我们多么怀念那些古老的时代，那时短信只是和朋友们快速聊天的一种方式。如今，这些转瞬即逝的信件已经成为许多人工作生活的一部分，却给公司带来了数百万美元的风险。当短信取代电子邮件成为数字时代的确凿证据时，组织机构基本上毫无准备。
你知道这是怎么回事:在移动设备上，员工挖掘他们的私人生活细节，对同事的评论，以及(无意中或无意中)机密的商业信息。人们永远不会大声说出来或写在备忘录里的东西会以文本的形式流传，通常会被记录在你无法控制的数字档案中。这是给法律对手的果汁。
最近，有关员工被解雇和婚外恋的短信让底特律市长夸梅·基尔帕特里克(Kwame Kilpatrick)和他的幕僚长克里斯汀·贝蒂(Christine Beatty)情绪低落。
去年，三名警察起诉市政府和市长错误的终止他声称他们是告密者，因为讨论基尔帕特里克政府可能存在的不当行为而遭到报复。在此案中，比蒂作证说，一名警官加里·布朗(Gary Brown)“没有被解雇”。但从为该市提供寻呼机的SkyTel收到的短信显示，情况并非如此。
其中一条写道:“我很抱歉，因为我们做出的解雇加里·布朗的决定，我们经历了这么一场混乱。贝蒂在给基尔帕特里克发短信正如其他信息显示的那样，她和她的丈夫有婚外情。
警官们赢得了官司并获得了800万美元。城市行政人员失去了工作;贝蒂于1月辞职，基尔帕特里克于9月辞职。10月，基尔帕特里克被判处4个月监禁。
企业也同样脆弱。当《财富》100强中的所有100家公司都卷入法律诉讼时，你知道，在你职业生涯的某个时刻，你可能无法避免被电子曝光。当你的公司受到诉讼的打击时，你可能不得不检索并披露与案件相关的员工短信，以及其他较新的交流形式，如即时消息和来自社交网站、博客和维基的文字、图片和视频。但一些首席信息官管理这些技术的方式——有时根本不管理它们——使这项任务更加困难更昂贵的他说艾伦·布里尔他是Kroll Ontrack的高级董事总经理，在那里他创立了计算机取证和计算机安全功能。
在Web 2.0世界中处理电子发现的首席信息官们必须学习新的方法，以限制成本、业务中断、法律责任和潜在的公共尴尬，从员工所说的话和他们所说的地方。你必须计划你将如何收集数据当您无法控制它时，无论是存储在无线提供商服务器上的文本消息，还是来自软件即服务供应商的托管应用程序中的数据。即使你可能控制的系统包含的信息目前可能不被管理:统一通信系统这种结合了信息、声音和视频的功能也必须纳入你的记录过程。
到目前为止，据他所知，没有重大公司诉讼涉及证据来自社交网站Kroll的布里尔指出。然而，就像在针对底特律市长的案件中一样，手机短信也出现在了法庭上，这些案件让我们感受到了电子发现的未来。“我担心首席信息官们，”他说，“他们甚至没有意识到危险。”
想想这条推文的法律含义吧，比如，一位自豪的员工在推特上发帖说:“对你们这些唱反儿的人来说，我们的盘式刹车很好。我是那个产品的工程师。我们在标签上测试了5倍的耐受性，所以你可以对他们比你想的更粗暴。别担心。”公司的律师兼高级经理汤姆•梅埃尔警告说，140个字符就可以描述潜在的产品责任Fios这是一家电子探索咨询公司。
规则?什么规则?
自上世纪90年代末以来，关于电子证据是否以及如何产生的争论经常使民事诉讼和IT部门陷入困境。比如，对数十名与某一特定案件有某种关联的员工长达5年的电子邮件进行广泛披露的要求是很常见的。在此过程中，各方抗议他们认为的不当负担，以及检索电子信息可能花费的数百万美元。一次又一次，法官们发现他们必须任命特别的地方法官，在案件的主体被审判之前，来主持开幕战。
就像一桩针对投资银行西德意志银行(WestLB)的员工歧视诉讼一样，双方花了近3年时间就短信和电子邮件的生产问题展开争论，而就案件事实只花了4个月的时间。这起于2004年提起的诉讼于今年夏天结案——尽管是在首席信息官被敌对律师作证之前。原告收到了许多她要求的存档信息。她也得到了有利的判决和190万美元。《联邦民事诉讼规则》是审理民事诉讼的标准，尽管《联邦民事诉讼规则》已经过了两年的修订，但一些公司仍在为电子发现做准备。
该规则要求诉讼双方在诉讼初期会面，披露可获得的电子记录的种类，是否“合理获取”，以及在什么时间范围内获取。双方必须为所有类型的电子存储信息创建一个发现计划，包括数据库、电子邮件、电子表格、发布在网络上的数据，以及文本和即时消息。
但当诉讼来临时，一些组织很难回答这些问题。文件管理公司Océ Business Services对60名企业律师进行了调查，结果只有4名律师回答说:“准备好了”。60家公司中有25家还没有实施内部电子发现程序。为什么?受访者表示，“风险太大”、“成本太高”，而且“占用了太多与案件和业务相关的时间”。
为发现做准备是很耗时的，而且确实需要花钱。但是根据美国法律系统发展研究所(一个由法官和律师组成的智囊团)的说法，在没有准备好的情况下出庭会花费更多。
一些合法的情况下没有金融意义追求律师如果你必须支付数百美元每小时争论是否和如何生产数据,然后外部顾问支付数十万美元的数据在形状上法院,James Bredar说美国地方法院的一位法官在马里兰州该研究所最近的一份报告敦促进行电子发现改革。他表示:“如果以破产为代价，公正解决争端对一方来说就没有什么价值。”
虽然电子发现继续困扰着人们，但技术变革的步伐使问题更加复杂。
确凿的证据与个人的想法
今年超过6000亿美元无线短信根据无线技术供应商协会CTIA的说法，将在全球范围内通过空中快速传播。这比2005年的570亿增长了10倍。
与此同时，即时通讯也渗入了未经IT部门批准和监管的公司。社交媒体技术，也会带来麻烦。例如，Facebook、LinkedIn和MySpace鼓励他们的2.8亿用户广播他们在做什么，天啊，他们在做什么——在工作和家里，在公共电脑上，在火车和飞机上，在手机上。这些技术的用户可以在个人和专业人士之间流畅地在线交流Fios的Mighell。
到目前为止，法院处理短信的方式因地区和法官而异。例如，在密歇根州，正如底特律前市长现在知道的那样，市政府官员在市政府发放的设备上的信息是公开记录。但今年6月，加州一宗案件的法官得出了相反的结论。他们发现，城市发布的设备上的信息是不受雇主保护的，至少在高级管理人员未能始终如一地执行自己的治理政策时是这样。
在2006年的案件中，加利福尼亚州安大略省的警察起诉了该市的寻呼机供应商Arch Wireless，理由是侵犯了他们的隐私他们通过市政府提供的寻呼机，将有时带有露骨性内容的谈话记录交给老板。阿奇认为，警察局的电脑使用、互联网和电子邮件政策允许监控用户的内容。
但根据证词，警察局官员并没有定期监控寻呼机的短信，法院得出结论说，警官们形成了“对隐私的合理预期”。与密歇根的SkyTel不同，加州的Arch错误地提供了这些信息。普洛斯律师事务所(Proskauer Rose)的知识产权律师诺兰•戈德堡(Nolan Goldberg)表示，cio们在不同地区寻找关于文本作为证据的明确规定是不可能的。
“有一般的指导，但没有太多的判例法，”戈德堡指出。
避免不会工作
Kroll的布里尔表示，当时CIO最明智的做法是与公司律师密切合作，设定和管理员工对隐私的期望。他建议，例如，当你安装了一项新技术时，要修改现有的政策，以具体地解决它，即使只是简单地在现有的关于电子邮件的文章中添加“文本和即时消息”这两个词。(见:“管理社交网络数据筛"）
他说，接下来——不要偷懒——保持一个定期的监控时间表，并保持记录，以证明你是一致的。“不要制定事实上的政策。有一个肯定的政策，”他说。否则，政策是开放的解释，你可能不会遇到一个法官，以你的方式看待它。
迪安食品公司(Dean Foods)负责基础设施的副总裁史蒂夫·沃顿(Steve Wharton)说，从技术角度看，一旦法律诉讼开始，公司应该准备好生产旧的短信和即时通讯工具。迪安食品是一家价值120亿美元的乳制品公司。
沃顿指出，诉讼、美国司法部(U.S. Department of Justice)的调查或美国证券交易委员会(Securities and Exchange Commission)等监管机构的审计通常都有最后期限。搞砸它可能会被罚款，还可能惹恼法官或调查人员。他和首席信息官Art Fino密切关注发现问题，因为他说，作为美国最大的牛奶生产商，迪恩食品公司每年都会收到两到三份来自监管乳制品行业竞争的司法部的信息请求。雷竞技比分沃顿说:“我们组织得很好，但这是一场持续30到60天的消防演习。”
在这些调查处于活跃状态时，该公司必须保留所有相关电子数据，并对其进行检索、分类和搜索，以回应美国司法部的要求。对于即时通讯和电子邮件，Dean Foods正在评估几家外包存档供应商，包括AT&T、谷歌的Postini服务、IBM和USA.net。他们按用户收取年费来存储信息，但不提供电子发现的分类和搜索。需要的时候，迪恩食品公司会把它委托给另一家公司。菲诺和沃顿还没有研究无线短信，但考虑到让电信供应商或存储服务公司以一种稍后可搜索的方式将信息存档需要多少成本。
沃顿表示:“我们已经为即时通讯制定了相当好的战略，移动通讯也将跟进。”在建筑材料制造商欧文斯科宁在美国，技术部要到今年才会批准IM，因为要等到有更好的归档控制和关键词搜索工具之后大卫•约翰他是这家市值50亿美元公司的首席信息官。约翰斯说:“我们的(桌面软件)形象已经锁定得很好了，所以很难(如果不是不可能的话)让员工带来他们自己的应用程序。”Owens Corning今年在“一个小型试点”中部署了IM，他补充说，以研究如何使用它，以及it部门是否能很好地控制它。约翰斯表示，他对此感到满意，并将考虑在未来几个月更广泛地推广即时通讯。
约翰斯很谨慎，因为他在欧文斯康宁的14年里一直在电子发现公司工作，该公司已经处理了至少2141起石棉诉讼，并在2000年进入破产保护。该公司于2006年成立。
欧文斯康宁也开始了它的诉讼份额，起诉检测实验室在4万起石棉案件中提供了它在财务文件中所说的“可疑的医学证据”。该公司还起诉了烟草公司，试图让他们赔偿因石棉肺损害而被起诉的原告102亿美元的损失。
约翰斯说，作为一种最佳实践，首席信息官在被要求为诉讼提供数据之前，就必须用政策和技术保护公司。他还宣布。pst文件为非法，这是微软应用程序用户可以创建的个人存储表，例如，从他们的邮箱和IT可能运行的自动删除程序的网站上删除数据。他将邮箱大小限制为100MB。“我们经历了过去遇到的一些法律挑战，这是我们以这种方式经营的部分原因。管理起来更简单。”
Proskauer Rose的知识产权律师戈德堡知道，有些公司在没有正式政策的情况下，允许即时通讯和其他通信技术进入企业使用。他说，其他公司并没有对即时通讯进行一致的存档，让用户在桌面上打开或关闭这一功能。