因为如果你是不是够忙的，你现在玩的电子存储信息保护的作用。
随着新法规的最新变化民事诉讼联邦规则，法律部门正在转向IT领导来管理保留，删除，搜索和电子信息复原。对于IT管理的大公司，这种方式跟踪数十亿的电子邮件，数据库记录和桌面文件的，因为他们在服务器和桌面计算机数以万计的移动。
在许多组织中，搞清楚什么保持是困难的，因为管理数据本身。为了帮助，这里有电子存储信息的保留和删除10条指导方针：
通过在照镜子开始：当涉及到电子信息保留，企业有纬度的大量。虽然民事诉讼的新联邦规则使其有利的政策，他们并不需要管理的数据多长时间举行。所以，如果你担心电子邮件和其他信息，迅速将其删除。如果你认为这是你的业务价值，保持它，只要它是有用的。
不要让用户确定你保持什么：如果你是让用户决定哪些邮件和文件被保留，你不必保留策略。良好的保留策略的自动化，电子信息保存，然后任务销毁文件符合规定的政策。
了解诉讼费用:据富布赖特和贾沃斯基国际律师事务所(Fulbright and Jaworski)称，平均价值10亿美元的美国公司目前面临着500多起独立的诉讼。一场诉讼的电子发现可能要花费数十万甚至数百万美元。如果犯了错误，不管案件本身的是非曲直，诉讼都可能因程序而败诉。
利用安全港条款：新的法院规则允许具有标准保留政策的组织删除与案件无关的信息而不受惩罚。如果你没有一个正式的保留政策，删除任何信息可能会在法庭上不利于你的组织。
记住规定：有成千上万的需要的电子记录保留城市，州和联邦规则 - 从职业安全与健康管理局（OSHA）的萨班斯 - 奥克斯利法案的公平劳动标准法案。尽管60天的电子邮件保留政策可能对诉讼正确的策略，你需要确保你的政策包括地方法规需要更长的保留规则的例外。
现在准备电子发现：当诉讼终止时，电子发现很快就会跟进。企业通常只有几个星期的时间来搜索数十亿条信息和文件，以获取相关数据。如果你没有准备好接受电子搜索，手动搜索和恢复的成本可能是惊人的。
启动在律师开始 - 电子邮件：虽然所有类型的电子记录——数据库记录、服务器和个人电脑上的文件、电子通信、CAD文件——都需要保留和发现，但在诉讼开始时，并非所有的记录都是相同的目标。当涉及到管理电子信息时，公司应该明智地从律师开始的地方开始:电子邮件。正如一位律师所说，“电子邮件是有趣的东西。”只有电子邮件才会包含以附件形式发送的重要文件，并附有员工提供的未经保护的叙述内容。律师们知道如何为案件找到合适的电子邮件，所以他们通常首先会去看电子邮件。
你需要一个今天保留策略：即使诉讼发生前，法院要求公司以防止非法破坏，掠夺潜在的证据。诉讼认为是一个保留策略，没有一家公司都不能忽视。由于证据可以在过去或未来，企业需要在诉讼期间把流程和技术来保护电子邮件和其他记录免遭破坏。
投资于工艺和技术:有效的保留策略管理既需要新工艺和新技术。要实现一个可防御的保留策略，则需要制定明确的书面标准，并计划在不断进行广泛的用户培训。你将需要实现查找违规并立即纠正问题的过程。对于电子通信，如电子邮件，处理是不够的。随着消息的百万或数十亿的管理，大多数公司需要一个第三方存档服务或解决方案来管理个人信息的收集，保留和删除。
电子信息是很难摧毁：每个人都知道，只要简单地按一下按钮，就可以在整个企业中无休止地复制电子信息。例如，电子邮件通常位于多个系统和备份磁带上，必须同时对其进行管理，以确保符合复杂的保留策略。如果您从一个系统删除消息而将其留在另一个系统上，这些消息仍然会受到电子发现的影响。
通过使用这些10个指导方针，可以创建满足业务需求和政府的要求和显著降低诉讼风险的保留策略。虽然它不会是乐趣，这是信息技术管理人员作为电子存储信息保护新角色的现实。
达西是MessageOne的营销副总裁。他可以在Paul_darcy@messageone.com到达。