不管你喜欢还是讨厌，你都有机会利用它微软Outlook仍然是地球上最流行的电子邮件客户端。展望2010Windows版本刚刚发布，但仅面向企业用户，企业用户可能需要一段时间才能切换到新版本。Office 2010要到今年春季晚些时候才能对个人用户开放。所以我们认为这是一个很好的时机来帮助你使用你现在最有可能使用的(仍然在习惯)Outlook 2007。
Outlook 2007做了很多以前版本做不到的事情，比如预览附件、处理RSS源等等。Outlook 2007也有潜在的挑战，比如它处理来自早期Outlook版本的.pst文件的能力。
在前一篇文章中，我们讨论了一些Outlook的主要烦恼及解决方法. 在本故事中，我们将提供如何充分利用Outlook 2007的技巧。我们还提供了几十个键盘快捷键以及Outlook 2007存储最重要数据和自定义文件的位置列表。
这些技巧是为使用POP3邮件的Outlook编写的，而不是为Exchange环境中的Outlook编写的。但是，您可能会发现有些技巧在Exchange环境中也可以使用。如果你有自己的建议，请在下面的评论中告诉我们。
注这篇文章假设你知道Outlook导航的基础知识．提醒一下，Outlook有多个窗格，尤其是导航窗格，用于访问Outlook的主要部分，如电子邮件、日历、联系人和任务。Outlook 2007还包括在其他Microsoft Office 2007应用程序中发现的新Ribbon界面的部分，包括Word 2007,Excel 2007和演示文稿2007．
由于某些原因，功能区并没有像其他应用程序一样在Outlook 2007中全面引入。例如，Outlook主屏幕上没有Ribbon，但当你打开或撰写一封电子邮件时，就会出现Ribbon。(好消息是，功能区在Office 2010中的出现更加一致——这对Office 2007的用户没有任何帮助。)如果你需要我帮你在丝带区找路，去找我们的Word 2007小抄．
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教Outlook 2007玩好社交网站
电子邮件作为人们进行电子交流的方式，已经逐渐失去了它的主导地位，比如社交网站和诸如脸谱网,推特, LinkedIn层出不穷。但是，你可以在Outlook 2007中把Outlook和一些社交网站的功能结合起来，从而两全其美。
微软的Outlook社交连接器和第三方Xobni都是免费的，并且都是从Outlook内部进行集成的。
Xobni是两者中比较全面的一个。它直接从Facebook、LinkedIn和Twitter上获取你的联系人信息，并在Outlook中显示。例如，你可以关注一个人的推特，以及她在Facebook和LinkedIn上的更新。
它还允许双向交流，所以你可以在Outlook中发布Twitter更新。它还能做更多的事情，比如从hoover那里获取联系人的雇主信息，显示与联系人的对话，等等。因为它是免费的，如果你使用社交网站，但仍然主要通过电子邮件交流，你会想要得到它。
微软的Outlook社交连接器工作原理类似，尽管它没有Xobni那么全面。目前，它只与LinkedIn和MySpace合作，不过微软表示，未来它将与Facebook合作，很可能还会与Twitter合作。它仍处于测试阶段，但足够稳定，可以下载和使用。
Outlook Social Connector不像Xobni那样从社交网站上获取那么多信息，而且它不允许双向交流，至少目前是这样。不过，它与Outlook的集成要好一些，所以对于查看某人在领英(LinkedIn)上的最新活动等基本功能来说，它还是不错的。除了Xobni，我还使用它。
如果你想在Outlook中使用Twitter，试试免费双箱插件。和Xobni一样，它允许你在Outlook内发送tweet并关注其他人的tweet，但它提供了其他功能，如归档、分组和管理tweet，以及使用bit.ly缩短url。
在Outlook中使用运动队和电视节目的日历
是否要在Outlook中使用喜爱的运动队、电视节目或其他类型的日历？这很容易做到，因为Outlook支持.ics文件形式的iCal日历格式，允许日历共享。
首先，找到要在Outlook中查看的日历的.ics文件。最好的方法是在Web上搜索一个页面，该页面会告诉您在哪里可以获得。ics日历——例如，使用搜索词“Red Sox ical”。你想要的结果会显示“可下载的时间表”或类似的东西。以波士顿红袜队为例谷歌搜索结果显示2010年可下载时间表页
在页面上，查找到包含日历的iCal URL的链接。在我们的例子中，它是
http://mlb.mlb.com/soa/ical/schedule.ics?team_id=111&season=2010
获得iCal URL后，遵循以下步骤:
1.在Outlook 2007中选择Tools——>帐户设置。
2.单击“Internet日历”选项卡并单击“新建”。
3.在出现的屏幕上，粘贴Red Sox iCal URL，然后单击Add。
4.在屏幕上出现的文件夹名称框中，输入日历的名称——在我们的例子中，是波士顿红袜队。也可以在“说明”框中键入说明。
5.单击OK，然后单击Close。
现在，您将看到日历导航窗格中列出的新日历。它将与您自己的个人日历以及您可能想要添加的任何其他日历保持分离。
创建要插入到电子邮件中的样板文本
您是否有模板文本（例如对您的业务或背景的描述）经常插入到电子邮件中，但不是每次都像签名一样插入？如果是这样，您将欢迎Outlook 2007的一个鲜为人知的功能—快速部件，它也包含在Word 2007中。您可以使用快速部件插入图像、文本或两者的组合。
要使用它，请执行以下操作:
1.创建新的电子邮件。
2.编写要重用的样板文本或插入要重用的样板图形（或两者兼而有之）。
3.选择文本和/或图形，单击功能区上的“插入”选项卡，然后选择“快速零件-->将所选内容保存到快速零件库”。
4.在出现的屏幕中，在name字段中为文本或图形键入描述性名称。在“描述”字段中输入快速部件的描述。不要更改其他字段。单击OK。
5.当您想要将快速部件插入电子邮件时，单击Ribbon上的“插入”，单击“快速部件”，滚动到要插入的快速部件，然后单击它。
注意，Word和Outlook之间不共享快速部件，因此必须为每个应用程序创建单独的快速部件。Outlook快速部件存储在普通电子邮件中。而Word的文件则存储在Normal.dotm.)
加速附件预览
Outlook 2007的一个更漂亮的新功能是，当你阅读邮件时，可以预览Word、Excel和PowerPoint文档以及其他文件，而不需要打开附件。为此，您需要突出显示文件，然后单击“预览文件”按钮。
您可以使来自特定发件人的文件自动预览，而无需执行这些步骤。对于要以这种方式预览其附件的每个人，右键单击此人的电子邮件，从显示的菜单中选择垃圾邮件，然后选择“将发件人添加到安全发件人列表”。下次此人向您发送要预览的文件时，请将其高亮显示，并取消选中“预览此类文件前始终发出警告”旁边的框。从现在起，您将在高亮显示后立即预览此发件人发送的此类附件。
让你的旧。pst文件在Outlook 2007新的生命
与Outlook的早期版本一样，Outlook 2007将你所有的电子邮件以及其他重要信息存储在一个名为Outlook.pst的文件中。通常情况下，该文件在c:\ users \用户名\ appdata \ local \ microsoft \ outlook中被找到当Outlook 2003发布时，微软改变了。pst文件格式，带来了一个重要的好处——。pst文件将不再受到2GB的限制。在Outlook 2003和2007中，现在的限制是20GB。
2003年以前版本的Outlook不能打开新的。pst格式的文件，但是Outlook 2003和2007可以打开旧的。pst格式的文件。因此，即使你使用的是Outlook 2007，如果你使用的是以前版本的Outlook，你可能使用的是旧的。pst文件。
在Outlook 2007中使用旧的.pst文件有一个严重的缺点——它的最大文件大小都是2GB。没有直接的方法自动将旧的。pst文件转换为新的Outlook。pst格式。不过，只要稍作调整，还是可以做到的。
首先，确定.pst文件是旧格式还是新格式。要做到这一点，请遵循以下步骤:
1.在Outlook中，选择文件-->数据文件管理。
2.单击“数据文件”选项卡并选择您感兴趣的.pst文件。
3.单击“设置”打开“个人文件夹”对话框。
4.查看格式字段。如果它显示为“Personal Folders File（97-2002）”，则表示您有一个旧格式的.pst文件。如果它读取“个人文件夹文件”，则您有一个较新的.pst文件。
如果您看到使用的是旧的.pst文件，那么您可以使用一种变通方法将其转换为新的格式。(你可以关闭“个人文件夹”框;我们现在已经做完了。)
首先用新格式创建一个空白的.pst文件，然后将旧文件中的信息导入到新文件中:
1.在Outlook的主菜单中，选择文件-->新建-->Outlook数据文件。
2.在出现的屏幕上，选择Office Outlook Personal File Folder (.pst)并单击OK。
3.在出现的屏幕上，为新文件指定一个文件名，并选择存储位置。默认情况下，Outlook将选择其他.pst文件的存储位置，默认情况下，这些文件位于视窗7\用户\用户名\ appdata \本地\Microsoft\Outlook，在Windows XP或Windows Server 2003中是\文档和设置\用户名\本地设置\应用程序数据\Microsoft\Outlook。
4.在出现的屏幕中，在“名称”框中键入一个名称——这是Outlook将显示的文件的名称。单击“确定”。您刚刚以.pst格式创建了新文件。现在将从旧的.pst文件导入数据。
5.选择File——> Import and Export。
6.选择“从另一个程序或文件导入”，然后单击下一步。
7.从出现的屏幕中，选择Personal Folder File (.pst)。
8.将出现一个屏幕，询问要导入的文件的位置和名称。浏览到旧的.pst文件的位置并单击Open。
9.您将回到屏幕上，询问要导入的文件的位置和名称。选择“用导入的项目替换副本”，然后单击Next。
10.在出现的屏幕上，单击要导入的文件的显示名称，然后单击Finish。Outlook现在会将所有的数据从旧的。pst文件导入到新文件中，新文件的大小限制为20GB。
管理Outlook 2007内的RSS提要
那些关注博客和其他RSS源的人应该利用Outlook 2007最好的功能之一，它内置的RSS阅读器。当你使用阅读器时，每个提要都有自己独立的文件夹;Outlook会自动调查每个feed并将更新发布到相应的文件夹中。然后，您可以像浏览邮件一样浏览文件夹。所有RSS频道都在RSS频道文件夹下。
如果您想使用Outlook 2007阅读博客，最好将其配置为默认RSS阅读器。要在Windows 7或Vista中执行此操作，请从Outlook 2007的主菜单中选择工具-->选项，单击“其他”选项卡，然后单击“默认程序”按钮。在出现的屏幕中，选中OUTLOOKFEEDS项目旁边的框（可能有多个），单击Save，然后单击OK。
如果您使用的是Windows XP，则必须以另一种方式（也适用于Windows 7和Vista）在Web中设置默认值浏览器，转到你想订阅的博客并点击RSS图标。您将被问及是否使用Outlook订阅提要。勾选“总是使用Microsoft Office Outlook订阅feeds”旁边的复选框。
从现在开始，当你在网上点击一个RSS提要的图标时，你会看到一条Outlook消息，询问你是否想要订阅这个提要。单击Yes订阅或No不订阅，或者您可以通过单击Advanced按钮自定义阅读每个提要的方式。
在出现的屏幕上，您可以更改提要的显示名称，或者更改提要要传递到的.pst文件。您还可以确定提要是否应该自动下载附件(多媒体内容，例如播客)，以及是否将整个文章下载为HTML文件。
你也可以在Outlook 2007中直接订阅RSS feed，只要你知道feed的URL。要做到这一点，选择工具——>帐户设置，然后点击RSS提要选项卡。单击“新建”，并将提要的URL键入或粘贴到出现的“新建RSS提要”对话框中。然后单击Add，然后单击OK。
将谷歌阅读器整合到Outlook中