传统上，IT组织花费6个月到1年或更长时间在IT外包交易过程中，寻找合适的供应商并协商合适的合同。但作为IT服务-越来越多,作为一种服务-交易越来越短，漫长的过程可能不再有意义。
行业顾问和顾问们已经就其潜在的好处展开了辩论更快的采购好几年了。在当今快速变化的商业和技术环境中，这可能成为一种必要。但是，有效的外包参与需要的不仅仅是一个加速版传统的IT服务事务处理过程。
典型的加速过程的尝试包括省略重要的活动，或者匆忙制定解决方案以满足完成日期或预算目标。在某些情况下，跳过的工作可以在过渡期间完成，”毕马威共享服务和外包顾问主管米歇尔•m•米勒(Michele M. Miller)表示。“然而，我们发现，在大多数情况下，这些活动从未完成，导致价值的损失和对外包项目结果的不满。”
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为外包的敏捷方法做准备
米勒说，cio们必须采取四个步骤来确保他们的组织为新的、敏捷的外包方法做好准备。首先，他们必须定义他们的业务策略，包括IT和业务服务的未来状态，以便准确地评估外包将如何影响他们的公司。其次，他们需要清楚地了解他们的基本情况——今天和未来的经营成本。第三，他们需要定义他们的目标运营模型(与业务策略一致)，以计算内部优化与外包或资源分配的潜在好处。
最后，他们必须组建一个专门的、经验丰富的外包事务团队，该团队参与构建策略，并被授权与供应商密切合作，进行日常规划、设计和解决方案文档，以及对所需业务结果的监督。这种准备需要时间和努力。然而，“这些步骤是成功外包所必需的，”米勒说，“大多数公司都愿意付出努力。”事实上，米勒的团队开始记录这种外包的敏捷方法的部分原因是，一些公司已经建立了这些关键组件。
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有了这个基础，IT领导者可以尝试更敏捷的外包方法。与同名的软件开发方法一样，敏捷外包事务处理过程包括在整个外包生命周期中，IT组织及其提供者之间的持续沟通和协作，并根据需要进行调整。与传统的IT服务客户以线性方式处理流程的外包方法不同——收集需求、创建RFP、与供应商接触并起草合同——敏捷外包交易更具流动性。
敏捷外包从一系列的冲刺开始。“冲刺阶段的重点是协作式的‘解决方案’，而传统的方法是客户预先勾勒出一个解决方案，通常会将其他可能有益的替代方案排除在严肃的考虑之外，”米勒说。“通过这些冲刺阶段，各方共同考虑替代方案，并共同建立一个可靠、可行的解决方案。这导致了更准确的RFP响应，更少的时间需要在尽职调查阶段，和更精确的定价在最终报价或最佳和最终报价。”
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因为过程是协作的，双方在过程的早期就了解了需求和解决方案，所以时间线可以大大缩短。Miller说，事实上，业务需求和解决方案已经得到了很好的理解，传统的26周时间线可以压缩到12周。但是提高速度只是众多好处之一。毕马威(KPMG)表示，敏捷外包可以将重点放在业务成果上，并在实现这些成果的过程中，不仅在客户和供应商之间，而且在公司的供应商生态系统之间，逐步增强协作。
大多数公司都被敏捷外包的概念所吸引，但并不是所有公司都能成功。“这些项目之所以缩短，并不是因为我们遗漏了关键的过程;客户需要完成上面提到的四个关键需求，并且愿意在快节奏的迭代环境中工作，并在整个项目中快速做出决策，”Miller说。“与外包的许多组成部分类似，没有一种方法可以适用于所有情况。”
米勒表示，IT服务提供商是新方法的博弈对象。“他们明白，合作的采购方式往往会为双方带来更成功的结果，因为双方都承担了设计解决方案的责任。”然而，这也需要他们做前期工作，设计和记录他们的解决方案，以方便集成到流程中。
这个故事，“如何建立一个敏捷的IT外包过程”最初是由首席信息官 。