谷歌电子表格将会让你大吃一惊

谷歌电子表格是一个免费的、基于web的电子表格工具从谷歌,一个令人惊叹的好工作作为一个基本的数字计算机而,,价格是正确的。谷歌开始接受注册参与有限的公共测试本周早些时候,你可以注册并自己试试。

我不希望看到高端电子表格功能。没有数据透视表,没有规划,除了排序,你不能做太多的文本。但是有很多比你期望更多的功能。谷歌电子表格的用户界面、功能支持协作特性和性能都是优势。

文件在哪里

您创建或导入与谷歌电子表格文件默认自动保存到Google的服务器,尽管它很容易删除它们。数据文件是不加密的,至少应该给一些用户暂停。Google提供加密和它的一些其他用户和数据服务,所以也许以后此功能将被添加。但即使谷歌最终报价表加密时,任何概念的敏感数据保存到其他公司的服务器通过互联网很少是一个明智之举。(这个问题可能被抵消如果谷歌提供了一个企业的产品,在企业内部网)。

你可以使用谷歌电子表格与预先存在的工作表(本机Microsoft Office Excel xls或逗号分隔值. csv文件),将其上传到谷歌电子表格。你也可以谷歌电子表格的工作表保存到你的硬盘,将它转换成一个xls或. csv文件。准备好失去一些格式,如行高和列宽,当储蓄xls格式。您还可以创建一个HTML文件的工作表为只读文件。

每次你做出改变,谷歌服务器自动更新工作表。虽然我没有经历过严重的滞后,和你获得撤销和重做按钮在界面,这个常数储蓄意味着你不能做一系列的改变,然后保存文件在一个特定的状态。每次你做出改变,你的表格保存,所以“等等,等等,等等,我想回到过去的版本好!”不是一个选择。

经常使用谷歌电子表格可能倾向于让电子表格更小。默认情况下,新工作表大小在100行20列,插入大量的行或列很麻烦。尽管谷歌电子表格可以导入现有的工作表行,有限制。你可以处理高达100电子表格,每20个工作表选项卡,50000个细胞,256列或10000行,根据谷歌。如果任何工作表超过任何这些条件,你无法将数据添加到电子表格。xls和. csv文件不能超过400 kb。

格式选项卡

谷歌电子表格的界面是干净和简单。标准的下拉菜单,图标和按钮处理许多常见任务。按钮控制格式的选择,如两个或没有小数点之间切换,使用美元或百分号,调整文本和插入行和列。

主界面分为三个标签、格式、排序和公式。格式选项卡,你可能会花你的时间。我喜欢和命名约定的反馈给用户界面元素,特别是在格式选项卡。例如,当您选择一个单元格范围,按下删除菜单按钮,用户友好的在线电子表格工具给你,全英文选项提供反馈关于你选择的范围,如“删除行1 - 4,”“删除列G-H”或“明确的选择。”Likewise, select two cells and click the "Merge Across" button to merge the cells, or choose a merged range and click "Break Apart" to do the opposite, just as the button says. There are no cryptic icons to decipher.

格式很简单,直接和迅速。你可以在任何格式细胞七字体风格和11个字体大小;让他们粗体,斜体,下划线;一个细胞内和文字换行。你可以选择在40文本和背景颜色,虽然没有提供类似于Microsoft Office Excel的自定义颜色。

在很多地方,谷歌电子表格提供良好的反馈。当您选择一个范围,程序最初的背景是蓝色细胞范围。当您执行一个操作的范围,如复制,它暂时改变了背景光红色让你知道它承认和执行你的命令。

有一些令人失望的遗漏。例如,你可以改变细胞的宽度和高度通过拖动单元边界,但你不能双击行/列的边界自动调整尺寸宽或最高进入选中的行或列。你也不能控制小数点的数字统一在一个工作表。谷歌电子表格让你在这些设置数字格式:显示所有小数点右边的数字,显示两个数字,或者不显示小数点。

排序选项卡

第二个选项卡,排序,正是你所期望的。进行一系列的细胞,突出,点击相应的按钮,你就完成了。

排序功能可以让你冻结五行。你可以继续行标题在视图滚动或排除他们从被包含在操作时选择整行。谷歌电子表格的一个缺点是你不能冻结列以类似的方式。

按升序或降序排序可能只在一个列;你不能对列进行排序,在列b。同样的,你不能按自定义排序顺序,如自定义区域或部门的名单,你可以在Excel中。

然而,对于日常管理列表,谷歌电子表格的分类特性是非常有用的。

公式选项卡

你会发现所有必要的命令选项卡上执行计算公式。有简单的常用的快捷键功能。例如,您可以选择一个范围的细胞和点击文字链接和直接谷歌电子表格插入SUM-based公式下一行的范围。数的在线电子表格工具还提供了捷径,平均、最小、最大和产品。

支持大多数Excel的功能。插入一个函数,你点击文本链接打开一个弹出列表的功能组织的类型。兼容功能广泛的列表(我数233),但这一数字也欺骗,因为它是不完整的。例如,Excel“小时”函数来提取小时从一个时间字段。尽管谷歌电子表格不列表功能,它支持它。同样现在函数不是上市但也工作。如果你随便评价谷歌电子表格,你可能会错误地认为这是不如它是强大的。

组合公式的最大问题是没有帮助的在线电子表格的功能。,例如,当你选择净现值的计算净现值函数列表,你自己搞清楚的参数。谷歌电子表格插入= NPV (args),“参数”代表参数。但是你的选择是什么?这不是显而易见的。我的建议:保持一个函数参数列表方便或者Excel的书。谷歌电子表格在第一个测试版缺乏在线帮助功能。希望这将弥补在以后的版本。

该程序也不显示细胞范围时,它可能。当你点击σ工具栏按钮在Excel中,它确实很好地找出你想总细胞范围。谷歌电子表格缺乏类似的能力。你必须先选择您想要添加的范围,这一目的。此外,当建立一个求和公式,它方便使用箭头键选择细胞和填充公式。谷歌电子表格不支持,;你必须输入所有单元格地址直接或用鼠标粘贴在你的细胞的地址。

在Excel中,数组公式让你执行复杂的计算,由另一个获得总额乘以一个数组——比如一个列的价格列的数量,一举而不是创建单独的公式。谷歌的在线电子表格产品不支持数组公式。但它变得更糟。当你使用谷歌电子表格打开Excel电子表格,其中包含一个数组公式,谷歌只是剔除公式并显示结果。看哪,没有公式!这是危险的,因为你可能没有意识到的公式,和谷歌电子表格给你没有警告。

从好的方面说,谷歌电子表格公式工具突出循环引用。因此,如果单元格A1是指细胞B1,反过来依赖于单元格A1,没有办法解决这个“循环逻辑。”谷歌电子表格and Excel both wisely point out the problem.

合作

尽管共享工作表目前仅限于发送邀请邮件谷歌Gmail账户持有人,神奇地简单。你邀请的人通过电子邮件查看或编辑工作表。受邀者使用视图权限点击链接在电子邮件消息负载工作表,他们就可以查看实时的变化。一个即时通讯聊天窗口还会自动弹出,让你交换评论工作。

如果你发送一个同事的邀请编辑权限,您可以编辑文档的同时,创造了一个非常有用的和简单的协作过程。唯一的限制是没有内置的手机功能的IM客户端,所以你必须使用另一种手段(例如电话或Skype)像你编辑的口头交流。

印刷

打印时,您必须使用“HTML”选项从文件菜单中,产生一个HTML的你的工作。然后使用你的浏览器的打印功能打印页面呈现。程序支持Internet Explorer 6和Firefox 1.07及以上为Windows, mac和Linux。(在我的测试中,Google电子表格在IE7 Beta 2也工作得很好。)打印功能需要在浏览器中启用JavaScript功能。

没有shrink-to-fit选择谷歌电子表格。你甚至不能使用Firefox或者IE7的shrink-to-fit-printing特性,因为谷歌电子表格不允许你设置分页符;它坚持设置那些破发点。站在第一个测试版,印刷是谷歌电子表格的弱点。

键盘命令

一些Excel键盘命令相同的方式在谷歌电子表格工作,虽然他们没有记录。例如,Ctrl + D副本第一个单元格的值选择范围在其他细胞。不幸的是,最聪明的特性之一在Excel中不能使用谷歌电子表格。Excel可以满足一系列的细胞自动增量的值的一种常见方法——例如,6/10/2006,6/11/2006 6/12/2006。如果你显示两个细胞之间Excel最初的进展,然后拖动鼠标来延长细胞范围,它会自动填充所有的细胞在连续日期升序排序。谷歌电子表格不提供这个特性。

一些键盘快捷键从Excel工作而其他人没有。双击或按F2执行编辑- sensing,例如,工作。但是我发现这恼人的Ctrl + C为粘贴复制和Ctrl + V -非常常见的Windows键盘命令不起作用。你不得不使用程序的复制和粘贴按钮。

一些其他类型的基本用户界面特性。您可以添加多个工作表标签和重命名它们,但你不能改变它们的顺序。这是比需要功能更不便或烦恼。

底线

为了使操作简单,谷歌电子表格已经省略了一些Excel高级用户可能希望的功能。例如,没有找到命令。还缺少拼写检查,条件格式,页眉和页脚,命名范围、隐藏的行和列,细胞保护范围(只限制进入某些细胞),边界,阴影,宏,团体和概述,寻求目标,评论,细胞中的超链接的自动格式化,数据过滤和缩放。

尽管其β称号,谷歌电子表格的速度是惊人的。我没有明显的延迟当输入数据到一个工作表,和重新计算formula-laden工作表只有轻微的延迟。

谷歌电子表格不是一个Excel杀手——但没有人预期。如果你是一个金融分析师负责巩固巨额预算表格,你不会采用谷歌电子表格。需要一个图吗?坚持Excel。同样的图形(如WordArt)或数据透视表。

对于简单的数学或管理短列表,这是一个非常好,易于使用的工具。它干净的用户界面,简单的设计,灵活的性能和用户友好的菜单都是优点。缺乏帮助写公式,如果这不是弥补,然而,是一个严重的遗漏。

这个项目并不像另一个一样富有,自由选择OpenOffice.org——但其协作特性可能会赢得你。总之,谷歌电子表格提供了一个基于web的电子表格的惊人的效用。这不是一个真正的替代日常Excel用户,但是对于偶尔使用当数据不敏感,它值得考虑。

理查德Ericson办公室信的贡献者之一,每周的电子邮件时事通讯覆盖Microsoft Office。

这个故事,“Google电子表格将会让你大吃一惊”最初发表的《计算机世界》 。