NBC环球发现，在短短几年内，对电子发现服务的需求猛增。该公司的首席信息技术官Jonathan Chow知道，必须有一种更有效、更经济的方法来处理这个问题
NBC Universal是世界上最大的媒体和娱乐公司之一。首席信息安全官Jonathan Chow和他的团队管理NBCU内的几款商业线路的信息安全，包括其广播和有线电视到电影生产，在线企业及其两个主题公园，在佛罗里达州的加利福尼亚州以及奥兰多，佛罗里达州的好莱坞。据食槽表示，过去几年的最大挑战之一是对电子发现服务的需求令人难以置信的爆炸。
由于不同的法律团队处理每一行业务的需求，因此与管理电子发现相关的工作流程也各不相同，添加另一层复杂性。并且由于越来越多的情况，并增加了电子存储信息的数量和支撑过程的时间，电子发现服务的需求每年增加了30％至50％。成本循环失控，这已经发送了食物寻找在内部管理进程的方法。
Chow关于CSO关于NBCU如何解决昂贵和耗时的过程，并将其变成了成本效益，更高效的系统，自实施以来已经看到了40-45％的增益效率。
当你第一次担任首席信息官一职时，nbc环球的电子发现过程是怎样的?当我在2004-2005年接手这份工作时，对电子发现的需求实际上相当低。我想说我们每年都要处理几个案子。它基本上是临时的。如果是非常小的事情，我们会告诉我们的法律团队:‘当然，这是我们可以帮助你的事情。’但通常情况下，在那个时候，收集是由我们的外部顾问完成的。
但是对于我们这样规模的组织;地点的数量，人员的数量和我们处理的数据量，任何时候这些外部公司都会进来说:'我必须收集邮件'我必须拿出我的一个资源和那个人坐在一起，给他们提供证书，然后说'好吧，你必须把这个从这个服务器上取下来，这里有几台机器，这里有获取这封邮件的方法'
在做几次之后，轶事听到了我们法律团队的成本，我们认为自己是“我们已经坐在和这些人一起，我们已经看到了他们所做的，它看起来并不是很复杂。我们所需要的只是有点培训流程目的，我们需要正确的工具。'
从2004年到2007年，我们看到对这些服务的需求以惊人的速度增长。所以我们说‘如果我们在内部进行，我们可以以更有效和更经济的方式来做这件事。无论如何，我们都在利用资源照顾外部的人。”
在将其纳入公司内部之前，你需要支付什么样的费用?在那些日子里，我们雇的人每小时的收费大约是300到400美元。所以在一个案例中，仅仅收集就需要花费我们2万到3万美元。
为什么请求会急剧增加?我不认为这是我们公司的职责。在市场上，有更多的诉讼。总体上，普遍使用电子设备来处理和创建文件已经非常成熟。早在21世纪初，我就会拿着黑莓走进星巴克，而且是唯一一个有黑莓的人。现在我儿子学校的大多数孩子都有黑莓手机。它已经成为我们生活中很重要的一部分，所有的事情都是在电脑上完成的。
我们在04'05处理的诉讼可能一直在处理'02-03的商业交易。然后还有一个更大的电子和纸张文件混合。但现在一切都是电子的，所以诉讼只是赶上了商业用途技术。
所以你决定在房里进行电子发现。你的第一步是什么？我们在内部享受与我们的诉讼团队有很好的关系。我们可以根据购买半百万美元的工具套件，与他们讨论需求和投资回报函。我们需要多长时间来实现这种好处？几乎所有人都在法律方面所有人都同意我们看到了一年多年来的电子发现请求的增加，并且只看到了持续的。因此，这是我们如何决定将投入攻击并将投资进入工具，并在内部提供一些严格的关于我们的进程以及如何处理这一点。回答问题，如：前门在哪里？我们如何处理请求？我们如何管理队列？ How do we turn it back over and manage the chain of custody of evidence? And so forth.
当你与供应商交谈并检查产品时，你希望找到什么?我们从2007年开始研究产品，那时我们意识到我们需要更严格地对待我们正在做的事情。那时小贩很少。电子发现市场不像现在这样成熟。当时我们被吸引到Encase，为了得到所有来自外部事务所的内部律师都熟悉的东西。我们会问‘你知道什么产品吗?’他们不停地说:“装箱，装箱。”这可能是其他两三个选择之一。我们在寻找一些能够帮助我们收集数据并提供搜索和筛选功能的东西。我们将它作为主要工具使用了大约两年半。
现在事情站在哪里？我们在过去几年中，我们已经看到了对提供电子发现服务的需求的增加。我们今天仍然使用吞噬。仍然是我们转向的第一件事，特别是与远程图像进行收藏。这样做是很好的。但我们在08'09中发现的是搜索能力有点慢。我可以想到一些我们在工作中备份的一些情况，它是因为我们被要求在诉讼情况下进行的搜索只是花费太久，因为通过收集的数据来加入来处理。也就是说，当我们开始寻找更高效的平台，在能够处理数据方面，剔除并在相关和不相关之间区分。
我们已经尝试根据电子发现参考模型(EDRM)标准来映射我们的过程。Encase是一种万能工具，它可以完成EDRM工作流中的大部分功能。但是我们不能继续使用瑞士军刀式的工具。从那时起，我们开始为每个盒子寻找品种最好的产品。
如果有请求，现在的过程是什么？基本步骤正在识别，被告知即将到来的请求，阐明了涉及有多少人的范围，它们是识别我可以执行该系列的内部资源。我们通常通过enchase进行收集。
但现在我们还使用Clearwell电子发现平台，可以剔除无关数据。Clearwell平台按照律师请求执行搜索，然后我们将其剔除信息后将其转移到律师。然后他们做他们需要的事情。
基本过程随着时间的推移没有变化。改变的是所有周围的部分。我们与所有诉讼团队有每周需求调用，以便我们可以更好地预测。这是我们必须做的事情。几年前，这是非常坦的问题。律师会打电话，并说'我有一个案例来了。我需要十个人。你能做这个吗？'我们会说'是的，让我们去做吧。
现在有这么多的工作，我们要求尽早。通常情况下，我们会提前4到6周接到通知，因为会有一些电子发现。我们将在不同的诉讼团队之间进行谈判;无论是公司诉讼，还是主题公园诉讼，还是电影、电视诉讼，说‘这就是我们面临的情况。你说这事很紧急，让律师帮我们分清轻重缓急。所以现在已经不是先到先得了。这是一种更协调的舞蹈。
听起来电子发现已成为安全部的巨大部分。你会说它吗？是的。2005年，这是少数人的第二份工作。现在，如果有必要，我实际上有两个全职资源，能够推翻到第三个谁也是妥善培训的。这两个资源完全使用。
请记住我的行业，媒体娱乐，非常谨慎。你一直在论文中读到了它;人们为守则盗窃的别人为盗窃，因为没有获得版税而被盗。这就是我处理的所有这些东西。这可能不是其他行业的典型案例。
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这篇题为“让电子发现成为一种内部功能”的文章最初是由方案 。