一位发言人说，由于投资回报率不如台式机，笔记本电脑被取消了推出，并补充说，这一评估是基于供应商进行的一项研究。整个项目花了几个月的时间才推出。
拒绝你不需要的东西
节省:数百万,可能
美国国防部在某一年的信息技术预算为200亿美元(约80亿卢比)，没有一个人、电子表格或数据库能够对所有运行中的硬件和软件进行准确的统计。
这对于任何大型组织来说都不是不寻常的，这就是为什么资产管理规程出现了。第一步是找出哪些有用的和不那么有用的电脑设备挂在你的网络上，然后放下那些浪费的时间和金钱。美国陆军的一个这样的项目到目前为止已经节省了数百万美元，现在国防部自己也想复制它，负责it投资组合管理战略和政策发展的国防部领导人Joe Paiva说。
派瓦与一家位于加州山景城的私人公司BDNA的资产管理软件公司合作。一天之内，他和他的团队在一个陆军办公室的服务器上安装了BDNA Insight“无代理发现”产品，以搜索主要陆军基地和设施的各种服务器和个人电脑。
“无代理发现”是指该软件自动爬行一个IP网络，记录每一个设备和附加在其上的软件。最初的扫描大约需要一天，派瓦估计。BDNA Insight然后给出一个报告，可以根据设备类型、服务器爬行和其他变量进行排序。
这一过程带来了一些意外，并帮助军方关闭了资金泄露事件。例如，在整个陆军设施中，每个Oracle数据库和应用程序许可证都在使用中，并由增值经销商出售给当地的军事采购代理。他估计，通过直接与甲骨文签订企业许可证和维护合同，美国陆军节省了“数千万”美元。
在硬件方面，陆军发现一些打印机没有得到充分利用，而另一些则被过度使用。他说:“一个大打印机一个月应该打印数千页，而现在只打印了100页。”派瓦是在军队处理打印机和解之前被提拔的，但有了一个好的资产发现工具，他说，“你很快就会发现这没有任何意义。”
作为辅助好处，资产管理项目已经帮助美国陆军提高了安全性。例如，派瓦的团队发现了一些FoxPro数据库的版本，军方多年前就停止使用了，现在微软拥有这个数据库。“我们发现了旧版本的数据库，”他说，“它可能存在漏洞。”
另一个例子是:据派瓦在安装BDNA Insight后所做的演示，在贝尔沃堡(Fort Belvoir)的一个陆军基地，该软件立即找到了103个谷歌Earth的拷贝。虽然个人可以在没有许可证的情况下使用谷歌Earth，但大型组织是不被允许的。
在贝尔沃堡还发现了54个可能未经批准的iTunes拷贝和几个谷歌Talk实例，它可以允许未经授权的VoIP和即时消息。他解释说:“在安装过程中，我们以为所有的电脑都被严密锁定了，结果显示我们安装了一些软件，这些软件没有经过我们的软件审批和安装程序。”
“这不仅仅是军队的事情。合规在任何大组织中都是一个挑战。”使用未经批准的技术管理员工是一项日益增长的任务。
派瓦说，任何大公司都可以获得与陆军和国防部相同的利益。在军队服役10年后，他曾在一家酒店公司和一家医疗保健公司担任IT经理。2002年伊拉克战争开始时，他在陆军担任了一份民用IT管理工作。
Gartner的分析师Jack Heine估计，对于没有或非常不成熟的技术资产管理计划的组织，第一年的节省可能达到IT预算的20%。那么在接下来的三年里每年5%是可能的。
在合同谈判中寻求帮助
储蓄:超过4000万卢比
没人愿意多付钱给供应商，但拉法基北美公司愿意。
拉法基北美公司的IT副总裁兼首席信息官帕特里克•基斯(Patrick Kys)认为，他没有从AT&T、惠普和微软等公司的主要供应商那里获得应有的尊重——也就是定价优势。
拉法基北美公司是法国拉法基集团(Lafarge Group SA)旗下的一家私营公司，主要生产混凝土、石膏和其他建筑材料。该公司销售额达60亿美元(约2400亿卢比)，不是小土豆。
但凯斯和其他高级经理不知道自己能得到多少折扣，因此不确定自己在谈判中是否有足够的勇气，凯斯说。他说，单个技术经理很难获得其他人支付多少钱的可靠信息，甚至彼此之间也很难。供应商合同通常规定客户不能讨论价格。在谈判桌上与供应商打交道需要练习。
拉法基北美公司(Lafarge North America)去年聘用了亚特兰大的支出管理咨询公司NPI Financial。在几周内，NPI审查了该公司与AT&T的合同。NPI随后审查了拉法基在北美的其他IT合同，并得出结论称，该公司向多家供应商支付了过高的价格。该公司立即着手争取更好的交易。
NPI为许多客户提供建议，并为其中一些客户进行谈判，收集跨行业的供应商定价基准，同时对个人客户数据保密。凯斯说他得到了其他地方得不到的内幕信息。
拉法基北美IT总监Sepehr Kousha表示，在与AT&T的合同谈判中，NPI代表指导拉法基的谈判人员，有时也会介入谈判，让供应商在定价方面“做得更好”。对于与惠普的谈判，NPI提供了基准，她说。“这是非常有效的。”
“我们不考虑他们的争论，”凯斯补充道。
拉法基是一家大型惠普商店，使用惠普台式机、笔记本电脑、服务器、打印机、SAN产品和各种实用软件。Kousha表示，当需要与惠普续签维护和服务协议时，NPI花了两周时间，根据第三方供应商提供的类似条款、条件和价格，以及惠普向其他客户提供的价格，对Lafarge North America公司当前的合同进行了评估。
她表示:“这不仅帮助我们提高了当年的价格，还帮助我们谈判了一项多年协议，这样我们的价格就不会在未来24个月锁定。”这些谈判花了大约六个月的时间。这并不罕见，因为软件定价不仅昂贵而且复杂。
库沙说，在与美国电话电报公司(AT&T)的一项新的网络和数据通信协议中，拉法基获得了“七位数的节省”。但她也拒绝提供细节。
基斯补充说，这比他预期的多节省了20%。他将此归功于NPI。新产品导入是一种预付款，以激励为基础的费用作为奖金。
Kousha补充说，电信行业的谈判通常是激烈的，但拉法基的员工更了解情况，他们坚持了下来。“他们试图说服你，而且不会很快给出最终价格。他们试图让你放弃，”她说。“我们决定在战术上坚持下去。”
keys建议其他IT领导为技术部门增加一个控制器或财务经理。大多数IT经理与供应商进行谈判“是偶然的，并没有获胜的所有策略。”Kousha向基斯汇报，与公司财务总监有虚线汇报关系。
Kousha和keys接下来将签订存储设备和思科Smartnet技术支持的合同。
自动化管理任务
储蓄:高达4000万卢比
遵从性。你不能逃避，也不能一直失败。你能做的最好的就是让它更便宜、更简单，并且足够好，可以通过审计。
任何试图遵守PCI和萨班斯-奥克斯利(Sarbanes-Oxley)法规的人都知道，通过审计取决于证明您控制了员工对敏感客户和财务数据的访问。
Gap Direct也是如此，该公司负责Gap、Banana Republic、Old Navy和派珀莱姆(Piperlime)鞋店的电子商务业务。但是，在一个主要由Unix服务器(包括Linux)和各种Microsoft Windows操作系统组成的混合环境中，控制访问并不简单。
Gap Direct使用微软的Active Directory管理工具。Gap Direct的IT高级经理杰夫·阿库里(Jeff Arcuri)说，在其他功能中，Active Directory让系统管理员能够比许多Unix工具更容易地授予和控制终端用户的权限。Active Directory本身并不支持Linux或Unix，因此Gap的系统管理员最终不得不为员工分配单独的权限，以访问不同的数据库和应用程序，这取决于他们需要做的工作。
在进行PCI和Sox审计时，审计人员或系统管理员必须手动收集服务器日志，以显示数百台服务器的哪些人在什么时候访问了哪些文件。他说，他们可以用自定义脚本实现部分流程的自动化，但从开始到结束，每次审计都需要多达10个人至少兼职完成。
为了使更多的过程自动化，并使系统管理员能够从事更有价值的工作，以及使用户在这个混合操作环境中的访问权限更简单，Arcuri部署了一个来自Likewise Software的身份管理工具。Arcuri说，今年早些时候，软件安装花费了大约三个月的时间，并在不同的地方涉及了两到五名系统管理员。安装身份管理系统可以帮助公司执行谁可以查看什么数据的策略。
现在该公司已经为几种不同类型的员工建立了群组配置文件，因此管理员不必单独配置配置文件。同样也会按用户、日期和服务器生成报告。阿库里说，从事某一审计工作的人数已经下降到大约5人。
“在一天结束的时候，我们必须报道这些东西。问题是我们能否改善我们的报道。“现在我们可以更快地获得更多数据，更好地让人回到自己的工作岗位上。”
Arcuri说，该计划的实施成本为40万美元(约160万卢比)，但该公司预计每年将节省几十万至100万美元，主要是由于更有效地利用了系统管理员的时间。
拉胡尔·尼尔·马尼是常驻编辑。Sneha Jha是一名记者。
这个故事“快速的胜利:cio展示如何控制成本”最初是由首席信息官 ．