企业搜索供应商提供电子邮件发现

推荐的RecordFile自动分类和文件电子邮件

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企业搜索供应商Recommind将在下周发布一款产品，该产品将对电子邮件中的大量非结构化数据进行分类。

企业搜索供应商Recommind是承担电子证据发现下周将会发布一款产品将大量的电子邮件中的非结构化数据．

该产品名为MindServer RecordFile，使用了recodmind的专利搜索算法，通过查看发件人和接收者的身份、主题行和电子邮件正文中的单词模式来识别每封电子邮件的内容。如果系统能够正确地识别电子邮件，它将把它放在一个适当的类别，以便以后很容易找到它。如果不清楚它属于哪个类别，产品会提示用户选择可以将电子邮件归档的类别。

如果在诉讼过程中需要一封电子邮件，系统会提供该邮件的历史记录，包括所有读过该邮件的人的姓名。

“它是可审计的，”recommmind的营销副总裁克雷格·卡朋特(Craig Carpenter)说。“你可以把这件事告上法庭，说这就是这条信息的真实情况。”

RecordFile的永久许可证费用为每个用户300美元，它被作为电子发现、遵从性、记录管理和信息生命周期管理的解决方案推向市场。特性包括与微软办公软件电子邮件在后端系统中存档后，还可以将其保存在Outlook文件夹中;此外，还可以进行异步归档，这样用户就不必等待每一项信息被分类。

卡彭特表示，RecordFile超越了存档产品，它提供了自动分类和文件夹系统，电子邮件可以被归入多个类别。

但梅萨比集团(Mesabi Group)的希尔(David Hill)说，虽然这款产品很全面，但似乎并没有提供其他产品没有的任何功能。

希尔在一封电子邮件中写道:“recommend似乎提供了一个非常全面的产品，所以300美元一个座位的价格可能是合理的。”“他们所做的事情的广度可能是独一无二的，但没有一个功能或功能是独一无二的。将产品归档并使用电子发现工具可以做非常类似的事情。”

电子发现的竞争对手包括Abrevity，Arkivio，快，Clearwell的系统索引引擎,Kazeon，Scentric，StoredIQ,Zantaz．

RecordFile并不是recommmind的第一个电子发现产品。今年1月，该供应商发布了MindServer搜索和分类平台的一个版本，使公司更容易保护诉讼中可能需要的电子文件。

据recommmind称，首家使用RecordFile的客户是澳大利亚和亚洲的商业律师事务所Mallesons Stephen Jaques，该公司使用该产品自动标记和归档1,000名律师和2,100名用户收发的所有邮件和附件。

另外六家大型律师事务所和企业也在试用该产品。国际律师事务所Bryan Cave LLP已经在有限的基础上准备使用RecordFile，但该事务所的约翰•阿尔伯(John Alber)说，还需要至少六个月的时间来制定如何对电子邮件进行分类的规则，并为该事务所的2,000名用户全面部署该软件。他在圣路易斯的办公室负责监督公司的信息服务和其他技术项目。

Bryan Cave最近收紧了记录保留政策，要求律师创建与客户相关业务的文件夹。问题仍然存在，一个律师可能创建一个关于某件事情的电子邮件文件夹，而另一个律师创建一个关于同一件事情的文件夹，但这两个文件夹是不关联的。

阿尔伯说:“我们的工作成果中有很大一部分是通过电子邮件，以电子邮件本身或电子邮件附件的形式存在的。”

阿尔伯说，布莱恩·凯夫找不到任何其他可以像RecordFile一样对电子邮件进行分类和归档的技术。他说，部署该产品将导致律师事务所内部的“文化转变”，因为该系统让律师和其他员工看到他们的同事是否履行了记录保留的要求。

阿尔伯说:“这是一种社会压力，要求你注意你收到和创造的记录。”