把政治放在一边在白宫酝酿电子邮件丑闻,真正的问题是:电子邮件真的迷失这些天吗?
当然,答案是肯定的,但在大多数情况下,它将需要一场完美风暴。
”失去了它需要被删除的电子邮件发送者和接收者,也不能归档软件和备份磁带必须被摧毁,”保罗·达奇说,负责营销的副总裁MessageOne,电子邮件管理、业务连续性和灾难恢复软件。
电子邮件可能会丢失由于意外腐败的电子邮件存储或备份磁带,或删除基于一些建立电子邮件管理政策,但事实是,这些缺点或政策必须显示在发送者和接收者,确保电子邮件是永久丢失。
当然,一些专家指出,如果发送方和接收方都在相同的电子邮件系统两个副本可能会迷失在任何系统腐败或清洗的备份磁带。
“所以失去意味着它不再存在或者存在于一些非常非常难找的地方比如备份磁带但是你不知道它在哪里,“达奇说。
但达奇补充道,一些组织与重写备份磁带的过程在很短的间隔一两个月,没有存档的位置可以很容易地和永久地消除电子邮件。“但再一次,一个可能的地方这些邮件可能驻留在收件人一边。”
丢失或缺失的电子邮件?
词比“失落的”可能是“失踪”,这是一个词,现在开始蔓延到解释的下落数以百万计的白宫官员即使所发送的电子邮件白宫承认上周四它有一个政策永远留住人白宫所发送的电子邮件的电子邮件地址。
另一种电子邮件去“失踪”是因为用户转向私人电子邮件帐户找到一种方法在企业电子邮件系统的必要性,如在服务器崩溃,或逃避记录的政策。
本月公布的一项研究奥斯特曼研究表明,当企业电子邮件系统下降,60%的员工使用个人电子邮件帐户进行业务交流。这项研究包括432名员工的采访来自美国中型和大型企业。
三分之一的受访者说,他们使用个人电子邮件帐户至少一次或每周两次对商业的目的,和17%的人说他们每天都这么做。
这些是邮件发送者的“失去”的方程,因为它们超出了企业电子邮件管理系统。
在白宫的情况下,官员承认使用电子邮件账户发布的共和党全国委员会(RNC)对于一些信件。
的部分原因,然而,是强制要求的舱口法案,禁止白宫雇员使用纳税人的资源,如电子邮件服务,为了党派活动。
但共和党全国委员会承认自己档案的同时,据报道,没有政策归档所有的电子邮件账户发给白宫官员,这可能会导致“失去的电子邮件。
归档电子邮件
“归档解决方案只是一种手段来跟踪和管理大量的电子邮件在世界各地的流动,”基思·考尔说,首席技术官Azaleos管理电子邮件提供者。
考尔说保留政策,保护公司当“失去的电子邮件出现的问题。
“你会很惊讶的人数,购买了归档软件,没有保留政策,”McCall说。“我们建议每个公司电子邮件保留政策,因为在诉讼的情况下你可以承担责任没有电子邮件保留政策”。
芝加哥律师事务所Vedder说,价格,考夫曼& Kammholz估计成本来检索和审查电子邮件消息时的诉讼请求的每个消息2美元。
使用这一数字,数以百万计的白宫遗失邮件丢失或将花费纳税人数百万美元美元。
奥斯特曼调查,该公司总裁迈克尔·奥斯特曼认为,“随着电子邮件作为一种商业通信工具的重要性,事实上,员工通过外部邮箱留给企业做生意没有正式的电子邮件记录的电子邮件通信容易受到各种各样的风险。这凸显了巨大的重要性对企业,以确保它们是覆盖着一个强大的电子邮件归档解决方案,商店,追踪和定位一个组织的所有电子邮件。”