IT组织非常焦点阐述他们的外包合同，但仅靠这些协议不保证令人满意的结果。律师Brad Peterson再次看到它时间和时间。“花时间和金钱在起草合同 - 通常是大量的金钱。在该合同中创建了巨大的潜在价值，“佩德森说，梅尔布朗芝加哥办事处和其技术交易惯例领导者的伙伴说。
但随后，订婚被交给了一个善意的供应商管理团队，不参与合同，并且往往不能使它的头脑或尾部。“这是可以理解的。合同是复杂的，令人困惑的，并且根据他们的技术知识或他们在建立关系中的技术知识的基础上选择了关系经理，而不是他们对如何运行合同的知识，“Peterson说。
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管理订婚的那些专业人士往往不明白他们的行为或沟通如何影响其公司的合法权利，这可能导致争议的争议。“结果是你努力谈判并支付大量的福利可能会丢失，”彼得森说。更重要的是，纠纷可能更难以解决，而且那些不变得昂贵的争论，需要采访数十名证人并通过数千封电子邮件进行排序，以弄清楚发生了什么，谁负责。
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IT外包的实际价值是通过积极的治理实现的 - 而不仅仅是播放项目，而且是客户和提供商之间的沟通和互动。“保护墨水干燥后的合同价值是关于激励供应商，以促进其承诺，”彼得森说，“并保留失败的补救措施。”彼得森和罗伯特·克里斯，梅尔布朗的芝加哥办事处的诉讼合作伙伴最近分享了一旦墨水干燥，就分享了一些用于管理IT外包合同的最佳实践。
1.控制您的沟通
如果客户方面的某人未在合同中指定，则在识别授权的一名员工的订婚开始时向服务提供商发出通知，该员工授权代表客户发言。IT服务提供商是精明的。如果他们想通过方法或文件的改变，他们会发现最有可能签署它的员工。通过指定一位发言人，“当提供者接近提供商批准程序手册时，您避免了对合同发生的无意而是不利的变化，例如，最终会改变所有各方的义务，”Kriss说。“这使得它可以清除前面和书面形式，谁代表，可以绑定客户。这对这种关系有益，会导致更少的误解。“
指定客户代表使IT组织能够控制消息传递，更好地遵守合同，并避免通信或行为较少知情人员的情况产生歧义和不确定性。当出现争议时，您只需要审查通信与数十个合法相关的人的电子邮件。
2.要求提供者记录请求和投诉
在许多外包情况下，客户唯一的义务是支付供应商。不如此，在何处需要客户的贡献或协作。“客户倾向于有义务，如果客户没有履行这些义务，那么这些可能是表现的借口，”彼得森说。
但是，如果IT外包提供商向客户提出要求或提出客户性能问题，它表示借口其借口，这是强制提供商将问题写下并记录所有此类问题是很重要的。
需要日志显示关于合同事项的请求和答复。
3.早期澄清阴天术语
将书面记录作为清晰，完整和准确地保持书面记录。当合同没有明确地解决合同的项目或情况时，客户应尽早阐明他们。“这是达成协议的最佳时间，因为当事人在这一点上最开放的合作，”克里斯说。
如果在主要协议中未指定更具粒度项目的细节，请记下各方职责的摘要，并在开始工作之前让每个人签署。“如果书面记录的清晰度，在外包关系的背景下工作的情况的可能性要大得多，”克里斯说。“这很重要。”
4.立即发送违规通知
彼得森多年来将持续存在于外包关系中的客户，但没有他们的记录，因为他们认为向提供商发送通知会产生紧张或争论。这是一个错误。客户应该首次发送违规通知或失败，这是它发生的第一次 - 每次。“这需要成为公司始终用途的标准最佳实践，”Peterson说。他们不需要是良好的，而是礼貌和事实。“如果你可以建立这种模式，特别是一个人舒适地发送了清晰有用的通知，你将建立一个更好的记录，”Peterson说。