谷歌文档可以以两种方式之一工作:作为新文档(文字处理、电子表格、演示文稿、绘图)的创建者，或者作为现有文档(word、Excel、ODF、PDF等)的导入者。新创建的文档的格式是有限的，但很稳定。您可以在Office和ODF格式中下载谷歌Docs文档，并且在Office或OpenOffice.org中打开它们时不会遇到兼容性问题或文档退化。从外部导入的文档可以很好地翻译，但只能翻译到一定程度，而且如果不导入文件并手动检查，通常很难判断哪些内容将被保留。如果您不打算严重依赖于对原始文档的忠实度，而只需要检查文本本身，那么这是最好的。
谷歌文档中的文本文档特性组合非常有用，但非常有限。文档可以包含页眉、页脚、脚注和目录——但是没有索引。显然无法编辑文档的底层样式表或创建新的样式声明，因此格式化必须手工完成。页码的处理非常笨拙——它们只能在打印文档时添加，而不能在其他时间添加。
我在处理导入的文本文档时观察到的许多小问题让人想起在Word和OpenOffice.org之间切换时可能出现的问题。如果Word文档的格式存储在其主模板中(段落间距、默认字体等)，那么当文档导入到谷歌文档中时，格式就不会一致地显示出来。由于这种情况可能发生在其他程序中，这可能不是文档本身的限制，但是您应该注意这个事实。
关于格式和特性的规则同样适用于电子表格。基本的工作表上传和呈现都很好，但是文档越复杂，您正确处理最终结果的机会就越少。的抵押计算器电子表格例如，在上传时完全崩溃，尽管更简单的电子表格(没有图表)可以正常工作。演示文稿的情况大致相同:原始文档越复杂，以有用的方式呈现它的可能性就越小。转换根本没有保留，这是有道理的，因为它们不能添加到文档本身创建的演示文稿中。
谷歌文档的一个主要限制是，它是一个浏览器内的应用程序，具有所有可能的行为特征。一个简单的例子:击键的捕获。如果文档本身有焦点，而您按下Ctrl-A，谷歌文档将其解释为选择文档中所有文本的命令，这是预期的。但是，如果窗口的其他部分有焦点——可能是由于偶然的鼠标点击——那么浏览器的调用select-all函数。这可能令人沮丧，并且进一步强调了独立应用程序与在Web浏览器中运行的HTML和JavaScript混合应用程序之间的差异。最重要的是，不同的浏览器都有自己的特性，我担心，这一直以来都是个问题。
关于谷歌文档，我非常欣赏的一点是，任何文档都可以以各种常见格式导出:Office、ODF、纯文本、RTF、HTML和PDF。这使得创建这些文档类型成为一种简单的方法，如果您只能访问Web浏览器的话。我还喜欢多人在文档上实时协作的方式，随着时间的推移，这个功能无疑会变得更有用，需求也会更广泛。
选择办公套间如果你已经使用了Microsoft Office 2007，请升级到Office 2010这些变化并不是至关重要的，但对于之前版本的Office来说，这些变化和新功能非常值得研究。OpenOffice.org和LibreOffice仍然有能力，但发展停滞;它们可以作为微软Office的快速而粗糙的替代品，但在对Office的机构依赖很深的地方，作为成熟的、全面的替代品，就更难使用了。IBM Lotus Symphonyorg本身就是一个OpenOffice.org的派生版本，它把开源套件带向了一个有希望的方向，但是它也缺乏某些特性，这些特性使它成为真正的替代产品。
SoftMaker办公室非常接近于这样的替代品，并且有价格和许可条款，很多人会觉得比微软的Office更合意。谷歌文档确实可以接受各种各样的常用文档类型进行导入，但是最好将其用于编写用于HTML或PDF导出的原始文档——即使这样，由于浏览器所能完成的功能的限制，这种方法也显得有些死板。可悲的是,完美文书办公室已经变成了一种固定的行为，有太多的遗留功能在不同的版本中保留下来，而现代的功能又太少，不值得一看。
在这个综述中，任何两个套件之间的交叉兼容性都有很大的差异。即使是Microsoft Office也存在OpenDocument格式的问题，其他套件在导入文档时显示的保真度取决于您希望看到保留的文档。SoftMaker Office一直做得很好，但即使它也没有捕捉到所有内容。不过，对于原生PDF创建，OpenOffice.org及其衍生工具处于领先地位。
从好的方面来说，这里的每个应用程序(包括Office 2010本身)都有一个试用版，它运行的时间足够让您亲身体验文档转换和处理的效果。因为每个人的文档缓存都是不同的，所以使用试用版最终可能是最有效的方法，可以了解您可以切换到什么内容以及切换到什么程度。
这篇文章中,“微软Office 2010面向所有人”最初发表于InfoWorld.com。关注……的最新发展应用程序和窗户在InfoWorld.com上。了解最新的商业技术新闻，请关注在Twitter上InfoWorld.com。
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