新的联邦准则可能导致缺乏强大电子邮件和电子记录保留政策的组织的大问题。
加州圣马特奥建筑公司Webcor Builders的首席信息官格雷格·戴维斯说:“这是有道理的。”“五年前，我们从不允许通过电子邮件改变订单、价格或范围;一切都签了字，发了传真，记录在纸上。但现在，我们所做的一切都是电子邮件。它是我们制作业务文档的主要工具。现在我们在这里做的90%的事情都是电子化的。”
全球律师事务所欧华律师事务所(DLA Piper)合伙人布朗宁•马瑞恩(Browning Marean)表示，这给IT行业带来了沉重的负担。“如果它是数字化的，并且是相关的，那么它就是可被发现的。所以这一切都必须被发现、保存和检查，”他说。“IT部门在这方面扮演着关键角色，因为它是信息的保管者——它知道信息存储在哪里、如何存储，而且它必须找到并呈现这些信息。”
新地基规则
2006年12月1日，《联邦民事诉讼规则》(FRCP)修正案生效，在美国法院系统中，ESI发现的责任得到了新的重视。新规则，管理在联邦法院提起的诉讼，特别概述了一个组织在电子发现中的权利和义务。《FRCP》修正案适用于所有公共或私人组织。
“随着FRCP的修正案，法院在说，‘我们知道有技术可以做这些事情。我们希望看到你采取一些合理的步骤，将流程和技术结合在一起进行电子发现。如果你做不到，我们真的会追究你的责任，’”弗雷斯特研究公司(Forrester Research)首席分析师巴里•墨菲(Barry Murphy)说。
他引用了最近的摩根斯坦利与罗纳德佩尔曼的案例，其中佩尔曼向投资公司带来了欺骗他相信阳光 - 哪些佩尔曼接受买断报价的股票 - 经济上成功。摩根士丹利遭到15.7亿美元的陪审团判决，主要讨论了公司的LAX E-Discovery程序。“法院说，这里没有辩解。在那里需要遵循规则，”他说。
简而言之，新规则要求反对派缔约方讨论诉讼申请的120天内的电子发现问题。这意味着每个派对的法律团队都需要掌握客户的IT基础设施;如何，何处和何处以及多长时间的数据;以及该公司如何计划提供可发现的信息。
这些规则还涉及了一个被称为诉讼暂缓令的法律概念:一旦有迹象表明一家公司有望成为诉讼的一方，甚至在提起诉讼之前，它就必须实施诉讼暂缓令。也就是说，它必须立即停止任何相关ESI的自动或定期清洗。它还必须能够通过审计追踪或类似手段证明，与诉讼相关的数据被保存了下来，没有被更改。
Husch & Eppenger纠纷解决实践部门合伙人阿瑟•史密斯(Arthur Smith)表示，有几家公司因为忘记关闭电子邮件系统的自动删除功能而陷入了严重的麻烦，从而丢失了可能相关的文件。这种相关信息的丢失被称为财产侵占。这不仅仅是保存文件的问题，还包括不更改保存文件，不更改文件创建日期或文档上的最后读取日期。这是一个高标准，”他说。
如果对方能证明诉讼判决没有得到适当执行，结果可能是毁灭性的。君士坦丁& Aborn咨询服务公司(Constantine & Aborn Advisory Services)诉讼风险管理主管理查德•戴维斯(Richard Davis)表示:“你直接要求赔偿，而陪审团永远不会考虑指控内容是否被披露的问题。”“这可能是最糟糕的情况。”
技术可以帮助
面对这些挑战，组织正在寻求技术来帮助他们搜索、筛选、保存和呈现可发现的ESI。除了传统的存储和文档管理供应商——例如,EMC那生命值那IBM.的FileNet师和赛门铁克- 众多专业公司，如Clearwell系统，索引发动机，Kazeon系统，推荐和侦察，正在提供电子发现设备。
然而，Forrester的墨菲表示，目前的产品前景非常混乱。“你可以从一个纯粹的公司获得诉讼保留功能，它的重点是给你框架和一些工作流技术来实际进行诉讼保留，或者你可以通过电子邮件存档供应商或记录管理供应商或你的存储供应商。这很快就会让人困惑，”他说。
这一点尤其正确，因为每个供应商通常只解决问题的一部分。许多电子邮件存档供应商提供了强大的、基于政策的数据管理工具，这些工具在提起诉讼时效果很好，但许多供应商没有提供强大的搜索或筛选工具。此外，搜索部分可能是一个很大的成本。
“我与一家在搜索和剔除电子发现的数据上花费了400万美元的组织，并且在甚至在一小时的律师时间花了，”康斯坦丁和亚舍恩的戴维斯说。
一些设备，例如Clearwell系统的智能平台，提供强大的搜索功能，但需要与电子邮件存档配对，以实现诉讼。设备可以搜索电子邮件存档或可以指向在线文件服务器，并且可以生成相关信息，剔除重复并简化过程。但是，一旦找到数据，它就可以归档来设置策略并强制执行诉讼。
其他产品，如Kazeon Systems的IS1200，提供有效的在线搜索，而不需要指向任何特定的数据存储。该设备对整个在线环境进行爬行，并生成可进行搜索、筛选和存储的ESI索引。一旦数据被标记为相关的，它也可以实现诉讼持有，这是一个主要的区别。然而，Kazeon的产品并不能有效地处理ESI离线存储。例如，如果相关数据存储在磁带上，则必须在索引磁带之前将其恢复到在线媒体，这可能会增加很大的成本。
研究离线数据是Index engine等公司的切入点。它的e-Discovery Platform设备直接连接到脱机磁带(使用各种备份产品存储)并对内容进行索引。组织机构可以识别哪些磁带需要保存，哪些不需要，而无需经历冗长而昂贵的磁带恢复过程。然而，索引引擎并没有提供一种实现诉讼持有的方法，需要一种独立的技术来处理这方面的问题。
其他供应商超出关键字，并提供上下文敏感的搜索。例如，关键字搜索“SEC”可能会返回与足球委员会有关的结果，这与待定诉讼没有任何关系。Appliance Maker建议执行上下文级搜索，从而在虚假点击时缩短。
“它捕获与概念相关的数据，而不仅仅是一个关键字，”DLA Piper的Marean说，他在他的法律实践中使用了推荐的Mindserver 5.0。“建议拯救了很多时间，金钱和努力。否则，您有律师手动制作这些连接，这变得昂贵。”
其他供应商，如recolnex，在安全竞技场并正在为电子发现市场发挥作用。Recox的iGuard设备监控器并捕获所有入站和出站流量。CSO在网络会议供应商WebEx通讯的兰迪Barr表示，他最初实施了该器具，以确保知识产权并未非法离开本公司。它对这个目的效果很好，但也有助于电子发现。
巴尔说:“当我们遇到诉讼时，Reconnex现在是我们的首选。”他指出，除了输入和输出流量的日志，Reconnex还有一个GUI，用户可以通过关键字在特定的个人或设备上进行搜索。他说:“它会把所有的信息连同电子邮件附件一起显示出来，而且没有任何修改。”“这是掌握诉讼范围的一种快速方法。”
福雷斯特公司的墨菲说，他的客户对这些新电器制造商的能力很感兴趣，尽管很少有人了解它们。相反，大多数公司将目光投向了他们当前的存储或内容管理供应商。Murphy说:“如果有人已经投资了IBM FileNet，他们会对FileNet记录爬虫之类的东西更感兴趣，它专门用于搜索FileNet。”然而，他指出，许多大型供应商还没有在他们的产品中构建关键功能，比如到处爬行。他说，这使得家电制造商容易受到EMC和IBM等大厂商的攻击，这些大厂商要么购买它们，要么复制它们产品的功能。
积极的政策
即使一家公司有用于搜索的工具，剔除和保留可发现信息，它也可以击中一个绊脚石，建立剧烈的电子记录管理政策。Marean说，至少有14,000条规则管理在美国的记录保留，大多数是根据金融服务或医疗保健的特定行业。雷竞技比分而且许多这些规则重叠。
WebEx的Barr知道令人沮丧。“有[欧洲联盟]指令，要求我们只要商业需要它，我们只需存储信息，”他说。“我们收集个人可识别的信息，以进行跟踪和计费，但[美国]还有另一种规定，这些规定只能为您保留这一信息，只为X时间。因此，我们有点挑战，让我们平衡这些挑战。雷竞技比分“
此外，当诉讼判决成立时，记录保留变得更加模糊。
“我们不知道如何制定政策和程序，”Webcor的戴维斯说。Webcor使用了赛门铁克的Enterprise Vault电子邮件和文件归档产品，以及其新的e-Discovery Accelerator搜索工具。“我们开始放缓，并继续增加政策，并根据我们的业务需求进行调整。令人惊讶的是，我们需要动用行政人员和律师来制定合理的做法、政策和程序。对于很多IT项目，我们不习惯这样做。我们购买软件，把它装进去，然后把它交给想要它的团体，他们就开始运作了。电子发现是另一种动物，”他说。
良好的主动政策是关键，尤其是数据毁坏的政策。ESI没有相关业务使用，不受诉讼的影响应该被销毁，或者它将成为“休眠责任”，康斯坦丁和雅纳的戴维斯说。“如果你保留你不需要的东西，你的记录保留政策说你可以摧毁，它只是坐在那里等待一些诉讼发生，”他说。“当它做的时候，它是可被发现的。这很巨大。”
Cummings是北坡群众的自由职业者。她可以达到jocummings@comcast.net。
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