电子邮件导致信息的泛滥对大多数工人。我们应对洪水,正确使用解决领域,看看电子邮件写作从下到上。
我们有天情人(情人节)和英雄(阵亡将士纪念日),那么为什么不每天电子邮件(信息过载认识一天)?信息过载的演讲是关于远不止电子邮件,但邮件导致信息的泛滥对大多数工人。我们应对洪水,正确使用解决领域,看看电子邮件写作从下到上。
根据优秀的书维基经济学Don Tapscott和安东尼·d·威廉姆斯,财富1000强企业的工人每天花四个小时,每一天,使用电子邮件。这听起来像信息过载和像一个正常的一天太多的人。如果你说你每天得到200电子邮件,寻求同情,将周围的one-uppers开始告诉你的收件箱有300或400或更多消息。电子邮件泛滥已经成为光荣的事情吗?还是承认你不能处理你的电子邮件工作负载以某种方式有新闻价值?
许多想法在信息过载处理电子邮件的问题,但我们只有一次看一个:偶尔禁欲。电子邮件和各种干扰后,白领知识工作者的平均只有12%的天留给实际思考(插入你最喜欢白痴笑话)副总裁。通过声明两个上午或下午每周“电子邮件免费区”你就可以回收一些时间为你自己和你的想法。
这听起来容易,但你不能让这项工作大约三个星期。检查电子邮件的冲动在你指定的“收件箱”的时代会压倒你的善意数周。如果你能做到第一周,让我知道,我会奖励你精神艰难的证书适用于框架。
五六半天休假试图去e-mail-less之后,你会开始意识到世界上即使你不检查你的收件箱。跟着我,如果我是在飞机上,我无法查收邮件。如果我是在葬礼上,我无法查收邮件。如果我是在医院里,我无法查收邮件。重复这些足够,你可以忽略警笛的四个小时每周两次电子邮件。养成这个习惯之后,你会发现更多你可以做到。
我建议你关掉任何类型的电子邮件到达通知在您的计算机上或黑莓,和平的不仅仅是你的两个交易日。当打断“叮”的新邮件,你超速的思想触及桥台,你不能恢复你的注意力比中断直到大约五倍的时间。不叮,更多的和平。
如果你不能使自己远离电子邮件在一整个上午或下午,至少尝试控制你的瘾。我有好运胡椒博士修改旧的口号“10-2-4”(暗示的天喝什么胡椒博士)时检查电子邮件。只是关闭公告和检查电子邮件在你的时间表,而不是你的收件箱的时间表。
当你回电子邮件沼泽,读者托马斯有一个好主意。跟进我的早些时候七个方面来提高你的电子邮件托马斯补充说,有一件事他是知道BCC地址,可能是困难的。使用它们的消息很多的地址,这将降低所有的“我也是”反应的人愚蠢地点击“回复所有”按钮之前,把无用的电子邮件。点击“回复所有人,另一个人29日发送信息错误,你突然有212条消息时,只有一个是必要的。自托马斯在联邦官僚机构工作,我猜这经常发生。
读者托马斯也强烈建议不使用bbc发送副本的人不应该。为什么?他们会回来,咬你的屁股。如果一个人认为的跳跃在哪里她不应该讨论循环,每次你会责备。本文从托马斯个人经历的痛苦的光环,你不觉得吗?如果你的BCC好友回应一些刻薄的话,你几乎可以保证达到“回复所有人”偶然当返回自己的刻薄的评论。光环的个人经验来自你的卑微的旁白。
最后,我看到了一篇关于EveryJoe描述一个美丽简单的方法来改善你的电子邮件:写反了。这是归因于罗比屠杀屠杀开发在印第安纳州,但我不能确认,因为屠杀先生还没有回答我的电子邮件。叹息。
常见的电子邮件组成问题包括忘记附件,太多的信息在体内的消息,一个贫穷的主题,将消息发送给错误的人。所以把你的电子邮件写在订单:依恋,消息体,主题、收件人。
当你把你的文件首先,你不会忘记他们(当然,如果你有一个文件附件)。当你写你的消息文本,关注单一的信息你提供或请求接收者。如果你添加一个文件,消息文本应该地址收件人的责任附加文件或文件。编辑和回报呢?同意与否?期待老板吗?解释为什么你送文件的人,你想让他们做什么文件。
这种自下而上的规则可能更重要的是当你没有一个附加的文件。关注你的电子邮件的原因,只包括这个原因。传递信息或使您的请求,然后停止写作。电子邮件的时间越长,时间越长人会避免阅读它。继电器或请求,然后停止。
一旦你写短消息,节略,消息在主题行。是通用的,不像“你问到的信息”,但要具体,如“修订第三季度预算表格。“不是你的同事都是天才,所以你越容易让它,你得到的结果越好。
一旦你已经做了所有这些事,然后添加收件人。你有坏习惯的误输入后进入收件人和发送一个空白的邮件吗?你的电子邮件不会空白,你仍将隐藏的错误。只是小心BCC地址技术读者托马斯提到。
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