随着经济的衰退，公司削减差旅预算也就不足为奇了。但大都会人寿的管理人员表示，重点还在于员工的生活质量，尽可能让他们呆在家里。因此，保险业巨头最近大力推进网真技术．
这涉及一种“沉浸式视频体验”，即在完全集成的环境中提供高端、高清视觉和音频通信的技术。我们的目标是让参与这些会议的人感觉他们就像和其他与会者在同一个房间里一样，而不管每个人的实际位置。
为了实现这一目标，大都会保险正在芝加哥、纽约和新泽西的三个专门会议室使用思科网真，并计划今年将其扩展到全国和国际的其他办公室。该公司还不确定还会有多少办公室使用这项技术。
员工福利销售执行副总裁安东尼•纽金特(Anthony Nugent)表示:“你不必把员工从家人身边带走，而是走到房间里，打开灯，进行三个小时的会议，这非常有效。”他经常使用远程呈现与他在芝加哥和新泽西州萨默塞特的直接下属进行交流，这种交流非常清晰，他笑着说，“每个人都开玩笑说，从一个地方到另一个地方，他们都能拿到桌子对面的可乐。”
纽金特表示，大都会人寿不仅直接节省了成本，还提高了员工的时间效率，并帮助公司实现了今年将碳排放减少20%的“绿色行动”目标。该公司于去年5月完成了首次网真部署，目前还没有确定具体的节省成本，但Nugent估计，仅在差旅节省方面，该系统的使用就能带来两位数的投资回报率。
高清晰度视频会议和完全的远程呈现之间可能存在一条模糊的界线，这取决于系统的营销方式。芝加哥咨询公司Frost & Sullivan的分析师鲁帕姆•杰恩(Roopam Jain)表示，一些供应商将单屏高端视频会议系统称为“网真”。还有人将远程呈现定义为一个拥有多个屏幕和定制家具的系统。
Wainhouse Research, LLC驻亚特兰大的高级分析师、合伙人韦恩斯坦(Ira Weinstein)说，网真基本上使用了与视频会议相同的基本技术。“如果有人说这至少在某种程度上与视频会议无关，那他就是在向你推销东西。”他说，不同的是，网真视频已经提升到了一个“体验”的层次，更加关注细节、质量、环境和可用性。
一个网真系统至少必须包括编解码器(转换数据的芯片)、压缩和解压设备、摄像头、显示器，以及温斯坦所说的网真用户界面或引擎。他说，一个屏幕可以很好地工作，这取决于公司想要的体验。
走进一个网真工作室，你会发现典型的会议桌和几个非常大的平板显示器。宽屏占据了你的周边视野，温斯坦说，“你的大脑会把它看作是和别人在同一个房间里”。“所有这些都是在欺骗你的大脑，让你的大脑以为你真的在参加一个面对面的会议。
韦恩斯坦补充说:“这些远程呈现解决方案是关于在不上飞机的情况下开会、建立联系、团队合作和面对面开会——提前5分钟通知。”“我可以很方便地与人见面，而不牺牲这种体验。”
期待着花一大笔钱
尽管价格高昂，但高清视频会议和远程呈现的使用都在增加。一个完整的工作室安装网真系统的费用从10万美元到40万美元不等。除此之外，还需要每月定期支付费用，从几千美元到18000美元不等，这取决于需要的服务水平和所需的网络带宽。
相比之下，即使是高清视频会议系统也要便宜得多，在6000美元左右。
考虑到成本差异，网真系统——包括思科的CPS 3000，惠普(hewlett - packard)谷歌(google inc .)的Halo、泰利里斯(Teliris)的6G以及Polycom的HDX 7000和HDX 9004，这些产品往往面向差旅费用高昂的大型企业。就他们而言，高清视频会议系统越来越多地受到中小型企业和银行分支机构的关注。
如何举行富有成效的虚拟会议
你可能会认为，能够清楚地看到远方的人意味着他们会全神贯注地听你说话，因为他们不能在你说话时发推特或电子邮件。但这并不一定意味着你吸引了他们。位于康涅狄格州吉尔福德的商业生产力公司infoexcellence.com的首席执行官Mike Song提供了一些确保虚拟会议富有成效的建议:
每五分钟互动一次。练习宋所说的“五活”，意思是每五分钟试着通过问一个问题与人互动。
*为每个人找一个角色。宋表示，如果人们阅读行动项目或排队等待最佳实践，他们就会更投入，“因为他们更像剧情的一部分。”
*将会议变成行动会议，建议完成会后讨论的一项任务，如完成行政任务。宋说:“如果人们有笔记本电脑，他们就可以在会议期间登陆网站并完成任务，而不是谈论登录网站并做一些事情。”
*是决定性的。宋说，只要你能在会议上做出决定，人们就会更投入。解释会议将如何进行，会议期间如何做出决定，何时做出决定，这样你就可以把它列入议程，以获得更大的动力。
*重新计算会议上作出的决定。之后把决定写在纸上(或像素上)，以确保后续的行动项目。
此外，还必须考虑网络配置和管理成本。“一些客户环境已经在他们的网络上有多余的带宽，他们可以利用这些带宽来运行网真，”Jain说。她补充说，在其他情况下，客户将需要获得一个单独的覆盖IP网络，以确保带宽的可用性以及网真所需的服务质量。
Jain说，沉浸式远程呈现在2008年是一个3.5亿美元的市场。她预计，到2014年，这一市场份额将超过17亿美元。相比之下，2008年视频会议系统和服务市场的规模约为19亿美元。Jain说，目前市面上超过60%的视频会议系统都是高清的。
“2009年的预期是，由于经济衰退和低资本支出预算，网真将受到打击，但我们继续看到来自网真供应商的高增长数字，”Jain说。“公司和组织正在寻找能够帮助他们在减少差旅预算的情况下度过这段时间的技术，他们希望有有效的技术与全球团队沟通。绿色倡议也在发挥作用。
与Jain一样，Weinstein认为网真是一个快速增长的细分市场，但他表示，目前网真的销量仅为个位数，接近1%。温斯坦说，真正的行动是销售“一种典型的视频会议解决方案，不管高清与否，把它扔进房间，享受这种体验。”网真正在迅速发展，但它开始时规模很小，并不是最大的市场份额。”
网真、视频会议——还是两者兼而有之?
据大都会人寿的副总裁保罗·加尔文(Paul Galvin)说，在大都会人寿，三套思科网真系统的安装成本不到100万美元企业信息技术组的服务。纽金特表示，根据自己的需求，他同时使用视频会议和远程呈现。视频会议对于一对一的情况是一个更好的选择，比如“如果有人要给我做一个快速的演示，”他说，但远程会议对于参与者分布在多个办公室的会议是理想的。
网真让他能够与更广泛的群体进行面对面的接触，“因此它让我能够更好地了解人们，”纽金特说。他管理着一个员工遍布全国的组织，过去常常要求他的直接下属每季度到纽约进行一次评估。现在他们可以呆在办公室里，而他可以和更多的员工讨论业务。
纽金特说:“使用网真让我可以看到团队中更多的人，并与他们进行虚拟互动，而不仅仅是我的直接下属。”“当我们使用网真进行会议时，那些通常不会被要求去纽约的人有机会做报告，并得到宝贵的信息。它确实在经济效率的基础上促进了与更广泛的员工面对面的交流。”
大都会保险正考虑在印度的一家业务加工厂安装一套网真系统，以避免员工飞到工厂观看。该公司还在研究如何利用网真与全国各地的销售人员沟通。纽金特说，这个想法是为了让尽可能多的人使用这个系统。
他说:“我20岁时飞离波士顿参加会议，听起来很棒，但我一直在宣传的是，我们尊重员工的时间。”“所以，如果我们能让一个人既能在那里工作，又能回家和家人在一起，那就是两胜。”
就像在那里一样
Lathrop & Gage律师事务所(Lathrop & Gage, LLP)同时使用高清视频会议和远程呈现技术。在密苏里州堪萨斯城的公司总部，员工们每月举行300多次会议。这家600人的公司在堪萨斯城的6个专门房间里使用Polycom公司的HDX 7000和HDX 9004系统，以及Riverbed Technology公司的广域网优化设备。在它的其他10个全国办事处中，每个办事处都至少有一个系统。
“这是一种比电话更有意义的(会议)方式，”首席执行官乔尔•沃兰说，他大约每周使用该系统三次。沃兰说，虽然他仍然试图每年两次去所有律所的办公室，但Polycom系统的使用已经大大减少了律师飞到堪萨斯城的需要。广域网优化设备Steelhead识别网络流量，优先考虑视频会议包，提供足够的带宽，保证高质量的图像和声音。
沃兰说:“清晰度令人印象深刻。“在我们的一间办公室召开的第一次会议上，我可以看到某人正在喝的饮料的品牌，这让合伙人刮目相看。”
“这是一个按小时计费的职业，”Lathrop & Gage的首席信息官本•温伯格(Ben Weinberger)指出。他补充道，一个律师不需要飞到某个地方参加会议，就可以节省超过1500美元的差旅费和生产力损失。他估计，由于许多律师每月都要出差，对于一个律师来说，使用Polycom系统每年可以节省3万多美元的差旅费和生产力损失。
温伯格根据屏幕的大小区分了高端视频会议和远程呈现。他说，那些拥有50英寸以上屏幕、运行高质量高清摄像头的房间正在使用网真。
租一个系统
总部位于印度孟买的泰姬酒店度假村和宫殿集团在五大洲拥有77家酒店。随着全球快速扩张的进行，高管们希望找到一种更高效、更经济的合作方式。
大约一年前，泰姬陵酒店开始使用其母公司塔塔通信(Tata Communications)的高性能音频和网络会议系统GlobalMeet进行内部会议，并将会议室出租给伦敦、孟买、德里和波士顿的其他公司。
伦敦泰姬酒店(Taj Hotels)的销售和市场总监阿拉西利•瑞斯-佩雷斯(Araceli Rius-Perez)表示:“成为全球首家为客户提供开创性技术的酒店集团，这是一个极好的机会。”“这是一种实时对话;你可以立刻看到对方的每一个信号，这些颜色是真实的，让你觉得你们是在建立私人关系。”
她说，一间可容纳六个人的房间每小时的租金是400美元。“我们不局限于其他泰姬酒店;我们还可以连接到共享相同技术的印度公司的网真室。”塔塔作为管理服务提供商，将不同的系统连接在一起。
Rius-Perez表示，这些房间已经被预订，并“引起了一定程度的兴趣”，尽管她还没有使用数据。“但随着越来越多的门店入驻，我们预计覆盖范围会更广。”
她说，每个酒店都有一名塔塔IT人员在场。泰姬陵酒店的IT经理凯撒·佩雷拉(Caesar Pereira)表示，酒店管理人员的国际旅行成本下降了30%。尽管泰姬陵的高管拒绝透露具体细节，但一位发言人承认，这意味着节省了“数百万”美元。
Rius-Perez表示，到目前为止，远程呈现房间的使用一直很稳定，客户发现该技术独特且易于使用，无论是商业还是个人目的，都能带来愉快的体验。
她说:“这是全球范围内为数不多的‘绿色’技术之一，这让客户觉得我们和他们都在‘尽自己的一份力’。”
Esther Shein是一名自由撰稿人和编辑。可以通过eshein@shein.net联系到她。
这篇题为“网真流行起来，但要保住你的钱包”的文章最初发表于《计算机世界》 ．