你判断的写作风格、语调语言,错误在你的电子邮件每一天。我们都很乐观我们相信人们会忽视我们的电子邮件拼写错误和错误,同时我们私人标签的那些给我们粗心草率的邮件,困惑,或者是无效的。一个免费的电子邮件服务,GMX,做了一个调查,发现大部分的美国人(58%)认为少人基于他们的电子邮件内容。让我们看看7种方法帮助你的邮件标签你是聪明而不是越来越愚蠢。
首先,使用电子邮件和我的忌讳,因为错误的工作。在一个研讨会我了HyperOffice在我贡献他们的附带的白皮书,我列出四种常见业务使用得到不应该推到电子邮件。协调安排与一组日历可以更好的完成而不是通过电子邮件与他人争论来回约一个会议。文档协作与共享存储可用于每个人更有效,而不是电子邮件编辑文档的副本在这里和你没有控制或管理。管理任务在项目经理更好的工作或任务管理器应用程序,而不是通过电子邮件更新和工作安排要求进步。和群决策或建筑群体共识骨折和分解时通过电子邮件共享讨论版上好多了。
事实上,我创造了协调会议定律:邮件数量=参与者的平方,或MV = P (2)。在e-list开会的人越多,越回答“周四不能这样做”,“我们需要这个无聊的会议”等堵塞你的收件箱。如果Radicati集团对全球电子邮件每天平均2470亿(是的,十亿)今年,电子邮件越少越好。这是我的专栏背后的推理“用更少的电子邮件完成更多的工作“去年秋天。
第二,充分利用主题告知收件人和帮助使你的电子邮件能浮到顶部的满溢的收件箱。认为关键字在你的主题和把他们放在第一位。“会议为Acme部件”抓住眼睛不像“新客户会议周四Acme小部件。“添加感叹号不能帮助,我保证! ! ! ! !在所有帽子也不会大喊大叫。
一个清晰的标题来自清楚地知道什么是你希望完成与你的电子邮件。如果你不能写一个明确的主题,反思你的电子邮件。
第三,在发送到一个定义组,比如你的销售人员,承认他们的问候。”的一线销售团队”将帮助你的收件人知道如果消息立即适用于他们。如果你发送一个给你认识的人,从他们的名字开始,因为人的眼睛瞄准他们的名字,将有助于说服他们读你的信息。电子邮件通常会转发你无法控制的,所以让别人知道他们需要阅读你的消息,因为他前期收件人可以帮助他们节省他们的电子邮件的时间。
对待任何邮件给你不认识的人作为一个正式的商务信函。你还记得那些,对吧?当我们通过邮局发送消息在纸上的人吗?与一个合适的“亲爱的詹金斯先生”,明确商务写作在中间,和一个“真诚”或其他适当的关闭。就像一个字母,你的邮件可能会被传递,所以只写东西你不介意詹金斯先生的办公室里的每个人都阅读。练习克制而不是粗俗下流。
第四,把重要的信息顶部的文本消息体。不要阅读受众“热身”,只是说它。他们和你一样忙,不想听到背后的历史邮件,他们只是想知道有什么影响。你的电子邮件是你无论多么重要,它只是你的许多接受者的另一个烦恼。把肉顶部和跳过简洁的甜点。
第五,我们的食物后类比,不要混淆这个问题在一个电子邮件与多个主菜。你可能会认为你是节约时间,清单3不同的请求消息,但是大多数时候你的读者会回答第一个问题,点击发送。太少的人阅读所有通过电子邮件的方式。把两个请求在一个电子邮件只是意味着你必须发送跟进邮件得到你想要的答案。最好发送两个邮件有两个不同的科目所以回复线程按照原来的主题。
第六,编辑和校对并不是一个好朋友的任何电子邮件。输入错误,错误,额外的话说,意外地下降的话,散漫的句子都应该追捕并杀死了。编辑适当的用词和确保一个目标你希望实现的电子邮件是明确的。第二次校对拼写错误,标点符号,和不恰当的单词。解决这些问题。在商业电子邮件,不要被可爱的或有趣的原因有两个。首先,很难只使用文本。第二,即使你做得很好,很容易被人误解在接收端,特别是由收件人转发。治疗严重的商业电子邮件尽可能仔细地将一份简历。仔细检查一下,然后再检查。
第七,保持简短。如果你发现自己开始的第三段邮件,这并不是一个正式的提案的类型或发送报告,拿起电话。时间紧张和注意力是短暂的,所以保持你的电子邮件。电话标签以外的另一个问题是我们今天的范围,但四段电子邮件可能不会得到你所需要的反应,所以调用可能会为你和收信人更快。此外,如果你有四个段落,你可以引入第二个话题或问题,这是对建议5。
这七个建议解决你所有的电子邮件的问题吗?不,因为我们不能让所有的发送者的电子邮件堵塞你的收件箱工作有点聪明使他们的电子邮件通信更好。但你保存与清晰的电子邮件收件人,和时间你不避免解释错误和困惑在你的电子邮件,时间是值得花费的。
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