你申报所得税了吗?在寄给美国国税局、加拿大税务局、英国海关总署或任何你欠个人所得税的人之前，你会做一份申报表的复印件吗?你把那份文件归档在档案柜里吗?30天或60天后，你会把那份文件从文件柜里拿出来，然后用碎纸机处理吗?如果你的答案是“是”、“是”、“是”和“不是”，那么你就明白了保存重要业务或个人记录的价值。如果您的回答是“是”、“是”、“是”和“是”，那么您与大多数没有充分归档电子邮件和其他消息传递系统内容的企业是一致的。
这就是电子邮件归档的真正理由。越来越多的电子邮件系统内容包含有价值的业务记录，在某些情况下需要保存一年，在其他情况下需要保存三年，7年、10年或无限期的保存，等等。然而，尽管您可以部署一个将从现在开始对内容进行归档的归档系统，但大多数组织都有包含关键业务记录的备份磁带、基于磁盘的备份等信息归档产品)。
允许所有内容存档-包括备份磁带上的所有内容-AXS-One和RenewData已经建立了战略合作伙伴关系，允许使用AXS-One的归档技术对当前消息传递系统内容进行主动归档，并使用RenewData的服务对旧备份磁带进行处理。
这项服务以及其他类似的服务之所以有价值，有几个原因。首先，从操作的角度来看，将备份磁带上的所有数据迁移到存档允许决策者确定是否有业务记录存储在备份磁带上，否则很难访问这些记录。第二，联邦民事诉讼规则要求组织在卷入法律行动后，了解他们的电子内容“目录”是什么网络审计和遵从性产品)。
关键的结论是，组织a)应该存档他们的商业记录;应该将备份磁带上的内容迁移到更容易访问的格式。