用更便宜的替代品(比如免费获得OpenOffice，而不是花几百美元购买Microsoft Office)来替代现有的技术可以为你省钱，但这并不能真正升级你的业务。最重要的是，大多数人认为文字处理程序只是一个文字处理程序，而计算机只是一台计算机，并且不能通过用另一个版本来取代一个版本而获益。
自动化手工流程和减少收集决策所需信息的时间将花费金钱，但可以改进业务流程。你值得信任的技术顾问(你确实得到了一个，因为我推荐了他最后一次，对吗?)可以帮助你在很多方面比你知道。事实上，这正是他们能帮助你的原因:他们知道技术可以改善你的业务，而你却不知道。我们来看一下三步让你的科技钱更有价值。
第一个，拿一块白板或黑板或一卷白色的屠夫纸。选择一个业务流程，任何业务流程。任何关注的领域都是一个很好的起点。通常，小公司需要重新调整他们的订购或计费流程，或者你可能需要了解你的三个销售人员到底在做什么。
在白板上列出流程中的每一个步骤，比如支付发票。第一步似乎很简单:获得发票，支付发票。挖掘更深。谁收到发票?把开始工作的人写在白板上。谁归档发票?把它放下。谁检查发票上的价格是否与采购订单上的价格一致?把它写下来。谁核实发票上的商品是否与实际收到的商品相符? Write that down.
你一个人做不到。你需要每个人都参与到这个过程中来。这就是我推荐使用白板的原因，这样你就可以让每个人都能看到发现过程。当有人进来说，“嘿，我有时会在订购零件前检查库存水平。”你必须让他们参与到这个过程中来。
警告:一开始会很痛苦。一个看似管理良好的办公室可能会变成一个“基石警察”(Keystone Kops)的小片段:文件到处乱丢，人们用便利贴传递重要信息，而把文件放错地方会导致整个系统崩溃。在自动化程度较低的公司，办公室经理要完成一项看似简单的任务，却要经历那么多的步骤，老板们往往会感到震惊。
如果你从未接受过销售管理和销售流程方面的培训，可以尝试用白板书写从最初的客户联系到客户为你的产品或服务付款的销售过程。它走了多少步?为了找到有意向的潜在客户，销售人员打了多少电话?在第一次销售之前要开多少次会?如果你现在还不知道这些答案，拿出你的白板和擦干记号笔。让销售人员解释销售过程中的每一步、每一次拜访、每一次接触。您可能想知道如何通过迷宫销售将出现在白板上的任何东西。
的第二步一开始不那么痛苦，然后变得更痛苦:列出过程中的约束条件。从邮件中收到的发票需要多长时间才能归档?如果收货员没有马上清点进帐的材料会发生什么?你的潜在客户比现有的销售人员多吗?
痛苦的部分来了:小型企业的所有者和/或经理几乎总是对停滞不前的流程施加巨大的限制。付款前审批发票。验证新客户的信用。与市场顾问会面，准备新的宣传册。所有这些都需要时间，而且管理带宽限制了每一个小企业。如果你是老板或经理，你就是问题的主要部分。
最后，在您的流程被尽可能多地“记录”之后，请寻求外部技术帮助。如果你没有你信任的人，从其他企业主那里得到推荐。仔细检查推荐信，因为一些技术“专家”只是低级别的销售人员，卡上写着咨询师。
引入你的技术专家候选人，一次一个，向他们展示你的白板上满是令人费解的流程图。第一次你会感到尴尬，我保证，但你不会碰到比一个有经验的顾问以前见过的更糟的情况。
请专家提出技术建议，以简化您的流程，并理顺白板上的迷宫。不同的专家会根据他们的背景给出不同的答案。业务流程专家喜欢将纸张转换为电子文档，协作专家希望有更好的沟通选择，销售专家喜欢为外部员工提供移动技术。
首先选择一个足够小的进程，以便快速升级。您可能需要一个扫描仪和电子文件柜来改进应付账款和应收账款的文件流程，或者您可能只需要对您已经拥有的多功能打印机/扫描仪进行培训。您可能需要将纸质销售报告升级为销售跟踪软件。做点事，但先做一些小事情。不要签什么大合同来解决所有问题，也不要相信顾问的建议。
你会花钱，是的。但是你会获得控制权和时间，这些往往比金钱更有价值。
读者Milan说，他现有的技术支持客户中只有三分之一在遇到这样的问题时寻求帮助。为什么不更?“小企业主往往是独立的人。”是的，这是他们保持业务运转的方法。如果你就是这样的人，那么是时候让你的生意运行得更好了。
此外，“人们相信专家经常会告诉他们一些他们不想知道的事情。”这又是真的，但这次你控制了对话。您发现了需要升级的流程。专家们会建议最好的方法来帮助你解决你自己发现的问题。