您的软件许可证跟上时代了吗?可能不会——这可能会耗费你大量的时间
就叫它偷窃许可证吧。
软件许可协议一直充满了陷阱。和虚拟化，基于订购的定价，以及各种开源模式的崛起，使软件授权游戏更加复杂。
[在“服务和支持shell游戏” InfoWorld的特约编辑保罗威尼斯感叹捆绑的做法是强迫你支付比你更需要。]
专家说，大多数企业并没有完全与他们的许可证保持一致。一些组织使用的软件超过了他们的许可证所允许的数量;许多人为未被充分利用的软件付出了太多的代价。
错误的定价模式、过高的维护费、不完整的资产管理、定义不清的术语，以及未能考虑业务变化，这些都可能给你带来长期的巨大损失。
以下是如何避免最常见的许可错误。
餐具:要么使用，要么丢掉最著名的许可证问题就是为那些被尘封在货架上的软件付费。幸运的是，这个问题不像以前那么严重了。
Miro Consulting的首席执行官斯科特•罗森伯格(Scott Rosenberg)表示，近年来，cio和cto在软件资产管理方面变得更聪明了。
“在大多数情况下，闲置不用是未成年人的关心和对大多数IT组织低优先级 - 直到软件供应商审计或高层管理团队要求它削减成本，”他说。“寻找时间，资源和专业技能是主要障碍，以避免闲置不用。”
四分之三的组织说他们购买的许可证比他们实际使用的要多2009年11月的调查由Flexera软件和IDC公司提供。许多企业都有许多不同的应用程序，每个应用程序都有自己的许可策略和术语，因此很难跟踪它们使用的是什么以及谁在使用它。
更大的问题?IT资产管理公司Express Metrix的首席执行官克里斯•巴克(Kris Barker)表示，这些软件已经安装，但从未使用过。
“在大多数的授权模式，安装使用中的许可证的定义，但是，这并不意味着应用程序实际上正在运行，”他说。“虽然采取了软件的库存现在是一个常规的苦差事对于大多数IT部门，跟踪/计量用途是难啃。混纺库存和使用数据来优化您的软件采购的唯一途径。”
第一步是仔细列出你已经授权的应用程序，以及它们是如何被使用的，谁在使用它们。然后，您就可以从相同的供应商交易未使用的新软件许可证，或者减少年度维护费用，这可能会花费原始购买价格的30%。
Jeff Muscarella是NPI电信和IT业务的合作伙伴，他说，公司在谈判许可协议时应该询问是否有能力终止、保留或交换未使用的许可，这样shelfware就不会回来咬他们的钱包了。他们还应该协商使用同一产品的重新包装或重新销售版本的权利，这样他们就不必为稍微不同的软件再次付费。
IDE供应商Servoy的首席执行官Jan Aleman说，避免shelfware问题的一个方法是选择软件作为一种服务。
“软件即服务不同的是，你不支付前期你可能最终需要的，你只是支付你用什么牌的最大数量，”他说。“在过去，你可能会买100个许可证的CRM应用程序，并找出一年后，只有30人使用他们。今天，你从Salesforce.com购买20个席位开出，并添加更多，你需要他们。”
据认为的Flexera调查显示，超过软件第三厂商计划推出2011年实现基于使用的定价模式。
软件审计:关注你的后台办公室就像买你不用的软件会花钱一样，使用你没买的软件也会花钱。如果供应商审计确定您已经超出了许可的限制，您的公司将面临商业软件联盟或软件及安保公司的巨额罚款风险。信息产业协会规定，对屡教不改者处以惩罚性惩罚。
Greenburg Traurig公司知识产权/IT交易业务负责人、律师希瑟·j·米克说:“对于没有健全的合规程序的公司来说，一封来自BSA或SIIA的审计信往往是麻烦长征的开始。”
而且很有可能是你的公司的全部或部分没有遵守你的sla中规定的规则，Rosenberg说。他指出:“虽然大多数公司打算遵守，但现实情况是，它们中的大多数并不遵守企业软件供应商的许可。”
大多数违规行为源于缺乏监督或误解了许可条款——例如，在只购买了一个最终用户许可的情况下在两台不同的机器上安装软件，或者在生产设置中使用被许可用于评估或开发的软件。
根据规定，企业必须设置一下软件分发明确的政策，教育用户有关许可条款，并定期进行内部审计，以确保遵守。他们还需要在许可协议中的审计语言仔细看，并确保它阐明了什么可以触发一个审核，谁进行的话，他们将有多少时间来做到这一点，和类型的证明需要什么满足载于许可证的标准。例如，您可能需要存在装箱单或发票完成作为购买证明。
罗森博格警告说，当心供应商销售团队的随意询问。尽管它可能是为您现有许可证提供更好的交易的一种方式，但这可能导致供应商在今后进行正式的审计。
他表示:“我们发现，来自软件供应商销售人员的非正式查询出现了戏剧性的增长。”提交信息——即使是在购买前寻求更好的谈判地位的范围内——被正式审计的风险也会增加。在向软件供应商发送任何信息之前，你需要确保自己受到了正式审核。”
虚拟软件:避免混淆没有什么比桌面和服务器虚拟化的急剧增长更让软件授权陷入困境了。IT解决方案提供商F5的一项调查发现，90%的企业打算在2009年部署虚拟化环境。
Express Metrix的Barker哀叹道:“对运行虚拟化环境的许可含义的理解远远滞后于实际实现。”“它通常不理解虚拟化是如何影响软件许可的，而供应商的许可语言通常没有明确地解决虚拟环境的问题。”
如果您在桌面上使用不同的操作系统运行相同的软件，您是否需要多个许可证?如果你从服务器上传输应用呢?答案取决于许多因素，包括您使用的虚拟化技术。
例如，如果你正在运行一台物理机器上的多个虚拟环境内部的应用程序，点菜VMware或微软的Hyper-V，你通常需要一个许可证，你已经安装的应用程序的每个实例，就像他们在单独的物理机都运行巴克说。
如果你从服务器流媒体应用程序——比如，通过微软应用程序虚拟化——规则略有不同。虽然桌面上可能只安装了整个软件包的一个“存根”，但你仍然需要为运行该应用程序的每台机器提供单独的许可证。
在代表多个桌面客户端的服务器上的整个应用程序运行的情况下 - 比如，思杰箱服务了Microsoft Visio中 - 你仍然需要为每个终端用户机器运行它说巴克许可证。但这里同时使用通常的规则并不适用。因此，如果只有25人可以在同一时间访问应用程序，但50人在组织中使用它在同一时间或其他，则需要50个许可证。
他补充称，即便如此，也总会有例外。例如，Windows Server 2003/2008 Datacenter允许无限的虚拟机运行在同一物理服务器上，就像一些企业版本的SQL Server一样。
最好的解决方案?与其安装VM环境并抱着最好的希望，不如重新审查您的许可证并与供应商协商新的协议。
Greenberg Traurig的Meeker说:“现在，最复杂的许可人和被许可人都包括了有关被许可人是否以及如何在虚拟环境中运行软件的具体条款。”“这些条款包括，例如，软件是否可以通过虚拟化访问，以及外包员工是否可以使用它。”
付款方式：定义你的条件如果你还没有怎么你真正使用该软件，并计算出你仔细协议授权范围内定义的术语，你可能是要么不符合规定或者付出太多你有什么。
问题？有几乎同样多的方式支付软件也有应用。你可以支付每个座位设定量，并发用户，CPU周期，CPU的逻辑分区，或它们的一些组合。您可以支付一个价格前期，随着时间的推移传播付款，或支付年费为使用的应用程序。
较大的公司可能会根据应用程序提供多种支付方式。他们可能以每台机器为基础销售生产工具的许可证，同时以每台设备或每用户为基础销售服务器软件。在桌面上打开Office应用程序的五个实例，您可能只使用一个用户许可。但如果你是一个CAD用户，你可能需要为你机器上打开的每一份软件拷贝提供一个单独的许可证。
即使像“用户”或“员工”这样看似简单的术语也可能导致误解和不遵从。米克说，例如，大多数许可证在命名或并发用户的定义中不包括外部承包商或临时工。
如果您是出于评估或开发的目的而使用该软件，那么您为许可证支付的费用可能比用于生产所需的费用要少得多。“几乎所有的供应商都有内部测试和开发的许可程序，”Servoy的Aleman说。然而，你仍然会看到一些公司为他们的开发服务器购买商业许可证。通过加入供应商的开发项目，他们可以节省高达90%的费用。”
关键是了解不只是你使用的是什么，而且你如何使用它，以及如何许可条款适用于每个实例。“企业必须要认识到他们是如何使用这些许可证，”警告NPI的Muscarella。“如果某些用户只需要访问有限使用的应用程序，然后全专业执照并不需要，或者有时定制的用户定义可协商。供应商想卖的最高值许可证可用，所以不要让他们决定您。”
保养:注意你的钱包即使是那些对授权费用持强硬态度的客户，通常也很少关注支持和升级的年费。当软件供应商试图从他们现有的客户基础上榨取更多的收入时，维护费可能是一个更大的损失。
“最初的许可费用将纳入每年的维护和支持成本，这是占总许可购买的每年近22％，”罗森伯格指出。“因此，四一年五，您的维护和支持将超过初始购买成本。”
好消息？严峻的经济形势已促使维修费企业供应商削减交易，以保持他们的客户。去年五月，甲骨文宣布将削减许可费在一些老产品上SAP表示将减缓价格上涨它的年费。
AMR Research的高级副总裁吉姆·谢泼德(Jim Shepherd)说，维修协议对许多企业来说是一个巨大的痛点。他说:“比起维护费，人们更倾向于关注许可费。”“在软件的整个生命周期中，他们花在维护上的钱要比他们花在许可价格上的钱多得多。”
他们也可能会得到比他们少讨价还价。“在某些情况下，企业支付的维护让产品的改进，才发现他们要被重新包装成新的产品供应商想卖他们的增强，”谢泼德说。
Muscarella建议公司协商使用同一产品的重新包装或重新销售版本的权利，这样他们就不必再为稍微不同的软件付费了。
作业:预期改变在今天的经济客户中，唯一不变的是变化。公司被收购和被收购;他们缩小部门和分拆子公司;他们收缩或扩展到新的市场。不要假设您的许可协议足够灵活，能够经受住所有的变化。
罗森伯格说:“我们最近与一家大型美国媒体公司合作，该公司决定将其北美在线出版部门扩展到欧洲和亚洲。”“没有合并或收购。该公司曾认为，甲骨文的无限许可协议意味着，该公司的任何使用都可以得到保障。但是，条款和条件将甲骨文产品的使用范围限制在北美。”
解决方案?该公司修改了许可协议，增加了新的地区，并允许在特定时间段内指定最多10个新地区。