还记得承诺的无纸化办公吗?今天似乎飞行汽车一样多的科幻小说,在月球上度假胜地。但是DYMO,贴标签机公司,只是向前迈出了一大步更好的控制。(无字飞行汽车的公司。)
唯一的错误我相信DYMO使得本产品分类为“文档管理”工具。许多小企业听到文档管理和想象一个25000美元的法案对高端扫描仪,昂贵的服务器和无休止的挫折。你不能责怪他们的形象,因为那太经常。
但正如DYMO中学男孩更容易标签都在他们的教室,DYMO使小企业更容易文件电子文档文件一样容易且快速的文件。也许这就是困境公司应该使用:容易文件,比纸更容易找到。DYMO调用它的过程最简单的方法从纸到数字,这可能是真正的在今天的市场。
DYMO办公室和DYMO文件专业软件(199美元和399美元,不包括标签打印机)修复从过去两个文档的管理问题。首先,工具简化扫描。其次,他们允许你搜索和使用自己的发现文档搜索程序,或者他们的,或者两者兼有。
以前:把一堆文件到一个昂贵,自我扫描仪。据说这篇论文提要自动,但有人看在歪斜的扫描仪捕获的论文,把事情搞砸。一堆电子文档后,有人必须经过每个文档,附电子文档关键字和标签,这样你就可以找到。然后他们必须物理文档移动到正确的文件夹在文件系统管理程序可以找到它。
今天DYMO文件:选择一张纸(或论文)你想把转换成电子文件归档系统,选择存储位置的文件夹,点击确定,把小标签打印机吐到纸上,用于扫描。
当你扫描标签页面,软件读取标签信息,并将图像到前面指定的文件夹。DYMO文件自动执行页面上OCR(光学字符识别),创建一个索引文本文件附加到文档。软件改变页面的状态从等待到数字化你知道所有的文件要求扫描进行扫描。如果有人滴一个你发送12页,软件会告诉你,页面尚未转换和放置在系统。
你不需要新的服务器,因为您已经使用的存储或服务器。你不需要创建新的存储组织计划,因为DYMO与您现有的文件夹结构。您不必创建关键字和电子标签,因为文本文档将索引DYMO软件和/或任何搜索您喜欢的项目。当你文件实际的论文复制,标签显示了电子版本的存储。所以,如果你真的喜欢文件柜谷歌桌面,你可以看看本文开始你的搜索过程。
另一个优势是扫描的分布式文档标签,还提供集中控制和检索。假设一个公司有三位职员打开对应客户。每个职员都可以发起paper-to-digital过程和他们的信件在办公桌前。之后,一个三或者别人可以给字母转换成任何类型的扫描仪和多功能打印机。一旦扫描,客户信件将被索引,可以位于任何授权的信息。没有三个职员必须停止努力对付一个扫描仪,直到后来。事实上,这三个可以给另一个人负责他们的信件扫描和归档物理快报。
这跟我的新吗任务-过程的工具从上周进展吗?我认为这是一个很好的例子。任务是数字化报纸更容易存储和检索。过程是扫描纸和一些管理系统内部存储结果,检索和索引文件。工具可以DYMO文件软件和桌面标签的机器。或者你可以试着糟糕的软件包含在你的扫描仪或多功能打印机,直到你变得沮丧和声明文档管理黑洞的时间和效率。
使用正确的工具,文档管理可以成为简单,有用的过程。月球上没有假期,但这是一个巨大的进步在过去尝试数字化纸容易成由计算机索引和检索。