对于企业软件成本的增加，David Steinour束手无策。在过去的三年里，乔治华盛顿大学(George Washington University)的首席信息官每年为甲骨文金融公司(Oracle financial)和相关企业软件的维护和支持成本都至少增长了10%。
“甲骨文工作得很好，但最终我们为这项服务付出了巨大的代价，”Steinour说。
如今，大学IT预算中99%的固定成本增长来自软件维护价格的上涨。“这是不可持续的，”Steinour说，他的IT部门支持2万名学生和1600名教员。
Color Spot Nurseries的首席信息官埃里克•罗宾逊(Eric Robinson)自2000年以来一直是SAP的用户。他说，他最大的问题不是直接购买本地SAP软件的永久许可证的成本，也不是SAP维护费用的年度增长，而是总部位于加州Fallbrook的Color Spot在维护上花费的钱并没有得到多少回报。
罗宾逊表示，SAP已经逐步提高了支持成本，从最初的软件许可价格的17%逐年递增。2008年，SAP给罗宾逊发了一封信，宣布计划逐步将他的费率提高到22%，并根据生活成本指数调整每年增加一次，并将他从标准支持计划调到新的企业支持计划。2010年，Color Spot支付18.1%的费用，Robinson决定放弃SAP的维护计划，转向第三方供应商。那时，SAP重新引入了标准支持。今年7月，SAP将标准支持的价格从原始许可成本的18%提高到新合同的19%。企业支持仍然是22%。
星座研究公司(Constellation Research)专门从事企业软件合同谈判的分析师R“Ray”Wang说，20世纪80年代初，软件价格从15%开始，然后逐渐上升到17%，直到2005年左右。他补充说，自那以后，这一比例上升到了19%，现在是22%。
罗宾逊承认，Color Spot的SAP系统是稳定的，他不需要打很多电话寻求支持。但他指出，SAP不支持他的公司的任何定制，他的IT组织需要安装支持包和主要升级，以保持维护和支持合同是昂贵的，没有交付的业务价值。
Wang说，SAP的大客户现在每年要花费200万到500万美元用于维护和支持合同，平均占原始软件成本的20%到25%。他说:“每四年，他们支付的费用与购买授权的费用相同。”大多数人表示，他们花钱买不到想要的功能。“他们想知道，如果不支付维护费用，而只是每四五年购买一个新软件，是否会更好。”
对于Robinson来说，最后一根稻草来了，当他决定不从4.7版本升级，SAP正要要求Color Spot过渡到它的扩展维护程序，这是为老版本SAP软件的用户准备的。当时，SAP占IT预算的20%。这太荒谬了，”他说。就在那时，他决定不再续签彩斑的维修合同。
SAP的一位发言人回应说，从历史上看，标准支持客户要为延长的维护支付2%到6%的额外费用。
不过，Gartner分析师帕特里夏•亚当斯(Patricia Adams)表示，总体而言，“目前企业软件授权的方式并不能满足许多组织的需求。”组织已经厌倦了企业软件购买的“永久许可加维护”的方式，他们也厌倦了仅仅为了保持软件维护状态而不断升级。组织“与软件的流通进行斗争，”Adams说，“并且，在谈判时，他们仍然在努力找出供应商是如何履行合同的。”
IT公司已经开始反击。当GWU的合同到期时，Steinour说他计划寻找更划算的企业软件授权和维护方法，包括逐步迁移到Oracle或其他供应商提供的基于订阅的软件即服务。
他说，如果学校承诺做出改变，它会考虑将第三方维护作为过渡步骤。这将允许IT部门继续支持该软件，并接受bug修复、税收和工资管理更新，但不进行软件升级。从本质上说，大学将冻结它的两个ERP实施，直到它准备好离开旧的ERP系统——而这个过程可能需要很长时间。“(用户)将参与未来发展方向的决策过程，[而且]我相信他们会支持我们的使命，”Steinour说。
对于罗宾逊来说，他无法证明花费数十万美元升级到SAP企业核心组件(ECC) 6.0仅仅是为了降低维护成本是合理的。他说:“我查看了ECC 6，没有发现任何对我们有意义的东西。”因此，Color Spot选择了Rimini Street，这是一家第三方维护供应商，它提供的维护和支持服务的价格不到SAP收费的一半，而且它还包括对Color Spot定制服务的支持，这是SAP没有提供的。“我们的维修费用占资讯科技预算的9%;起初是20%，”罗宾逊说。虽然他不再接受软件升级，但他说，他仍然可以购买额外的模块和增加用户。他说，软件供应商“仍然很乐意收你的钱”。
像Rimini Street和CedarCrestone这样的第三方维修供应商引起了甲骨文律师的愤怒——而且有充分的理由，Strativa(一家为企业提供商业和技术决策建议的管理咨询公司)总裁Frank Scavo说:供应商利润丰厚的合同利润率高达90%。(甲骨文没有回应几次就其许可政策发表评论的请求。)
传统的ERP软件成本上升是有原因的。核心ERP系统的销售已经放缓，预计到2016年仅增长5.8%。IDC分析师克里斯汀·多佛(Christine Dover)表示，新销售的大部分都是基于云计算的服务，其增长速度达到两位数甚至三位数。
Scavo说:“这些公司正面临盈利压力。”虽然传统ERP软件供应商正积极参与竞争，但它们的市场份额已经被Workday、Salesforce.com和NetSuite等SaaS供应商抢走。和过渡到云服务模型,交易可能带来100美元每月每用户和几百万的前期和22%的年度维护费用,是一个困难的一个传统ERP厂商因为钱来自逐步而不是很大的总额。
因此，供应商一直在寻求在转型期间从现有客户那里获得更多收入的方法。总部位于波士顿的管理咨询公司UpperEdge的首席执行官戴维•布莱克表示:“SAP和甲骨文在它们已经拥有强大业务的领域都非常投机。”这是由上至下的因素造成的。
斯加沃说，他们这样做的一种方式是收取额外的维护和支持费用。他的客户也看到了现场审计数量的增加。
在过去的一两年里，SAP用户遇到的另一个问题是供应商对其间接访问费用的强制执行，这是对访问SAP应用程序或存储在SAP系统中的数据的其他应用程序的用户收取额外的许可费用。Scavo说，由于SAP系统经常与核心ERP系统边缘的第三方应用程序集成，这种做法可能会给粗心大意的人带来很大的风险。
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优点和缺点
停止维护的政治
当Eric Robinson提出Color Spot nursery可能希望将SAP ERP软件转移到第三方维护和支持提供商的想法时，他小心翼翼地向管理层提出了回报和风险。罗宾逊说:“我尽我所能地展示优点和缺点，同时表现得若无其事，让公司自己做决定。”
好处包括:
维护和支持费用将下降50%。
第三方维护供应商将支持Color Spot的ERP定制——这是SAP做不到的。
在SAP支持的版本中，不需要太多的劳动力来测试更新。
可以修改系统，而不必担心SAP更新与修改重叠。
潜在的不利因素包括:
第三方支持提供商可能无法修复核心系统故障，因为它没有源代码。
供应商可能难以招募IT专业人员在陈旧的系统上工作。
在某些情况下，旧的ERP系统可能与新的软件或硬件不兼容。
第三方可能无法为薪资系统提供税收法规更新。
此举可能会损害Color Spot与SAP的关系，这可能会影响到更多SAP许可的谈判。
罗宾逊表示:“在详细讨论了这些问题，并确定了Color Spot公司的成功战略后，做出这个决定相当容易。”管理层一致投票决定继续前进。虽然从技术上讲，这不是一个IT决策，而是一个战略业务决策，但Robinson面临着交付的压力。他表示:“我觉得自己承担了所有风险，因为确保系统运转是我的责任。”幸运的是，他补充道。
——罗伯特·米切尔
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Scavo说，在SAP合同的一般条款和条件中，描述间接访问费用的语言“相当模糊和模糊”，所以一些购买了非SAP系统的企业客户已经暴露在意外的费用中。他表示:“这更像是一种特洛伊木马。”他解释说，一旦用户引入第三方软件，SAP就会寻求强制执行其间接访问费用。
价值20亿美元的儿童图书出版商Scholastic Inc.的共享服务前副总裁林恩•科斯塔(Lynn Costa)说，当她发现该出版商的一个企业软件许可证与与其他程序共享的硬件绑定时，她就遇到了这样的情况。
这种问题可以通过将硬件隔离在其自己的环境中来避免，但这可能并不总是可能的。科斯塔的建议是:仅仅让律师和采购人员审查这些合同是不够的。她表示:“让多位IT员工通读所有细节。””,往后推。如果你当时不谈判，以后就永远不会得到它。”
斯泰努说，他不想在最后一刻被抓住，所以当涉及到重新谈判合同时，他特别谨慎。“我们在合同到期前一年半就开始谈判了。如果不成功，我还有一年的时间来计划我的退出策略。”
这种谈判策略的问题在于，大学陷入了困境。斯坦努知道这一点——他的软件供应商也知道这一点。他承认:“甲骨文是我最大的挑战，因为我们没有太多的杠杆。”
和许多IT高管一样，Steinour表示，他希望利用基于订阅的云服务，以避免支付单独的维护费用，并每隔几年就对主要的软件和硬件升级进行资本投资。但是大学与ERP的实施紧密相连，它高度适应组织喜欢的经营方式。“我们已经习惯了购买软件并对其进行定制，”Steinour说。
“当你投入4000万美元或5000万美元的ERP软件包时，很难在不造成很大痛苦的情况下制定退出策略。他们知道这一点，所以他们每年都增加我们的成本，”他说。因此，斯泰努尔说，他希望为更有战略意义的方法奠定基础。
他说:“使用云计算，你需要调整业务流程，以与软件保持一致。”这种模式将需要昂贵的业务流程重新设计，而且这种改变不会轻易实现。他表示:“最难的部分是让业务领域重新调整业务流程，这将增加我们所做任何事情的开销。”但他补充说，从长远来看，“我们将更加可持续地向前发展。”
一个新时代吗?
红帽的首席信息官李•康登(Lee Congdon)表示，在红帽，40%的企业软件在订阅模式下以云服务的形式运行，但开源软件供应商也采用传统的核心ERP应用程序，在企业内部运行，以支持其5,600名员工。
对于Congdon来说，继续前进的关键是创造一个可行的选择。他不仅担心成本，还担心被锁定在一个高度定制化的供应商软件中，这可能会导致灵活性和竞争劣势。他问道:“当你的竞争对手转向具有不同属性的新系统时，会发生什么?”