自从谷歌文档正式退出测试版2009年7月7日，基于web的办公应用套件已经稳步地经历了一系列的变化和调整。
谷歌他们倾向于在不为人注意的情况下在自己的在线应用程序中添加新东西，而不是真正地大肆宣传它们——除非你习惯查看谷歌Docs博客。而且事情似乎正在悄然升级。这并不奇怪，考虑到谷歌+有限推出，该公司的新的社交网站，它看起来像它在与谷歌的其它在线应用程序被大量相关的方式。
我在日常工作中经常使用谷歌Docs已经近两年了。事实上，我现在用它来写我所有的作业(包括你现在正在读的单词)和维护一些电子表格。我不记得上次触摸桌面办公套件中的应用程序是什么时候了，例如微软办公软件或OpenOffice.org。
考虑到这一点，我查看了谷歌文档，目的是研究一些新特性，考虑它们的有用程度，并查看哪些方面可以改进。
谷歌文档是如何工作的
谷歌Docs是一套基于web的办公应用程序:文档(文字处理程序)、绘图(绘图编辑器)、演示(幻灯片制作器)、电子表格(当然是电子表格程序)和表单(一个非常简单的轮询应用程序)。
你使用这些应用程序（或转换到文档格式）创建的任何文件或图纸存储在谷歌的谷歌的用户帐户下的服务器;根据谷歌文档帮助页面，有多少文件，你可以谷歌文档本身的工作（虽然有一些文件大小限制），没有任何限制。您也可以存储多达1GB的未转换的文件是免费的。有趣的是，你可以实际上传的大小最大为10GB的文件 - 还有，让你购买更多的空间，几个存储计划。
需要互联网连接
有一个事实需要记住:所有与谷歌文档相关的东西都可以在网上运行。在我使用谷歌网络办公套件的过程中，我发现网络连接的可靠性是最重要的因素——例如，如果连接突然中断，文档可能会冻结。幸运的是，谷歌Docs会持续自动地保存您的文件，所以如果确实出现了问题，您不太可能丢失任何工作。
使用谷歌提供通过脱机的功能谷歌齿轮但2010年5月，微软删除了这一功能，称这样做是为了改进这一功能HTML5不过还没有宣布何时会实现。应用程序的基本代码将存储在本地的Web浏览器中，并在计算机下一次上线时进行更新。
从家里
主屏幕是谷歌文档的起点。你用它的各种应用程序创建的文档和绘图，以及你上传的文件存储，都列在这里。
为您的文档和媒体这个中心命令分三路进行布局。中间栏列出您的文档和媒体文件。点击一个文件名，和谷歌文件启动一个新的浏览器选项卡，打开该文件。您还可以查看未转换的图像文件，你已经存储在谷歌文档帐户：只需点击它的文件名和一个显示窗口弹开。您还可以观看视频短片，你已经上传。
左栏允许您通过您是否出演他们筛选文件（它们标记为比别人更高的优先级）或所有权（这是基于谁最初创建的文件中确定的 - 你或其他人）。您也可以访问那些已放置在垃圾桶里。此列还列出了“收藏品”。
集合是谷歌Doc的术语，指的是将选择要分组的文件放入其中的文件夹。例如，您可以将所有与发票相关的文档和电子表格放入一个名为“Invoice”的集合中。You can also create collections within collections -- so that within the Invoice collection you can have another named, say, "Paid."
要创建一个新的收藏，只需点击“新建”按钮，并将其命名。然后，您可以检查出要投入到这个集合中的文件，并点击链接组织在右列。（当你点击“组织”，这将是方便，如果你也可以在该窗口中创建一个新的集合，而不必回到左侧立柱做到这一点。），你可以从中间也只需拖放文件名列在左边的集合名称。
右列显示在中间列中选择的文档、图像或视频剪辑的缩略图。关于文件的详细信息列在缩略图下面，包括描述(您可以添加和/或编辑)，它属于哪个集合，它的修订历史和它的共享设置。
共享文档
每个文档都可以与其他用户共享。您可以通过输入他们的电子邮件地址或从您的谷歌用户帐户的联系人列表中选择他们与一个列表的人分享;您还可以将文档公开，或者让拥有其URL的任何人访问。与您私下共享文档的人可以就该文档与您协作(或者您可以直接授予他们查看权限)。
您还可以从已打开的文档中或从谷歌Docs主页以文件附件的形式通过电子邮件发送文档。这很方便，但如果你能同时将多个文档附加到一个电子邮件消息，那就更好了。
修订历史
修订历史记录工具是谷歌文档中最酷的功能之一。它会显示文档以前版本的列表。单击此列表中的日期，主工作区域将显示标有更改内容的文档(例如，在文本文档中，新添加的文本被标记为绿色，而删除的文本被标记为删除)。
当有两个人或更多的人参与其中(每个修订的作者都会被记录下来)，或者即使你是一个人工作，需要把你删除的东西放回去，这对于跟踪文档的进度是非常有用的。
印刷
从谷歌文档打印可以是一个相当复杂的过程。如果你在Internet Explorer或Firefox使用谷歌文档，当你点击“打印”，您的文档实际上是转换为PDF格式供您下载和单独打印。
如果你使用谷歌文档与谷歌自己的Chrome网络浏览器的体验更加实用。在浏览器的版本13，开始当你点击“打印”，打印预览页面在Chrome浏览器选项卡，并显示您的文档将是什么样子，你提交到硬拷贝之前打开。（镀铬的前一个版本只带来了您的打印驱动程序。）沿左侧A柱让您从连接到计算机的打印机列表中进行选择，复制和具体的页数打印，布局（纵向或横向）以及是否使用颜色。显然，这是一个巨大的进步，但是这更好的打印系统需要提供给所有主要浏览器的用户。
该谷歌文档应用程序
在过去的一年里，所有的应用程序都进行了相当大的升级，增加了新功能，改进了旧功能。
文件
文字处理文档最初是一种名为Writely的在线文本编辑器(在被谷歌收购之前)，具有非常基本的功能。它已经发展成为一个几乎完全成熟的应用程序，可以与独立的桌面文字处理程序相媲美。
该应用程序提供了许多格式设置功能 - 字体，字型大小，行距，段落样式和列表样式 - 包括在文字处理器，如Microsoft Word。现在，您可以插入各种元素融入到您的文档，如页眉，页脚，表格和数学公式。您也可以从电脑上传它们添加图片。
谷歌文档改进了导入和转换文档到自己格式的能力——它可以接受微软的格式字、OpenOffice、富文本(RTF)、HTML或纯文本(.txt)文档。例如，包含许多风格元素(包括突出显示)的导入的Word文档保留了它的所有元素。唯一的例外是跟踪的更改，它没有转换到谷歌文档;这并不出人意料，因为谷歌的修订历史特性跟踪变化的方式与大多数文字处理器不同。
在等式的另一边，您可以将文档导出为纯文本，RTF，ODT，Word或HTML文件。
你可以上传扫描文本的pdf或图片(JPG, GIF或PNG格式)，谷歌文档将使用OCR引擎将其转换为可编辑的文档文件。只要PDF或源图像文件中的文本是清晰易读的，这种方法的效果就非常好。
另一个精巧的工具将文档转换为另一种语言(您可以从50多种语言中选择)，并将翻译后的版本作为谷歌文档文件存储在您的个人存储空间中。您的原始文档保持不变。
文档使用实时拼写检查;拼错的单词用红虚线划线。右键单击有问题的单词会出现一个菜单，您可以在其中选择正确的拼写。
最近一项受欢迎的新功能是分页，它允许您将文档作为单独的页面而不是单个文本块来查看。但是，在编辑文档时仍然无法在文档中插入(或格式化)页码。相反，当你要打印你的文档时，你可以设置谷歌Docs在每一页的左上、中上、右上、左下、中下或右下打印页码。
电子表格
谷歌的电子表格是基本的电子表格程序，如一个在OpenOffice.org或更早版本的Excel相提并论。它包括数百种下的工程，金融，逻辑，数学，统计等类别列出的功能。
整个2010年，谷歌的开发者文档添加一些调整，包括新的功能，如数据过滤和显著工具：透视表。后者可帮助您快速拔出范围和数据的标签，并立即生成重新计算表（实际上是一个更小的电子表格从主电子表格中剥离出来）。我发现得心应手用于展示和重新计算数据的不同方法进行实验，而无需改变原有的电子表格本身透视表。
电子表格可以根据你的数据生成图表。有相当数量的用于创建线、列、条、散点、饼图和其他类型图表的预置，但没有OpenOffice.org或最新版本的Excel中那么多种类。关于图表编辑器，我喜欢的一个有用的方面是，每个图表示例都有一个描述，简要说明需要如何格式化数据来创建图形。
电子表格导入各种格式，包括XLS和XLSX (Excel)、ODS (OpenOffice.org)、CSV、TXT、TSV(选项卡分隔值)和TAB。我发现一些OpenOffice.org电子表格文件无法正确导入——例如，单元格的背景颜色被删除了。一些用于计算从电子表格中多个表格中获取的数据的公式将不再工作。我必须手动调整这些公式，以便应用程序能够正确识别它们。电子表格更好地处理了Excel文件的转换，考虑到OpenOffice.org使用的是开放文件格式，这似乎有些奇怪。
电子表格的每一个片被表示为沿该应用程序的底部的标签。因为它是一个在线应用程序，通过在电子表格中多张翻转 - 特别是如果你有大量的数据 - 是不是一个活泼的经验，并且可能需要每个页面一两秒钟加载。
如果你在电子表格上没有足够的行数，你可以向下滚动到一个“添加”按钮和一个设置在工作表左下方的填充框:输入一个数字，点击这个按钮，你的电子表格将会增加那么多行数。不幸的是，没有类似的方便按钮来快速地在多个数量中添加更多的列。否则，要插入多个行或列，需要突出显示若干行或列，然后右击以添加这些行或列。
与绘图和演示应用程序不同，电子表格不提供放大或缩小电子表格的功能(文档也缺乏这种功能)。如果你正在处理一个大型电子表格——无论是设计还是填写——这就会是个问题，因为除非浏览器提供了这种功能，否则你无法缩小屏幕以看到整个画面。
您可以下载各种格式的电子表格，包括XLS (Excel)、ODS (OpenOffice.org)、PDF、CSV、HTML或TXT。
演讲
演示本质上是一个简化的幻灯片显示构建器。它主要用于在商业或学术演讲中组装线性序列的幻灯片，但如果你有技巧(和决心)，也可以使用它来构建逐帧动画。
你让通过插入图形元素，如文本和表格的单独的幻灯片 - 或者从本地计算机，一个Picasa相册或谷歌图片搜索导入图像 - 到一个空白页。然后，您可以拖放和调整这些元素来适应你希望它们出现在幻灯片的方式。
点击左上角的工作区中的应用程序或右键点击添加，删除和重新排列幻灯片的播放顺序的工具栏按钮。您也可以拖放沿着工作区域的左侧运行做到这一点的缩略图。