从会计师事务所到花店，小企业面临着大量虚拟数据，包括客户信息、订单、发票和财务报表。这样的数据越来越数字化，这既是好事(所需的物理空间更少)，也是坏事(组织和检索更有挑战性)。更重要的是,进化合规法规和诉讼的威胁要求公司保存更好、更永久的电子数据记录，并保持快速检索这些信息的能力。
随着商业交易和记录几乎普遍数字化，公司数据不仅在数量上有所增长，而且在复杂性上也有所增长。选择保存什么、保存在哪里以及保存多长时间，越来越多地受到法律要求的驱动，这些法律要求甚至超出了萨班斯-奥克斯利法案(Sarbanes-Oxley)和健康保险可移植性和问责法案(只适用于某些类型的组织中的文件子集)的要求。
根据2006年12月1日生效的联邦民事诉讼规则(FRCP)的修订，任何可能面临民事诉讼的组织都必须盘存所有电子存储信息。如果一个组织被起诉，他们必须在30天内准备好识别并永久保留所有与该行动相关的电子记录，除了长期建立的FRCP关于纸质记录的要求。
与商业中的其他事情一样，数据管理需要一个成功的策略。制定一个好的策略将会节省你的时间、金钱和心痛。简单地说:它会让你的生活更容易。
良好的数据存档系统可使小型企业:
符合监管要求。
保护自己免受诉讼。
提高网络效率。
提高员工生产力。
省钱。
减少他们的数据备份过程的复杂性。
数据从被创建到被丢弃都需要管理。数据管理通常被称为信息生命周期管理，它包括业务流程、策略和磁盘存储硬件和软件的组合，以帮助组织有效地和有策略地使用数据。
有效数据管理的一个关键因素是分层存储，它允许组织将新的或经常使用的数据存储在高端磁盘存储设备中，同时将不经常使用的数据存储在成本较低的磁盘存储设备中。合适的软件将使小型企业能够管理不同存储层之间的数据流。
在某些情况下，三层解决方案最有效，通常分为以下几类:
一级:操作-文档用于日常事务。
层2:偶尔需要参考——信息供参考。
层3:存档,你只不需要经常访问的信息。
把不重要的数据放在第二和第三位存储小型企业可以减少在主要高端存储设备上定期备份所需的数据量。反过来，小企业将能够更有效地运行备份，减少备份错误的机会。
此外，减轻主磁盘存储对旧的、不必要的数据的负载将提高存储能力服务器的表现。员工将能够更高效地工作——通过更少的数据整理，用户将能够更快地查找和访问数据。存储层系统还允许用户在某些特殊情况下更容易地查找归档数据。
成本节约只是小型企业可以通过一个包括分层存储计划的可靠数据管理系统获得的另一个好处。小型企业将不需要花费那么多的主磁盘存储空间。他们也不需要在存储系统的IT管理上花费太多。存储归档硬件通常比主要存储设备成本更低，易于使用，需要的IT维护也更少。
以下是制定合理的数据归档策略的基本步骤:
了解您的业务的法规和法律要求的大小和类别。
根据重要性和分类数据业务需求。
根据年龄和识别数据访问频率。
评估你的硬件和软件需要进行数据管理。
你所有的不活跃的数据移动到存档。
一旦就位，良好的数据管理系统是防止陷入数据沼泽的最佳防御。适当的数据管理将让你更容易休息，知道你的小企业准备遵守法规要求，法律行动，或者——最好是——商业需要。不仅可以让你的生意准备得更充分，还可以在省钱的同时更有效率地运作。