项目的复杂度繁殖和生长,让他们在速度和预算变得更具挑战性。IT人员发现项目管理工具可以帮助,但他们不是万灵药。
在毕马威国际最近进行的一项调查中,81%的公司报道的数量的增加新的IT项目在过去的12个月里,和88%的增加项目的复杂性。总项目预算上升了79%的600个组织毕马威全球调查。
阅读问答与马丁•韦伯经理数据网络操作、劳动和公民服务,省不列颠哥伦比亚省加拿大,他谈到使用微软项目只。
与此同时,公司浪费他们的IT项目的潜在益处,因为他们没能很好地管理项目在其生命周期,毕马威(KPMG)说。近一半的受访者至少经历过一个项目失败在过去12个月里,和86%的损失高达25%的目标效益的项目组合。
精明的商店正在这些与项目和投资组合管理软件来帮助跟踪时间表,技能可用性、预算和里程碑。套房通常包括项目管道分析等功能;资源管理;文档和合同管理;规划和评估能力;和工作流支持和建模。以it为中心的货物可从项目管理专家如业务引擎,Planview和白桃花心木系统;平台厂商如CA、Compuware、IBM和微软;软件和ERP厂商如劳森,Oracle和SAP。
项目管理软件”,我们已经能够更好、更有效地预测,因为我们有一个计划的看法,每个人都是什么项目,”布莱恩Abeyta说,第二次在IT项目管理办公室副总裁Aflac。哥伦布,Ga。,保险公司一直在使用白桃花心木的软件已经五年了。
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作为一个长期用户,Alfac可以获得的好处有以往的项目经验记录在中央平台。“我们的许多项目在本质上是类似的,所以我们可以回头看看一个项目和识别领域,我们可以改进,开发部分或一个计划的一个项目,例如,“Abeyta说。“我们看历史项目改进的机会。”
另一个关键好处是为高级管理人员提供一个统一的视图的能力正在进行的项目。“我们已经走了很长的路在能够提供仪表板报表管理、“Abeyta说。过去,高管的项目只有一个不同的视图。Aflac已经在越来越多的IT计划,这一观点是至关重要的,他说。
是什么来的
项目管理软件提供了一个一致的框架,行业标准工具集和“如果”的分析能力,说阿伦•DeSouza首席信息安全官在特洛伊Inergy汽车系统,密歇根州。”对于复杂的项目,有很多可重用的组件,它可以是一个宝贵的工具,计划准确。”
专门的工具可以帮助项目经理认为通过所需的活动和可以公开关键细节和依赖关系,可能被忽视,Chris Holbert说首席运营官和首席信息官发射台通信在洛杉矶。
“几乎总是,计划需要调整,如果没有一个工具来帮助理解调整一个组件的完整含义,很难确定对项目的影响,“同意马丁•韦伯数据网络运营经理劳动和在加拿大的不列颠哥伦比亚省省公民服务。
Inergy、发射台、劳动和公民的服务都使用微软的工具。加拿大机构使用微软项目,项目组合管理工具在微软办公套件。
发射台,使用微软项目,项目涉及多个团队或部门或将消耗40多名全职雇员小时,Holbert说。Inergy使用微软项目SharePoint为中等复杂项目门户服务器。低,低成本项目,Microsoft Excel是充分的,DeSouza说。“使用微软项目将采取太多的额外的时间。”
确定哪些项目应通过专门的工具管理是项目管理的艺术的一部分。
像Inergy,医疗设备提供商Exactech使用项目管理软件进行一些但不是全部的努力。公司使用微软项目复杂的ERP项目,例如,而不是网络管理。等任务升级Cisco路由器软件没有意义”,因为你会花更多的时间计划比实际做,”克雷格·布什说,网络管理员在盖恩斯维尔的Exactech,佛罗里达州。
打包工具适合更大的项目,需要一个明确的框架,但有些中小型项目的敏捷性,并创建一个障碍的副总裁James Kritcher说白色的电子设计。凤凰公司——另一个微软项目用户已经做了很多工作来改善其项目管理过程在过去的两年里,创建标准,指定不同程度的项目监督和治理项目取决于成本、复杂性、风险和持续时间,Kritcher说。
一个意想不到的回报是流线型的法规遵从性。使用一个公共平台,执行IT项目可以是一个奖金来审计,根据Kritcher。“项目管理软件可以提供一个过程框架,以确保项目评估,计划,执行和回顾了以一致的方式,”他说。拥有项目管理工具使外部审计过程走得顺畅的萨班斯-奥克斯利法案合规等举措,Kritcher说。
持续不断的努力
有一个项目管理套件并不能保证项目的成功。古老的谚语,“垃圾,垃圾,”应用,用户发出警告。
“如果你有一个可怜的项目管理过程首先,你只是自动化,有缺陷的过程。您还必须在防范引入太多的过程会导致员工的不满和灵活性的丧失生产结果,”Kritcher说。
很难知道的详细级别,包括项目计划,韦伯说。“太多的细节和管理项目可以比项目本身更努力。太少,关键方面可能错过了,”他说。
项目管理也是一个移动的目标,Holbert警告说。保持最初的计划准确需要积极管理和一个亲密的理解需要做的工作,他说。“大多数计划一开始很好,确保他们保持适当的路线图的整个生命周期(项目)的挑战,“Holbert说。
在人员方面,有危险,也成为过度依赖于项目管理软件。使用的工具是需要时间和精力,可以把注意力从人们和沟通,DeSouza说。“项目管理软件不是万能药,”他说。“适当的纪律,过程,实践和沟通更重要。”