您最近是否检查了您的电子邮件和电子文档保留政策和程序?如果没有，你应该这么做。
新的联邦法规于去年12月生效，要求公司在诉讼可能发生时保存所有相关的电子邮件、文字处理文档、电子表格和数据库。
新规则——被称为电子发现规则——正在促使律师事务所、保险公司、金融服务公司、制药公司和许多其他公司修改他们的电子邮件存档、存储和保留过程和系统。
尽管存储供应商最关注的是这个利基市场，但IBM和Verizon Business等服务供应商也在进入这个市场。IBM正通过其Lotus FaceTime软件和相关服务满足电子发现的需求，而Verizon Business将在今年上半年推出一个电子邮件归档系统。
这些信息技术(IT)和通信企业将与专门企业展开竞争现场电子证据发现该公司为美国的律师事务所和公司提供诉讼支持服务。雷竞技比分其他电子发现服务提供商包括蓝星计算机解决方案和诉讼逻辑。
所有这些供应商都在追逐一个大奖:根据弗雷斯特研究公司(Forrester Research)的数据，到2011年，电子发现技术的支出将超过48亿美元。
更新后的《联邦民事诉讼规则》巩固了从个别案件中出现的电子证据发现规则的变化。
为了满足这些新规则，cio必须同时考虑他们的文档保留策略和数据保留架构。
“如果你要为一个人提供发现请求，这没什么大不了的，因为他们家里可能有一台电脑。但是如果你在IBM工作，问他们关于这个问题的所有电子邮件，一个公司会怎么做?这是企业必须解决的一个大问题，”菲尔·福勒解释道，他是电子发现专家，也是宾汉姆·麦克黑尔在印第安纳波利斯的合作伙伴。
Fowler说，IT高管需要制定一个策略，以便在诉讼发生时，他们能够收到电子信息发现请求。
福勒说:“IT人员需要了解他们的信息架构、计算机网络和系统，这样他们才能了解信息是在哪里创建的，在哪里存储的，以及如何存储的，包括备份磁带。”“这对于理解遵从电子发现请求的成本和方法至关重要。”
如果一家公司受到诉讼或认为它将受到诉讼，它需要暂停其标准的文件保留和销毁时间表。公司应该意识到，大多数诉讼都将涉及电子发现。
福勒预测:“在联邦法院，至少80%涉及跨国公司的案件将涉及电子发现，在未来几年内，这一数字将增加到100%。”
这些案件包括员工歧视、违反合同、专利和商标案件等等。福勒说:“很容易问，哪些案件不会涉及电子发现。”
电子搜索是非常昂贵的，需要花费数万甚至数十万美元，因为公司都在争相从电脑硬盘、服务器和备份磁带中收集数据。公司的IT架构越复杂，IT员工或外部人员寻找与未决诉讼相关的所有数据的成本就越高。
福勒说，新的电子发现规则“增加了企业的复杂性和成本，增加了包括IT人员在内的员工的负担。”“这是最重要的信息。”
Fowler建议公司建立一个包括首席信息官、总法律顾问和外部法律顾问的团队，审查文件保留政策，并创建电子发现计划。
不想自己处理电子发现请求的首席信息官可以求助于专业服务提供商，如现场e-discovery，它有一个咨询小组，帮助企业主动设计文档工作流和存储系统，或对电子发现请求做出反应。现场还提供了一个安全的在线知识库，供各方搜索和检索诉讼文件。
“我们在我们的设施中托管应用程序，并在我们的服务器上存储和管理所有文档，”现场ASP服务副总裁Deborah Rossier说。“诉讼当事人可以通过网络访问这些材料，但我们正在全面管理审查这些文件的过程。”
现场高管表示，他们看到越来越多的首席信息官和法律总顾问一起对电子信息发现请求做出回应。
“在IT界，没有人曾经想过如何用合理的方式处理电子发现请求，”公司CEO马克·霍恩说。“这是我们真正专注于技术和能力的地方，我们走出去，为企业销售那种管理服务。”
Rossier说，她的客户包括一家制药公司，该公司拥有数tb的与一宗诉讼相关的信息，这些信息存放在现场，现场为参与案件的几家律师事务所提供安全访问这些数据的权限。另一个客户是一家金融机构，该机构使用现场的服务托管文件，必须向美国证券交易委员会(Securities and Exchange Commission)提交。
“这些公司没有IT支持，也没有网络基础设施，无法在全国范围内提供对大量数据的多方访问，”罗西尔说。“他们可以按月支付经常性费用，购买我们的服务，这取决于我们文件服务器的存储容量。”
Rossier说，公司的服务每个月要花费数十万美元来处理大型诉讼，但这仍然比建立一个安全的文档存储库和配备人员来管理它要便宜。