当乔纳森·周，首席信息官安全他发现他的部门的服务需求在增加，这并不一定是一件好事。
他说，在过去十年的早期和中期，对电子发现服务的需求每年增长30%到50%，他看到他的部门花在支持电子发现上的时间急剧增加收集和扑杀通过公司法务人员所需的一些电子存储数据。
作为企业IT部门的一部分，信息安全部门拥有电子发现功能，它不仅用于诉讼支持，还用于并购活动和由人力资源或企业安全产生的内部调查。
他通过电子邮件表示:“我们过去是在临时基础上处理这些偶尔的查询，但随着电子发现请求的数量增加，这变得更大，需要管理的时间/资源更密集。”“很明显，如果我们能找到最好的解决方案来支持我们的过程，我们可以更经济地在内部进行电子发现。”
因此，周星驰在2007年将e-discovery搬到了公司内部。
其他国家也在遵循类似的路线。去年年底，分析公司Enterprise Strategy Group和位于加州山景城(Mountain View)的电子发现软件公司Clearwell Systems Inc.对《财富》(Fortune) 2000家企业和政府机构中的约100家进行了调查，发现约73%的企业计划在内部引入电子发现功能。
证据开示是审前程序的一部分，在此过程中，双方都要求对方提供信息、数据和文件，因为双方都试图找到或发现与案件有关的事实。电子发现是这个长期法律程序的一部分，涉及任何电子存储的信息。
高成本，越来越依赖电子发现
有几个因素推动了这种将电子发现功能引入内部的趋势，包括预期的诉讼、调查和质询的增加，以及高昂的成本外包这个任务。无论驱动因素是什么，这种转变意味着IT部门现在正在实现和维护系统，在某些情况下，还会自己管理搜索。
“十年前，电子发现更多的是一种例外，而不是常态，所以公司不必定期通过它。他们不熟悉它，他们没有人手，他们也不希望人手支持它，因为这不是经常发生的事情，”ESG高级咨询分析师布莱恩•巴比诺解释道。
“现在它已经成为主流。现在，每一起诉讼或监管行动都要求一些电子存储的信息，由于这种频率，也因为它越来越成为一种标准的业务流程，现在有必要评估你是否应该聘用它，并在内部建立一些能力，”他说。
高德纳(Gartner)分析师贝斯(John Bace)说，这种转变部分源于对《联邦民事诉讼规则》(Federal Rules of Civil Procedure)的修改。《联邦民事诉讼规则》是上世纪30年代制定的，旨在管理民事诉讼。该规则最近一次更新是在2006年，以更广泛地将电子记录纳入“发现”(discovery)程序。“发现”是指诉讼当事人提供其他当事人要求的信息的过程。
Bace说，公司意识到他们要支付额外的费用让供应商处理电子发现搜索，这些搜索通常按千兆计费。他说，公司还意识到，当他们把资料交给外部公司时，他们对自己的数据的控制更少，失去控制可能会使他们面临更多的法律风险。
一个新的IT专业
约翰·科斯塔奇患上了专业知识在电子证据发现在枪口下。他的公司是面临监管调查早在2003年，他们就决定使用自己的员工来搜索电子记录。为此，科斯塔奇和其他7名IT工作者连续3周24小时轮班工作，以生成所需的数据。
根据早期的经验，Kostuch在电子发现领域发展了一个利基。他现在是信息技术人员安全该公司的分析师和技术顾问，他拒绝透露公司的名字，但已经部署了更复杂的电子发现工具。他现在的职责包括与公司的法律部门合作，从存储的数据中搜索所需的文件。
他说:“我之所以想到法律，是因为我知道数据在哪里。”
Kostuch是一种新兴的IT工作者:一部分是技术专家，一部分是法律助理。事实上，这一职位已经变得足够被认可，并赢得了自己的头衔，包括电子发现经理、电子发现总监、电子发现分析师和电子发现技术员。根据2009年的一份报告环境、社会和治理报告在接受调查的大约100家公司中，有22%的公司表示，他们有拥有电子发现经理头衔的员工。专家们说，其他组织也有员工履行职责，但没有正式的头衔。
Krehbiel Consulting首席顾问穆雷•克雷比埃尔(Murray Krehbiel)表示:“一些公司有一个正式的法律联络职位，一些公司有这个职能，但没有得到适当的承认。”
一些公司把这个新兴的职位放在IT或信息安全部门;其他人则把它放在公司法律顾问办公室。Gartner分析师John Bace表示，该功能的位置通常与公司的文化和电子发现方面的需求有关。不过，无论如何，他同意，鉴于这一功能的重要性和重要性日益增加，需要一位能将技术和法律技能结合起来的专业人士。
此外，计算机技术行业协会(CompTIA)负责研究的副主席蒂姆·赫伯特(Tim Herbert)表示，如果这些专家想要在这个新兴领域取得成功，他们必须精通数据管理和治理。
“数据量将继续增长，”他说，“而且趋势指向更加专业化。”
对他来说，NBC环球的Chow表示，一项费用分析显示，他的公司使用了内部工具和外部帮助的组合，通过内部改革可能更划算。
NBC环球使用Clearwell的电子发现平台来收集数据并进行初步筛选，这使得它可以在将文件交给律师审查之前100%处理电子发现的早期阶段要求，Chow说。
他补充道:“对于我的团队来说，最终决定在内部采用电子发现是为了提高效率。”
迈克尔•罗耶(Michael Royer)是一家全球娱乐公司的IT主管，他不愿透露姓名。他回忆起大约10年前，电子技术刚刚起步的时候，他公司的律师会“去找IT部门要一封电子邮件”。
“标准的IT反应是，‘我们不能那样做，’”他说。他说，当时的系统不是为执行搜索而设计的，也没有针对这类请求制定政策。
罗耶说:“每一个请求都变成了与人力资源或法律部门的一次新的对话，无论请求来自哪里——什么时候可以完成，需要什么——因为所有事情都是一次性的。”
因此，罗耶的雇主最终往往会雇佣外部供应商来搜索所需数据的电子记录——这是一个昂贵的选择。
遏制“荒谬的”成本
罗耶说，到2005年，IT部门意识到，如果只是为了减少外包电子发现功能的“荒谬成本”，它就必须接管这项服务。
他表示:“我们必须找到一种方法，提供更好的IT服务，以减少需要移交的数据量，并看看在我们的法律团队将数据交给外部法律顾问之前，我们还能(在内部)安排多少审查周期。”“这是一个It倡议，说，‘我们必须做得更好，以削减成本。’”
电子证据发现
罗耶表示，IT部门最初的工作重点是为公司内部的法律团队提供搜索和保存电子邮件的技术。保持使数据不被移动到长期存储中。现在，完成这项工作后，IT部门计划增加一些功能，以便法律部门可以执行电子发现搜索，并保留额外的数据源和存储库，如文件服务器和备份磁带。
罗耶不能透露实际数字，但他说，将一些电子发现功能引入公司内部，立即减少了公司必须发送给外部法律顾问进行审查的材料的数量。事实上，他说，“在执行后出现的四个诉讼事项上，削减了超过75%的金额。”这些问题在上线的前6个月就出现了，节省的成本使我们在同一时间内获得了300%的投资回报率。”
马萨诸塞州萨德伯里(Sudbury)安全咨询公司SystemExperts Corp.的总裁兼首席执行长戈塞尔斯(Jonathan Gossels)说，将电子发现纳入公司内部的举措，也符合企业对电子发现定义的拓宽。他说，公司现在意识到，他们需要搜索电子记录的能力，而不仅仅是为了回应法律诉讼。它们还需要它来进行监管请求和调查，以及自己的内部调查，比如潜在的安全违规或人员违规行为。
“这就是为什么把它放在公司内部是完全合理的。这是一种意识，他们需要它来管理日常业务。”他指出，越来越多的客户将其定义为“发现和调查”。
需要分析、治理
Bace说，并不是所有的公司都准备将电子发现功能完全放在公司内部。“没有多少公司做过这样的分析。只有那些一直处于诉讼状态的人才会把事情想清楚，”他解释道。
他说，事实上，许多公司仍然需要很好地掌握信息治理，然后才能确定他们应该在自己的权限下拥有多少电子发现能力。治理指的是规定公司存储什么信息、存储在哪里、如何存储以及何时应该删除这些信息的过程、过程和政策。Gartner分析师黛布拉•洛根(Debra Logan)表示，可能只有不到10%的公司在信息治理方面做得很好，甚至这些公司也没有达到应有的全面程度。
此外，高德纳研究公司预测，电子发现软件达到主流应用还需要几年的时间。
位于加州埃尔多拉多山(El Dorado Hills)的Krehbiel Consulting公司的首席顾问穆雷•克雷比埃(Murray Krehbiel)也有类似的看法。
“公司仍然涉及各个领域。他们中的一些人还没有做好准备，也没有一个正式的处理电子发现的流程，但那些前瞻性的、在这方面非常聪明的人正在为它配备一个能够跨it和法律部门的混合人，”克雷比尔说。
微软就是一个很好的例子
乔·班克斯，诉讼项目经理微软他说，公司在过去两年中开始更密切地关注诉讼成本，并发现“曝光率简直超出了页面。”这是非常昂贵的，而且趋势正在上升。所以我们想找到降低成本的方法。”
因此，班克斯说，微软投资了电子发现软件。(Banks拒绝透露这款产品的名称，但表示它不是微软的工具。)他说，尽管他还没有看到一个产品能提供端到端解决方案，但近年来的技术进步已经使电子发现在公司内部更加有利，比如他的公司。
班克斯表示，微软已经开始在内部执行电子发现程序。该公司自己进行数据最小化，使用特定的搜索参数筛选原始数据;减少的数据量可以交给律师审查。班克斯表示，他预计微软将增加内部筛选的比例，随着技术的改进，可能也会将一些审查程序引入内部。
尽管他拒绝讨论实际节省的资金，但班克斯表示，有了这种能力，微软可以做一些早期的案件评估，这让律师和高管了解罪责和辩护，案件的优势和弱点。
班克斯表示，对于微软和其他公司来说，技术的进步使得在内部进行许多搜索变得更具成本效益。“当你把这一点与过去两年的经济因素结合起来时，人们被迫寻找削减成本的方法，这是企业重新审视旧模式的一个自然转折点。”
普拉特是马萨诸塞州沃尔瑟姆市《计算机世界》的特约撰稿人。请通过marykpratt@verizon.net联系她。
这篇文章《电子发现内部行动》最初是由《计算机世界》 ．