几年前，在调查索尼影视家庭娱乐公司(Sony Pictures Home Entertainment)未充分使用、维护不足或配置不当的软件资产时，大卫•科蒂斯(David Cortese)发现，他以每座位7000美元的价格购买了266个ERP许可证，而实际上他只使用了177个。
通过修改这些协议和其他一些协议，他削减了数百万美元的IT开销。“一切都可以商量，”公司的IT副总裁Cortese说。
佛罗里达州温特帕克(Winter Park)的国际计算机谈判公司(International Computer Negotiations Inc.)总裁奥尔(Joe Auer)说，随着经济下滑，这正成为越来越多IT行业领袖的口惠。的咨询公司。“当(经济)繁荣时，很难让人们做更好的交易，“奥尔说，拥有34年的技术合同谈判经验。”但是当时间艰难时，他们想要。“
他们。弗雷斯特研究公司分析师光王说，在过去的几个月里，200多个客户联系了他和其他Forrester分析师寻求重新谈判现有许可和维护协议的帮助。王说：“他们正在寻找计划B的计划”以削减成本。
现在是时候设计你自己的b计划了。这里有9个想法可以帮助你在今年更努力地与供应商谈判，减少浪费，提高许可证，并从你的IT资产中获得更多:
1.做你的作业。
公司的it采购高级经理Roy Schleiden说，为了有效地进行合同谈判或重新谈判，你必须从内到外了解你现有的合同YRC全球公司。这是堪萨斯州欧弗兰帕克市的一家交通服务公司。他说:“让我感到惊讶的是，有那么多人不读他们的合同，也不知道里面有什么内容。”
2.归还货架，不要再买了。
王说，许多客户高估了特定软件系统所需的用户座位数量，最终导致了大量的货架软件的授权。他表示:“削减许可证的空间很大。”
但许多许可证旨在使这很难做到。如果客户想要减少席位的数量，一些供应商，包括SAP AG和Oracle Corp.王说，美国人的反应通常是提高每个座位的价格。最终结果是:你付的钱一样多，得到的却更少。
尽管SAP和Oracle都倾向于在软件协议中降低用户席位的数量，但您可以使用一些技术与其他供应商解决这个问题。
例如，自7月以来，施莱登及其团队曾与大约300个YRC的软件供应商合作，看看是否可以在经济改善之前“公园”未使用的席位许可。停放的座位被搁置并以比合同中的每用户价格低得多的价格进行许可。一旦经济改善，双方就会解开座位并恢复到原始成本结构。
Schleiden说，到目前为止，YRC已经成功联系了约80%的供应商，包括应用软件、技术工具和数据库系统供应商。
3.用你的影响力。
但事后重新谈判绝非易事。考虑到在中途调整许可证的困难，最好的节省成本的机会是在合同的前端，当供应商知道你仍然可以走。Wang说，例如，供应商的定价模型通常没有很好的文档记录，所以在你签署之前，确保你完全理解了定价条款，并充分利用它们。“锻炼身体更划算，”他说。
例如，这意味着拥有1,000个用户的客户应该努力争取前500个座位Wang说，在合同谈判的开始阶段，然后根据需要再增加100套许可证。
4.求而得之。
Schleiden说，在经济危机的背景下，一些供应商想出了有创意的融资方式来吸引潜在客户签约。如果他们不知道，你应该知道。施莱登说:“我们有一份通常要求供应商提供的额外福利清单。这包括未来维护和许可增加的成本上限，以及第一年的免费维护。他说:“我们从来没有成功地把它们都弄到手，但我们通常会弄到手几个。”
Gartner Inc.分析师说，要毫不犹豫地向供应商要求让步简Disbrow．她说，在合同谈判过程中，软件供应商通常会经历一个折扣过程，“这会让客户相信，(销售人员)明天将无法养活自己的孩子，因为他们给了他们这么大的优惠。”
但不要担心供应商。迪斯布罗说，他们“总是倾向于保留资金”。你的目标应该是不要把钱留在桌上。
5.消除影子系统。
在索尼影视家庭娱乐公司削减成本的过程中，Cortese会见了各个业务部门的领导，以确定哪些软件合同已经到位，以及软件的使用效率如何。“我被自己的发现震惊了，”他说。
例如，在Cortese的评估期间，该公司从工作流管理软件提供商接收了125,000美元的维护票据。随着一点挖掘，他发现系统不再使用。“如果我们没有询问它，维护条例草案就会经历，”他说。
6.将维护放在显微镜下。
供应商不喜欢对维护打折，很大程度上是因为这有利可图。举例来说，根据甲骨文2008年10-K报告，2008财年甲骨文来自软件维护的收入中有85%是纯利润，占公司总利润的76%。
如果客户签署价值数千万美元的企业软件交易，则可能会杠杆需求折扣维护率，但通常是供应商不想讨价还价的区域。“维护是[供应商]想要折扣的最后一件事，”他说。
但总有例外。例如，在大多数由供应商生成的软件合同中，客户在合同墨黑之前就开始支付维护费用——即使需要一年或更长时间才能实现系统。但一些IT领导极力要求，在系统上线之前，不要为任何软件支付维护费用。Cortese说，他试图推迟维护的结果好坏参半，但他最近成功地获得了七位数的CRM许可证。
YRC Worldwide的Schleiden试图获得第一年的免费维护。尽管他也不总是成功，但他说“最近，(让步的小贩)比例比过去要高。”
施莱登的IT采购团队还跟踪每年向每家供应商发出的软件维护电话的数量，以确保YRC的钱花得值。去年，施莱登与一些供应商重新谈判了维修费用，并与其他供应商改用基于使用的维修协议。最近，他与一家ERP供应商达成了一项为期三年的维护协议，每年增幅不超过2%。
Schleiden表示，与大型机系统相比，中间件软件的维护协议更容易重新协商，因为中间件市场竞争更激烈。
其他用户对任何维护费用的增加都持强硬态度。德事隆公司的间接战略采购卓越中心总监雪莉•赞宾斯基表示:“我们向所有供应商明确表示，虽然软件对我们公司很重要，但我们公司的重点是销售直升机和高尔夫球车等产品。”“所以，如果引擎供应商不能提高价格，如果软件供应商等用于日常开支的公司提高价格，这是不公平的。”
尽管如此，Zapinski说，如果有卖家已经去过，她“可能会破例”可靠且反应一贯在交付补丁、升级和其他修补程序的过程中。
7.BYOC。
奥尔强烈建议客户在可能的情况下带上自己的合同，并让供应商知道他们将在交易的征求建议阶段这样做。
奥尔说:“对于供应商来说，这是一个合法的问题:如果你在交易结束时撤回自己的合同，供应商几乎没有办法迅速同意。”这是因为代表供应商的律师熟悉他们客户的公式化合同，但需要额外的时间来逐条查看客户的合同。事实上，王说，如果你坚持用你自己的“纸”，即使你事先说明了你的意图，也要预计在谈判过程中增加三到六个月。
根据Disbrow的经验，公共部门之外的客户几乎总是必须使用SAP和Oracle提供的合同。但一些客户表示，他们愿意使用供应商生成的合同;他们只是坚持要修改它们。
威斯康辛州布鲁克菲尔德的Fiserv公司的IT采购经理Tyrone Magby说:“我们从来没有在不做修改的情况下签署任何形式的协议。”他说，关键的例子包括增加赔偿条款，并保证维护条款与系统的净价格挂钩，而不是标价。
8.不要贸然行事。
不要让供应商赶快你或者在达成协议方面迎接你的时间表。“我们不喜欢被迫进入[会议]约会，”马格比说。“我们不玩那场比赛。”
“如果供应商给你不到一个月来进行交易，那么你几乎肯定会对你的公司失去经济利益，”Schleiden说。这是因为30天或更短的时间是客户公司为自己的规定工作，如审计要求，融入合同或谈判和“让供应商出汗竞争”，“施莱登说。
9.时钟运行。
谈判软件交易的最佳时机是在供应商的财务季度或财年接近尾声时，此时销售人员正努力实现他们的业绩。Disbrow表示，在这些期间签订的合同可以包括5%到10%的折扣。为了获得最大的杠杆，奥尔建议在一个财政年度结束前60到90天，或在一个财政季度结束前30天开始这一过程。
奥尔说:“卖家对销售人员完成配额非常认真。”“他们可以让神奇的事情在那些时候发生。”
霍夫曼是前计算机世界国家记者。联系他tom.hoffman24@gmail.com．
此版本的故事最初出现在Computerworld的打印版中。
有什么要补充的吗?让我们知道在文章评论．
这篇文章《艰难时期的强硬谈话》最初是由《计算机世界》 ．