在大多数组织中,律师处理法律工作,负责技术和两个部门很少(如果有的话)交叉路径。只是不再接受在一个时代,信息是至关重要的成功法律诉讼请求支持现在通常涉及电子存储信息(ESI),如电子邮件。它比以往任何时候都重要和法律携手合作,制定和实施法律政策和做法,否则代价高昂的罚款和不可挽回的损害公司的声誉。
一个新的基准报告它政策合规组”,改善结果的法定监护信息”,显示了巨大的成本节省和成熟之间的直接相关的法律实践。虽然法律的平均成本数据适用于大型企业和规范实践在500000美元和900万美元之间,那些最不成熟的实践报告每年支出150万美元到超过2800万美元。相比之下,最成熟的法律实践导致大型企业每年只有120000美元到260万美元的成本。跨所有业务大小,IT策略合规组研究表明那些最不成熟的行为是导致费用超过10倍的同行更成熟的公司实践。
大小、工业部门和过去的经验并不负责法律清算费用和费用较低,也没有发现,低成本的保护和保存信息。相反,大多数的因素影响一流组织一致的实践中更好的结果和功能实现。这些组织少花94%合法的清算和费用并减少92%,保护和保留信息合法持有比最糟糕的组织实践。因此,这些组织在干什么工作?
法律信息开始当一个组织学习,或可以合理地预测,诉讼或监管机构的调查。并不是所有公司通知受影响的员工和应对的法律要求在相同的时间数据和记录,这是一个关键因素在决定很快,完全和法律如何定位和恢复传讯电子记录。约占所有组织调查执行一个在10 - 12在最成熟的水平。这些组织通知员工在不到一个小时对法律持有记录和数据和响应信息的法律要求在一天。
一流的组织采取的其他战略行动包括:
——维护的证据处理的数据
- - -员工培训
——提高法律顾问的质量
——跟踪结果进行后续改进。
它和法律一起工作
研究结果清楚地表明,组织中最成熟的政策和做法,它是积极参与各种各样的活动相关的发现,在响应法律请求保护和生产数据。这些公司正在实施具体行动管理的生命周期信息合法持有。
最成熟的组织法律认为实践是将尽可能多的信息转换成电子格式和盘点和索引信息的快速搜索。虽然纸质记录被确认为最传统的格式和最耗时和昂贵的所有组织中,越来越多的研究表明ESI请求占更大比例的法律要求,特别是对邮件和办公文件以及其他形式的应急服务国际公司。除非ESI(其中包括电子邮件、办公文件、产品设计记录、客户交易数据,即时消息文件,金融交易,等等)是索引用于快速搜索、保护和生产,它提供了没有明显的好处。例如,10 gb的信息约500000页,接近200箱纸,通常不会被索引,而离线存储。
除了应急服务国际公司,具体的实践结果,改善和降低成本包括:
——更新政策和程序记录保留和破坏
——增加监视和测量的频率
——纠正差距在技术和过程控制。
这些行动和实践相比,几乎在10——68%——7的组织不执行这些实践水平,结果花四倍,5倍法律定居点和费用。在10——20%——相比之下,两个的组织都不执行任何这些实践和支出的13倍,18倍法律定居点和费用。
随着不断增加的外部压力,包括法律和法规要求,和或电子数据数量不断增加,改善实践的法定监护数据现在是业务势在必行。企业管理人员、法律顾问以及IT经理必须一起努力来定义策略和解决方案来满足这一要求具有挑战性的商业环境。
吉姆·赫尔利是IT策略遵从集团的董事总经理,在那里他与成员开车,并提供独立的研究领域和工具组织评估当前业务成果和实践来改善结果。吉姆花了超过10年的研究服务的副总裁安全、风险管理及法规遵从阿伯丁集团,他为世界各地的客户在每一个工业部门。
这个故事,“法律、满足…,满足法律" was originally published by首席信息官 。