第4章:规划治理

以前的 123.4 第3页 下一个

当涉及到治理时，特别重要的是记住“一种规模不能适用于所有”的指导原则。使用图4 - 1帮助规划围绕治理计划的原则和沟通。

图4 - 1

基于站点范围的治理

政策和标准

策略定义SharePoint使用的规则;标准描述最佳实践。从治理的角度来看，策略通常是由法定、法规或组织需求驱动的。期望用户在没有偏差的情况下满足策略。如果您的组织受到监管，请确保您能够实际执行您的策略，因为如果没有这样做，您可能会被视为不合规。建立标准通常是为了鼓励一致的实践。用户可以采用对他们有效的标准中的某些元素，而不实现其他元素。

当应用到文件名主题时，策略可能声明“文件名中不包含日期或版本号”，而标准可能声明“文件名应该是局部的和描述性的”。在另一个示例中，该策略可能声明“所有SharePoint站点都有一个主要和次要联系人负责站点及其内容”，而标准可能声明“站点联系人在站点主页和站点目录中列出”。

每个组织都有自己的一套政策和标准。一般的主题应该包括内容监督、站点设计、品牌和用户体验、站点管理、后端系统(硬件、软件和数据库管理)和安全性。确保你的内容是相关的

• 验证您的SharePoint策略和标准是否与更广泛的组织策略冲突。

• 发布用户可以轻松找到并遵循的策略和标准。有些策略可能需要发布到“所有读者”，而其他策略可能需要得到保护，以保护应用程序的完整性。

• 定期回顾和修订政策和标准，以使它们与组织的需要保持一致。

接下来的部分将描述您可能希望为您的组织考虑的一些特定的策略和标准示例。这不是一个详尽的列表，但是包含了一些需要考虑的可重用思想。

内容策略和标准

考虑下面的示例内容策略和标准，每个策略和标准将在本节中详细讨论:

• 发布内容到现有的页面或站点

• 将内容发布到主页

• 内容审核与评审

• 记录保留

发布内容到现有的页面或站点

您肯定需要一个策略或标准来确保启用了“文档的一个副本”指导原则。看看侧边栏的内容贡献和所有权，这是一个很好的策略来引导用户只发布他们“拥有的”内容。此外，考虑为这些其他内容主题创建策略:

• 内容发布周期。创建一个策略，当内容“发布”到官方的SharePoint存储库时，提醒用户删除其原始来源或协作环境中的内容(或者使用自动内容处理策略，以确保这种情况经常发生)。

• 内容编辑。因为某个网站上的内容贡献者可能会链接到他们不拥有的网站上的内容，所以有一个标准提醒用户“在适当的地方编辑文档”以防止链接中断是很重要的。

• 内容格式和名称。确定您是否需要针对解决方案中存储某些类型内容的位置的策略，以及是否需要文件命名标准。考虑一个策略来定义什么类型的内容属于SharePoint解决方案，以及什么类型的内容属于其他位置。考虑到SharePoint中丰富的搜索功能，除了鼓励用户选择能够帮助其他人识别文件内容的名称外，并不总是需要为文件名定义严格的标准。

• 内容包含链接。明确定义谁负责确保内容或网站上的链接不被“破坏”。

---

示例策略:内容贡献和所有权-

网站赞助商有责任确保张贴在其页面上的内容是准确和相关的，并遵守记录保留政策。

只在你自己的合作网站或我的网站上发布内容。根据所有权，这意味着文档是由您部门中的某个人创建的，并且您的部门致力于在整个生命周期中维护该内容。如果文档不属于您的部门，但是您的站点上需要访问该文档，请所有者将其发布，然后在您的站点上创建一个链接。

不要发布我们不拥有电子发布的合法权利的内容，包括。pdf或期刊文章的扫描图像或其他我们组织没有在线发布权利的文件来源。可以在内容所有者的网站上创建到该内容的链接。

---

将内容发布到主页

您肯定需要考虑创建一个特定的策略，用于将内容发布到门户解决方案的主页。主页上的大部分内容应该被仔细控制，特别是对于您的内部网。毕竟，你有机会给人留下第一印象，而你的主页就是用户留下第一印象的地方!在企业内部网中，主页可能成为几个业务单位之间争夺“房地产”的战场，通常是企业通信、营销和人力资源部门。即使您的“解决方案”是一个项目团队站点，您也需要仔细考虑如何在站点的主页上显示信息，以及允许谁在这个关键位置创建和放置内容。一些组织通过将页面的区域(“社区”)分配给特定的部门来解决主页空间的争夺。其他人将主要所有权分配给一个特定的部门(通常是负责内部通信的部门)，但是如果存在关于内容的分歧，则使用门户管理委员会或指导委员会来进行监督和升级。

内容审核与评审

考虑一个策略来定义您将对每种类型的内容或站点进行检查的频率和类型。所有发布到企业范围站点的内容都应该由内容管理流程进行管理，以确保内容是准确的、相关的和最新的，但即使是私有团队站点也应该有内容管理策略。对于大多数网站，最大的内容审查周期应该不超过12个月从内容张贴的日期。确认您的审查周期符合任何法规或法定要求。

记录保留

确保您定义了清晰的策略，关于您的记录保留策略将如何在您的解决方案中实现，以及内容所有者必须将内容识别为记录并将适当的记录保留代码关联到给定的内容项的职责。

设计策略和标准

考虑为以下每个设计元素创建策略和标准:

• 创建新的子站

• 页面布局和组织

• 内容类型和元数据

• 内容特定的方针和政策

• 安全

• 品牌

创建新的子站

如果个别的“最终用户”站点所有者拥有允许他们为自己控制的站点创建自己的信息架构的权限，那么提供一些指导来帮助他们理解在信息层次结构中创建节点的最佳实践是很重要的。例如

• 内容所有权。如果某个特定的业务组是要发布在页面或站点上的所有内容的主要所有者，那么为该业务组创建一个单独的子站点(“节点”)可能是有意义的。

• 安全。如果一组重要的内容高度敏感，则创建一个单独的子站点、工作区或节点，以便更容易地控制该内容的安全设置。

• 数据库管理。如果需要备份、恢复或以其他方式管理单个组中的内容，为该内容提供惟一的子站点或页面将使这些过程更容易管理。

• 导航。最小化信息体系结构中的嵌套级别。一个好的做法是将层次结构中的级别数量控制在3个以内，这样用户就不必不断地“点击”来获取关键内容。如果由于上述任何其他原因而不需要体系结构中的新节点，那么就不要创建它。

页面布局和组织

没有什么比杂乱无序的Web部件的随机集合更让一个网站混乱的了。任何拥有页面设计权限的人都需要记住以最终用户为中心的指导原则，但是这些页面设计师也应该熟悉一般的设计可用性最佳实践。可用性专家Jakob Nielsen发布了一份双周刊的时事通讯，为网页设计师提供了极好的建议、最佳实践和技巧。您可以在您的电子邮件收件箱直接注册获得您的副本http://www.useit.com/栏。推荐的页面设计最佳实践包括

• 一致性。为每个站点的所有页面建立一个标准设计，以确保用户导航时不会因页面布局的改变而感到惊讶。

• 速度。确保用户能够尽快获得重要信息。

• 滚动。页面布局是否要求用户向上或向下或从左到右滚动以查找重要信息?设计一个适合组织标准屏幕大小的页面，然后确保用户不必滚动查找页面上最重要的信息或Web部件。绝不允许在关键信息时滚动屏幕。

• 重要内容在左上角。把最重要的内容放在页面的左上角。这是读者在到达页面时视觉上“着陆”的地方。如果最重要的信息在这个位置，比隐藏在页面的其他地方更容易抓住用户的注意力。

内容类型和元数据

内容类型是定义特定类型信息(如项目计划或财务报告)的设置集合，可以为整个企业、整个站点集合定义，也可以为特定页面或站点“本地”定义。网站列是特定类型内容的“属性”。列是内容类型的属性或属性的一部分。还可以在整个解决方案中定义站点列，或者为单个站点或站点集合定义站点列。在SharePoint 2010中，内容类型和站点列都是“元数据”。许多站点列(元数据)的值是特定于特定站点的。定义好的元数据结构的最佳实践和概念在第5章“规划您的信息架构”中介绍。您的治理计划需要包括解决方案中使用的内容类型和站点列的标准和策略，以及用户如何请求创建新的企业内容类型或站点列的策略。

社会标签和评级

社交反馈，即用户添加的标签和评级内容，是SharePoint 2010的新特性。这些功能允许用户参与并与SharePoint解决方案交互，并通过允许个人使用他们认为有个人意义的附加标签来补充正式分类，从而提高内容的“可查找性”。社交标签指的是用户添加到内容中的元数据，以帮助定义内容是什么、包含什么或做什么。您的治理策略应该包括您希望用户如何参与社会标签的指导方针，并为您的组织提供有意义的标签的指导方针和示例。你还应该确保用户明白社会标签使用搜索索引提供安全内容存储在SharePoint修剪,这意味着用户可以标记机密文件,但这些标记是不可见的人没有读访问文档。

如果你选择激活SharePoint 2010的评分功能，用户可以选择在0到5星的范围内“评分”文档(和页面)。您的治理计划应该记录您打算如何在您的组织中使用评级——例如，您是否要求用户评估他们是否认为内容写得很好，或者是否认为它有用?2009年10月的一篇文章华尔街日报》^3.引用一项统计数据表明，当消费者在网上评论产品时，他们倾向于给产品留下正面评价:商品在网上的平均评价是4.3星(满分5星)。如果您希望在您的组织中对内容进行有意义的评级，您将需要定义您的期望，并向用户明确将如何使用评级。显然，如果所有评级都是正面的，就很难找到价值。一些组织试图识别一流的例子作为最佳实践，但是在没有专门资源的情况下，这是一个非常困难的过程。允许用户根据他们认为合适的方式对内容进行评级可能有助于确定潜在的最佳实践，但是您需要小心地假设低评级的内容一定是“坏”的。

内容特定的方针和政策