在过去20年的大部分时间里，专家们都在报道微软Office和Exchange的竞争对手，这些与Windows一起成为世界最大软件公司基础的强大且利润丰厚的特许经营产品。大多数公司都没能生存下来，更别提繁荣了，但最新的谷歌网络挑战者似乎还有一些实力。
长期以来，Office在桌面办公套件和办公软件中占有超过90%的市场份额Exchange是默认选项对于那些建立电子邮件、协作和日历系统的公司来说，它们的发展速度已经超过了最初的群件巨头Lotus Notes。这些是现代企业的关键，我们中的许多人花在这些项目上的时间比我们和我们所爱的人在一起的时间还要多。我们知道它们的菜单、选项、快捷方式、缺点和偶尔的怪癖，我们要么为数百万行编程代码和工时带来的可用性感到高兴，要么为过度的无能、安全漏洞和专有锁感到绝望。
如果用户对Office和Exchange非常了解，cio和他们的团队也一样。这是昂贵的软件，每个新版本通常需要更昂贵的硬件。这些程序可能不是战略意义上的SAP是战略操作的企业的后台办公室，但他们无处不在，代表了一个尴尬的软件类别，得到注意的多嘴用户和固执的主管。正如谷歌英国和爱尔兰企业主管罗伯特•怀特塞德(Robert Whiteside)所言，Office是“关键的使命，不会给企业带来太多差异”。
当我们看到Lotus Notes和SmartSuite、WordPerfect Office和GroupWise、Corel和Novell等公司都没能推翻微软时，我们应该会更清楚这一点。谷歌应用程序。
为什么?首先，谷歌资金充足，市值超过1200亿美元。其次，谷歌的品牌目前拥有连微软都无法匹敌的光环。第三，因为商业计算似乎正在向基于云的模式靠拢，越来越多的应用程序驻留在web上，而用户界面是浏览器。第四，因为基于web的系统具有固有的优势，比如扩展成本、减少管理以及不需要企业服务器。第五点也是最有趣的一点是，谷歌已经开始提供证据，表明大型企业(包括英国企业)愿意上它的钩。
今年夏天的两笔交易引起了全世界的关注。首先,建筑和设施管理公司Taylor Woodrow自2007年11月开始试行后，已经为谷歌应用程序部署了大约1800个座位。
Taylor Woodrow的IT总监Rob Ramsay表示，该交易将“在我们使用电子邮件的方式上迈出一步”，通过为用户提供谷歌托管的服务，取代原先由Outlook前端支持的惠普OpenMail系统。
谷歌的一个关键机会是在遗留系统和流程已经走到尽头的时候介入，正如Ramsay所描述的那样，这是泰勒·伍德罗的情况。
他说:“由于流动性和可伸缩性有限，我们在电子邮件方面面临重大挑战，无法为新员工提供电子邮件。”
拉姆齐还指出，由于基于web的系统具有防病毒、内容过滤和存档等功能，因此还需要额外的节省，而这些功能在-客户机/服务器世界中都是付费服务。
泰勒·伍德罗(Taylor Woodrow)主要使用谷歌应用程序收发电子邮件和日历，但并不排除随着人们习惯了一种新的工作方式，谷歌应用程序的应用范围会扩大。
“我们发现，我们是行为改变的一部分，就像你改变了你的停车场一样，”他说。“人们可以把他们的个人日程表或电子邮件放在他们的工作日程表旁边。这引起了人们的共鸣:我不需要把学校的运行放在职业日历上。当我们购买应用程序时，我们最初的需求是邮件和日历，但有趣的是，使用Docs(谷歌的文字处理、电子表格和其他桌面工具)和site(谷歌的网站创建工具)已经有了自然的演变。在现阶段，它们还没有被视为office办公产品的替代品，但如果人们想使用它们，那就随它去吧。”
也许更有趣的是后来的谷歌应用程序这次是与《每日电讯报》传媒集团的交易(TMG)，《每日电讯报》出版人。最引人注目的是，TMG有意从微软的基础设施转向谷歌。
“我们已经得到的Office 2003，Windows XP和Exchange 2003中，我们开始看在今年年初的刷新周期，”保罗·奇斯伯勒，TMG的CIO说。“我们必须要作出决定是否签署了与微软为期三年的企业协议或看看别的吧。
“(作为试点)我们在1400个用户座位中占10%，让他们在使用Office和Exchange基础设施的同时使用谷歌应用程序。绝大多数是积极的反馈,已经骚动如果我们说我们把它关掉。我们面对的决定我们是否追求相同的(微软)路径和付出了代价,或者把越来越多的内部云的解决方案。
“我们有意识地决定不更新(微软的任何基础设施)。我们不会删除它，也不会升级它。一些用户可能会使用Outlook作为客户端，但我们会在年底将人们从Outlook迁移到谷歌上。我们不会去撕掉和更换，但我们已经决定不更新Office 2003，我们将付出代价。谷歌应用程序足够好，足够丰富，我们可以做我们需要做的。协作非常强大，当人们使用谷歌邮件和日历时，他们自然会转向使用谷歌文档。
“当我在2月份开始试用时，我可能没有预料到结果会是这样，但用户的反馈意味着这是一个很容易做出的决定。”它非常适合Salesforce.com等其他商业应用。同时,它可以让我们的员工少花点时间在磁盘上升级和密码刷新和更有效率。”
有了Taylor Woodrow和TMG的支持，其他谷歌应用的前景可能会被说服放弃，尤其是那些正在经历战略变化和工作模式变化的公司。TMG的情况就是这样，它看到自己的员工档案发生了变化，也想改变人们对它的看法。
TMG的Cheesbrough说:“我们的内部变得更加有活力。”“IT部门与员工之间的唯一沟通方式就是每天都说‘你的邮箱已经满了’，所以这个部门被认为不是很有战略意义。”记者们非常协作，我们有大约8个人报道温布尔登(网球锦标赛)，但信息共享相当麻烦，而且大部分是通过手机完成的。首席执行官面临的挑战是，不要再成为一个不堪一击的集团。”
那么考虑谷歌应用程序的关键原因是什么呢?满足用户的工作模式和期望是至关重要的。
“九出10个用户说，他们可以更好地工作，如果他们能够把他们的家用电脑投入到工作中，” TMG的Cheesbrough说。“这是惊人的和呼声越来越高，因为我们改变了种我们雇用的人。”
Barbara Colledge，麻省理工学院的学生伙伴关系主任利兹城市大学(LMU)是另一个拥有3万名学生和3500名员工的谷歌应用程序用户，该公司表示，学生已经是在线服务的超级粉丝。
“今天的学生和10年前的学生有很大的不同。就连我女儿所在的班级也使用搜索引擎做作业，而学生们希望在学习中使用科技，所以你必须仔细考虑你能提供什么。”
“我们有微软Exchange，但我们发现学生们都不使用它。他们更喜欢Hotmail或谷歌邮件。我们正努力做到与时俱进，包括我们的IT战略。我们相信与能够补充我们并增加价值的组织合作。这是转向谷歌的一个重要部分。”
虽然很多人都羞于提及，但成本也是促使他们换工作的一个诱因。TMG的Cheesbrough说，两者之间的价格差异可能高达五比一，“而且微软的授权部分并不能让我获得运行它的硬件”。
LMU的学生也监视着一个储蓄。她表示:“这就涉及到避免成本。”“如果我们考虑(在内部系统上)将存储空间扩展到每个用户6GB，我们将不得不对此进行大量研究。”
快速迁移
变化的速度也很关键，许多采用者只用了几个月的时间就转移到新系统。
利兹大都会学院(Leeds Metropolitan college)表示:“我们做了尽职调查，但速度非常快。”“我们从2007年12月开始考虑这个问题，1月份决定试点应用程序，2月份我们与大量想要推进这一进程的学生签约。有3000名学生报名参加，学生们对这项福利非常积极。”
灵活性也很有吸引力，TMG的Cheesbrough说，使用谷歌的Postini在线备份系统意味着，如果有必要，可以更换另一家供应商。
无处不在的访问是使用任何基于web的系统的最吸引人的原因之一。“我们在客户中有嵌入式团队，我们资助了100多名学生，我们有像希思罗和码头区轻轨这样的大型项目，”Taylor Woodrow的拉姆齐说。“人们一周五天朝九晚五在工地上工作的日子一去不复返了。通信模式已经发生了变化，我们渴望进入一个可以从任何地方获取邮件的环境。”
LMU的同事强调使用像谷歌应用程序这样的随时随地的服务所带来的全球可能性。
“我们不仅为利兹的学生提供服务，还为世界各地的学生提供服务，这很重要，因为我们在赞比亚、香港甚至阿拉斯加都有学生。”我们每天都开放我们的图书馆，所以学生们可以在任何一天来，甚至圣诞节，我们希望谷歌也能这么做。”
“对我们来说，另一件重要的事情是品牌联想。我们觉得这是一个被学生使用的全球品牌，我们想要与它联系起来。我们可以(在谷歌应用程序上)保留利兹品牌，并终生给我们的学生发送电子邮件。”
出去走动
网络也为游牧民提供了很好的服务。TMG的Cheesbrough说:“公司大约有一半的人都在行动。”他补充说，像谷歌网站这样的额外服务对于特殊的协作很有用。
固有的协作和共享文档的能力,提供了基于web的工具也很关键。
当员工使用谷歌站点时，生产力水平提高了。它比我们花费了大量时间和金钱的内部网更强大，”Cheesbrough说。
“在一个地方放一份文件似乎是一个非常大的优势，”他说国际数据公司的大卫·布拉德肖说道。“能够协作和共享文档，而不需要它们到处都是，这很有用。”
LMU的学院计划共享日历。“我们打算将它用于课程表、考试提醒以及帮助管理学生生活。下一件大事是考虑员工问题。
可用性和熟悉景点,尤其是相比,一些遗留系统。谷歌企业营销主管戴夫•阿姆斯特朗(Dave Armstrong)表示:“工具是建立在业务流程之上的，而不是人类思维的运作方式。”“我们大多数人都不是精神分裂症患者。我们在家里有自己的个性，在工作中也一样。”
尽管有这些优势，但脱离微软的保护伞也存在风险，其中之一就是每个人都在关注着这些新开拓者的任何失败迹象。
“更换桌面平台是你作为首席信息官所能做的风险最高的举动之一，”他说Ovum研究公司的大卫·米切尔说。更改ERP是一个商业风险，但更改电子邮件直接影响CEO和CFO。这有点像拔掉电话系统的插头。”
但买家似乎很乐观。TMG的Cheesbrough说:“我们知道我们会被关注，但是悬挂在Windows Vista上的问号让我们更容易做出决定。”“处于我这个位置的人会怀疑你的企业什么时候能开始运营。这不是你敢打赌业务仅仅因为稳定和所需要的硬件。所有的cio可能都同意在他们的工作有两个主要挑战:削减成本和做更多的创新,尽管这些矛盾。电子邮件会影响到每个人，所以改变它是一个勇敢的人，但我们是一个正在改变的公司，这是一个有趣的时间点。我们消除了大部分的风险通过很长试用期。”
其他潜在的混乱?互联网接入正变得无处不在，对于那些需要离线工作的人来说，互联网是最重要的谷歌Gears本地缓存系统提供这个。服务水平经常被提高，但正如TMG的Cheesbrough指出的那样，这必须与内部系统停机时间的真实评估进行比较。
稍早涨幅
这些最近的胜利对于谷歌应用程序有多重要?专家们说，把它们和上下文联系起来是值得的。